考勤管理怎麼做？6大出缺勤系統功能介紹，高效管理出缺勤！
無論企業規模大小，考勤管理始終是穩健營運不可或缺的一環。然而在實務操作上，企業經常面臨各種難題，例如：「員工忘記打卡怎麼處理？」「實施彈性工時或遠距辦公，還需要記錄出勤嗎？」這些疑問也隨著勞動法規的變動與工作型態的多元化而日益複雜。再加上傳統紙本打卡與人工統計方式漸無法滿足企業效率與合規的雙重需求，數位化轉型可謂勢在必行。
因此，本文將從考勤管理的定義、目的與重要性切入，深入解析傳統與數位考勤的差異，並說明數位考勤系統具備哪些核心功能與實際效益，同時進一步釐清挑選合適系統的關鍵要素與企業常見問題，協助企業優化管理流程、提升整體效能。
考勤管理是什麼？管理出缺勤的目的與重要性
考勤管理是指企業用來紀錄與追蹤員工出勤、缺勤、休假、加班、遲到與早退等情況的管理過程。簡單來說，就是用來確認員工「實際工作時間」與「休息時間」的方法。常見的方式包括紙本簽到表、感應卡打卡機、指紋或人臉辨識設備，以及更進階的數位考勤管理系統等，而透過完整且正確的出缺勤資料，企業能有效進行薪資核算、排班安排與績效評估等人力資源管理工作。
此外，考勤管理也關係到企業對於《勞動基準法》規範的遵循，包括每日工時限制、請休假，甚至是出缺勤的紀錄與保存方式等，都有具體詳細的法規要求，因此考勤管理絕非單純的「紀錄時間」而已，對於勞資雙方都有一定的保障。
以下整理 6 大考勤管理的重要性與正面影響：
- 薪資核算、加班費與全勤獎金的核發有所依據
- 協助管理者掌握人力狀況，優化排班與人力調度
- 滿足勞動基準法的要求，避免勞資爭議疑慮
- 減少未經批准的加班與缺勤，精準管理勞動成本
- 促進員工對於出勤和工作時間的責任感
- 建立制度化流程，提升員工對企業的信任與滿意度
考勤管理方法：傳統考勤 V.S 數位考勤
理解考勤管理的重要性後，接下來的關鍵，就在於企業根據自身規模與需求的不同，選擇合適的執行方式。目前常見的考勤管理方式主要可區分為「傳統考勤」與「數位考勤」兩大類，以下分別介紹兩者差異與特色：
1. 傳統考勤
傳統考勤通常必須「人工紀錄與彙整」，透過紙本簽到表、傳統打卡鐘，搭配 Excel 表格紀錄方式，來管理員工出缺勤狀態，雖然操作簡單、成本較低，但容易出現資料遺漏、出錯，以及數據整合分析上的困難，導致管理效率低落。
2. 數位考勤
數位考勤則是由「線上系統整合與管理」，透過考勤管理系統，結合手機 APP、感應卡、GPS 定位、生物特徵辨識、IP 位址以及藍牙、Wi-Fi 裝置等各式打卡工具，以數位化的方式，管理與監控員工出缺勤，雖然初始投入成本較高，但能夠即時且準確的獲取考勤數據，提升整體管理效率。
| 考勤管理類別 | 傳統考勤 | 數位考勤 |
| 執行方式 | 人工輸入，紙本簽到表、打卡鐘結合 Excel 表格 | 系統管理，考勤管理系統結合手機 App、GPS 定位、人臉或指紋辨識等打卡工具 |
| 優點 | 成本較低且操作便利、直覺易用 | 即時、準確、安全又高效的數據彙整與管理分析；打卡地點彈性不受限 |
| 缺點 | 資料保存、整合與分析不易；人力處理耗時費力 | 初期投入成本較高，且須經過教育訓練 |
| 適用情形 | 適合規模較小，固定班制、管理單純且有預算考量的企業 | 適合中大型規模，有多部門、據點，或排班較複雜、有彈性上下班與遠距制度的企業 |
延伸閱讀：線上打卡、傳統打卡哪個好？挑選雲端打卡系統的3個考量
考勤管理系統的 6 大功能
了解傳統考勤與數位考勤的特色與差異後，會發現紙本形式雖然操作簡單，但數位化的考勤管理系統則能提供更完善即時的數據，對於企業進行考勤管理會更快速有效。以下也整理出考勤管理系統的 6 大功能，幫助企業掌握其效益：
1. 自動化出缺勤紀錄
員工可以透過手機 APP、感應卡、考勤機或指紋、臉部辨識等方式打卡，考勤管理系統會自動整合與紀錄員工上班、下班、遲到、早退或曠職等情形，大幅降低人工保存紀錄可能造成的錯誤與遺漏，減輕行政負擔的同時，還能確保每筆數據準確可查。
2. 出缺勤追蹤與異常提醒
透過考勤管理系統，管理者可以即時查詢與了解員工的每一筆出缺勤數據，不需耗費過多時間與心力在追蹤管理。而以鋒形科技的考勤打卡系統為例，還能將諸如「上班未打卡」等異常狀況，即時發信或 APP 訊息告知員工，讓各種情況都能及早被發現與修正。
3. 線上請假與加班管理
員工可以藉由考勤管理系統，線上申請各類假別，如特休、事假、病假等，以及進行加班申請，而主管亦能夠即時進行線上簽核，加速申請流程；此外，系統也會自動統計各項出缺勤、請假與加班的紀錄，減少人工統計錯誤，提升整體行政效率。
以鋒形科技的考勤打卡系統來說，當企業遇到產業旺季、有大量產線需求，許多員工需申請超時加班時，系統還有支援「一鍵超時轉加班單」功能，能將多筆超時紀錄自動批次轉換為加班單，管理者不需要每位員工逐一審核處理，相當精確省時！
4. 整合薪資與排班系統
部分考勤管理系統支援與薪資、排班模組整合，可將出缺勤紀錄自動匯入薪資系統進行薪資計算，或與排班系統同步更新，減少錯排、重複排班或工時超時問題。像鋒形科技系統就能一鍵產出薪資明細，落實資料同步與流程自動化。
5. 完整保存出缺勤紀錄
考勤管理系統可系統化完整備妥所有員工出缺勤紀錄，且隨時都能查閱、溯源，讓企業面對內部稽核、勞動檢查或勞工申訴時，能夠提供充分資料；此外，也有助於企業落實《勞動基準法》第 30 條，依法保存員工出勤紀錄至少 5 年。
6. 報表統整與自動匯出
考勤管理系統也應具備自動匯出各種報表的功能，包含出缺勤、打卡記錄明細、請假與加班時數統計等，讓管理者可依據報表進行績效評估、獎金發放或預算分析。
除了用於內部管理，根據《勞動基準法施行細則》第 21 條，當勞工申請或遇到勞動檢查時，企業也須能提供打卡資料的書面紀錄。
沒有好的考勤管理，企業、員工會面臨的挑戰
從上述可知，企業運用考勤管理系統，能顯著提升人員行政效率、員工生產力與合規性；而相對的，企業若沒有建立明確的考勤管理制度，或仍完全仰賴傳統紙本與人工紀錄核對的方式，不僅效率低落，也容易造成勞資爭議，進而產生觸法疑慮。
以下分別介紹，當沒有妥善執行考勤管理，企業與員工分別會面對的挑戰：
對企業而言：
– 薪資核算混亂，易引發爭議：
人工核對打卡紀錄易遺漏與出錯，導致工時計算不準確，進而影響薪資發放、加班費計算、全勤獎金判定與不同假別的扣薪標準等，若資料不完整，更可能引發員工申訴與勞資爭議。
– 難以應對勞動法規與稽查：
根據《勞動基準法》第 30 條，雇主除了要保存員工出勤紀錄至少 5 年，紀錄還需逐日紀載至「分鐘」，若有違反則會被處以新臺幣 9 萬以上至 45 萬以下的罰鍰，嚴重甚至會損害企業商譽。
– 行政效率低落、企業成本增加：
缺乏考勤管理系統輔助，人資每月需花費大量時間整理與核對出缺勤資料、請假與加班紀錄，不僅降低整體行政效率，更導致其無法將心力投入更高價值的人力規劃、績效分析或人才發展策略等工作。
– 缺乏數據作為管理決策依據：
傳統考勤管理方式難以產出系統化數據，無法針對加班分布、工時投入、部門人力使用等指標做出分析，導致管理決策缺乏數據支撐，可能造成人員配置錯誤、重要專案延宕、或無法精準即時反應市場變化等。
對員工而言：
– 工時計算不透明，個人權益缺乏保障：
傳統考勤方式可能導致出缺勤紀錄不清楚或紀錄錯誤，進而影響請休假、加班費或全勤獎金等，而員工本身也難以確認核對、自行查證，缺乏對自身權益的保障。
– 傳統紙本申請請假、加班，流程繁瑣費時：
傳統紙本申請請假或加班，大多需要手寫申請、逐級送審，不僅流程繁瑣、效率低落，也容易出現遺漏或延誤核准的情況，影響工作安排與即時性。
– 缺乏制度信任感，影響工作穩定性與滿意度：
若員工感受到紀錄不準確或管理不公平，影響到自身的權益保障，則將降低對企業制度的信任，進而打擊士氣與長期任職意願。
延伸閱讀：出勤紀錄造假當心觸法！雇主該如何管理員工出勤紀錄？
中大型企業的考勤系統應具備的 6 大關鍵
從上述可知，缺乏良好的考勤管理制度與執行方式，對企業造成的影響難以估計，如果是規模較小、人員與部門管理單純的小型企業還能仰賴傳統紙本作業，進行考勤管理；但對於員工人數眾多、部門結構複雜、甚至採遠距或多地點辦公的中大型企業而言，一套功能完善、操作彈性又具合規性的考勤管理系統，已是提升管理效率與制度透明度的必備工具。以下也整理 6 大選購關鍵，提供中大型企業參考：
1. 清晰易懂的操作介面
企業想要快速無痛導入考勤管理系統，除了進行必要的員工教育訓練，更重要的是系統介面本身要清楚易懂，讓使用者能夠直覺式的知道應該如何操作，才能真正滿足使用者需求，並及時提供企業支援。
2. 支援多元打卡方式
企業會有不同的工作模式與場域，因此要留意考勤管理系統是否有支援多種打卡方式，能適應企業的多元工作型態。
以鋒形科技的考勤打卡系統為例，就支援手機 APP 綁定 GPS 定位、企業WiFi、藍牙機，以及企業本身所使用的指紋、人臉辨識、感應卡等考勤設備，並將資料直接同步整合於系統中，不用擔心無法串接、且支援額外手動匯入，管理效率更佳。
3. 彈性自定義出勤規則
企業會有各自的人事管理需求，因此考勤管理系統要能針對實際情況彈性設定與調整，具備高度客製化的能力，例如能根據企業政策設定出勤班別與請休假規則等。
鋒形科技的考勤打卡系統就能讓企業在遵循台灣法規制度下，自由設定打卡方式、加班與請休假規則、員工所屬班別（如固定班、兩頭班）等，並據此安排工作時段與休息時間，最後將資料匯入薪資系統中產出正確薪資單，完成彈性自訂與精準輸出。
4. 遵循法規且即時更新
鑒於台灣《勞動基準法》經常修訂，企業若未即時跟進，可能會面臨違法風險。因此，一套合格的考勤管理系統，應具備因應法規變動即時更新的能力，協助企業隨時保持合規。
以鋒形科技的考勤打卡系統為例，當重大法規更新時，系統會主動提醒，並套用相關新制設定，例如特休天數計算、假別規範等，無須另行改版，不僅節省時間與成本，也能降低勞檢受罰風險。
5. 雲端資料的安全與整合
考勤管理系統需具備良好的資安防護與資料保存機制，才能保障員工的出缺勤與薪資等敏感資訊不外洩。除了建置在安全的雲端環境，通過國際資安認證，最佳做法是將排班、考勤與薪資整合於同一系統內。
鋒形科技的考勤打卡系統可串接排班與薪資功能，從人力安排、出勤紀錄到薪資計算皆可自動串聯，而一站式流程不僅降低資料外洩風險，也能大幅提升行政效率與精確度。
6. 企業能負擔的使用費用
部分人資系統屬於買斷式的地端版，初期投入成本高，通常僅大型企業負擔得起，且日後還需額外支付維護與升級費用，增加管理負擔。
相較之下，鋒形科技採用雲端租賃制，企業可依實際需求彈性選擇所需功能，讓中小企業也能以合理預算，享有過去僅大型企業才具備的數位化人資服務。
有關考勤與出缺勤的 5 大常見問題
1. 員工出勤忘打卡，可以補打卡嗎？
可以。但需要透過「補打卡申請」或「異常申報」的流程，因為根據《勞動基準法》第 30 條，員工出缺勤紀錄屬於具法律效力的文件，因此需要標準化處理。
傳統方式可能需填寫紙本補卡單並附上證明，而數位考勤管理系統則能簡化繁瑣流程，不僅會即時提醒異常狀況，還可線上提交補卡申請、上傳佐證資料，並自動送審主管，且整個流程留有完整軌跡，面對勞檢有憑有據。
2. 公司實施彈性上下班，雇主仍需保存員工出勤紀錄嗎？
需要。依照勞動基準法第 30 條，雇主須置備員工的出勤紀錄，並確保勞工每日正常工時不超過 8 小時、每週不超過 40 小時（超時需算做加班），否則依照依照《勞動基準法》第 79 條規定，可以處 9至 45 萬或 2 至 100 萬元的罰緩。
3. 上下班打卡是必須的嗎？出勤紀錄須保存多久？
是。有些雇主認為員工有準時完成任務，就無需檢核其上下班時間，但根據勞動基準法第 30 條，企業不僅有義務保存員工出缺勤紀錄至少 5 年，且精確度以「分鐘」計算，甚至當員工向企業索取出勤紀錄副本或影本時，雇主也不得拒絕，必須主動提供，因此平日積極查核與規定員工上下班打卡是必須的。
4. 出缺勤記錄保存方式有哪些？用Excel存取可以嗎？
都可以。根據《勞動基準法施行細則》第 21 條，無論是簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統，或其他任何出勤紀錄工具，皆可以做為合法的出缺勤記錄，只要在員工申請或勞動檢查時，能以書面提供就好。
因此用Excel存取亦不違法，只是因為出缺勤記錄依法保存需至少 5 年，所以不建議作為唯一依據，建議採用具備備份與查詢功能的考勤管理系統，可有效節省資料查找時間與遺失風險。
5. 公司實施遠距工作，如何管理員工出缺勤？
即使實施遠距工作，企業仍需紀錄並保存員工的出缺勤資料，而為了因應工作地點的彈性變化，建議企業導入支援多元打卡方式的數位考勤管理系統，才能擺脫傳統打卡的不便，還可隨時隨地準確記錄出勤，並保留完整線上紀錄。
Femas HR 鋒形考勤打卡系統：為企業出缺勤管理打造穩健基石
總結以上，面對工作型態日益多元，以及法規對出缺勤紀錄保存的嚴格要求，導入數位化考勤管理系統已成為企業的必然選擇。以鋒形科技的考勤打卡系統為例，其支援手機、電腦、指紋、人臉辨識、感應卡等多種打卡方式，即使員工遠距工作，也能彈性打卡、即時記錄出勤資料。
此外，系統內建異常出勤提醒功能，可即時通知員工未打卡、遲到或早退等異常狀況，避免遺漏不自知；同時支援出缺勤規則的彈性設定，企業可依需求調整遲到、早退、曠職與請休假等條件，靈活因應各種管理場景。不僅如此，線上請假與加班申請流程也大幅減少紙本傳遞的不便，主管可即時簽核、員工可隨時查詢進度，所有資料皆儲存在雲端，便於日後查驗，同時滿足勞檢要求、降低勞資爭議風險。
最後，鋒形科技為一站式雲端人資平台，可將考勤打卡系統與薪資、排班模組無縫整合，讓企業從人力排班、出缺勤紀錄、薪資核算到產出薪資單皆可自動化完成，不僅提升行政效率與資料準確性，也強化資訊安全與整體管理效能，讓企業營運更加順暢。
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