員工上下班忘記打卡，身為雇主有什麼管理辦法？

在企業、門市的日常管理中，出勤紀錄除了是現行勞基法規定企業必留存的資料外，也是許多公司發薪的依據。而完整的差勤紀錄，通常倚靠「打卡」來記錄，這時候就容易發生「忘記打卡」的情況，不論是忘記打上班卡、下班卡，還是員工以為有成功打卡，但實際上沒有紀錄，都會使差勤紀錄不完整，降低準確性。

對企業來說，考勤紀錄有缺漏，可能會間接影響員工薪資（例如影響全勤獎金），甚至引發勞資糾紛；對員工而言，忘記打卡可能會被視為曠職或遲到，影響薪酬計算。因此如何有效管理「忘記打卡」成為許多企業的在人事管理上的關鍵課題。

本文將從法律責任、管理措施及科技應用等三個角度，探討如何有效應對這些挑戰，並提供企業實用建議與工具。

紀錄出缺勤，雇主與員工皆有責

雇主的法律責任：記錄並保存打卡資料

根據目前勞基法第30條規定，雇主不僅需要妥善記錄員工的出缺勤，並且將打卡紀錄保存至少五年。雇主做好差勤紀錄，不僅是當前法規賦予的責任，更是保障勞資雙方的最佳方式。因為無論是實體或線上打卡，出勤時間的完整性常是員工薪資核算、勞資糾紛處理的重要依據。

自從疫情過後，許多企業延續或推崇WFH（Working From Home，稱為遠距工作、遠端工作、居家上班等），使得工作地點變得更彈性，員工上下班打卡的管理更為模糊，不過即便員工不需要進公司，雇主也需要紀錄員工的出缺勤，因此建議雇主請員工使用線上打卡工具，以鋒形科技的 Femas HR 來說，有 APP 支援員工打卡，能透過綁定 GPS ，確認與留存員工打卡的位置與時間，除了能履行法規規定外，也能避免日後發生爭議時無憑無據。

勞工的責任與義務：不僅僅是打卡

根據法規規定，勞工應遵守公司出缺勤規範，包含準時上下班與正確打卡。這不僅是員工的義務，同時也保障員工相關權益（尤其是日後有爭議情況發生時）。若因疏忽導致忘記打卡，員工有義務主動向主管反饋，並補充出勤紀錄。

員工上下班忘記打卡，雇主是否可扣薪？

當員工確實出勤，卻只是忘記打卡時，根據目前法規規定，工資應全額直接給付勞工。且若員工能夠提出相關出勤證明，例如工作聯繫記錄、郵件收發時間、營業時間的勞務提供證明等，企業雇主就得認列為實際工作時間依據，不能單憑忘記打卡就扣薪、記曠職，或以其他方式懲處。

員工常忘記打卡，雇主有什麼管理方法？

忘記打卡管理辦法1：清晰的打卡使用說明

對員工提供清楚的打卡流程與工具操作說明，用紙本打卡機的公司，介紹如何開關打卡機，並調整成正確的時間進行上下班打卡；用手機打卡的企業，亦應說明如何透過介面登入、連線，告知打卡鈕位置及完成打卡呈現畫面等，並定期提醒勞工差勤紀錄的重要性，例如可能會影響薪資發放。建議企業透過 email 或是 APP 公告提醒，確保員工們都有了解相關規範與使用方法。

忘記打卡管理辦法2：獎懲機制強化習慣

透過建立差勤獎勵機制，鼓勵出勤記錄優良的員工，例如全勤獎金，員工不僅要準時出勤不遲到，還要留有打卡紀錄，若忘記打卡則失去領全勤獎金的資格。而常忘記打卡的員工，則給予適當的提醒，可以強調差勤紀錄會列入年度考核評比，忘記打卡次數過多不僅每月全勤獎金拿不到，甚至會影響到年終獎金。

忘記打卡管理辦法3：設置系統自動提醒

透過手機自動提醒員工打卡，是許多企業解決員工忘記打卡一事的最佳解方，以鋒形科技的 Femas HR 來說，有專屬 APP 可以進行打卡、公告通知、請假申請、假別天數查詢等，不管是對企業或是員工來說都相當方便，尤其是系統內可以依據班表安排，針對需要出勤的員工進行提醒，同時也提醒了員工記得打卡。

數位差勤系統，高效紀錄員工出缺勤

在應對「忘記打卡」的問題上，善用數位化工具解決是企業在人事管理上最省時省力的解方，一套直覺、清晰的人資系統，對勞資雙方都是保障。例如 Femas HR 中的差勤系統，能幫助雇主有效記錄與分析員工的出缺勤狀況，減少人工作業負擔，同時也能提醒員工打卡，避免因忘記打卡影響考績。

數位工具的優勢與便利性

Femas HR 提供多元化的打卡方式，包括人臉辨識、考勤機、電腦網頁、手機APP、藍芽、WIFI及GPS 定位，能根據企業需求靈活配置，且有穩定配合的硬體裝置廠商，不用擔心購買候系統跟設備無法串接。此外，系統會在員工打卡異常時即時提醒員工本人與管理者，讓管理者迅速掌握情況，提出應對措施。

「忘記打卡」這件事情是許多企業頭痛的管理問題，但實際並非無解，關鍵在於清晰的制度、有效的管理方法，以及操作便利的的工具支持。企業雇主可透過法律規範與管理策略並行，再搭配數位工具，確保差勤資料的完整與準確性，同時提升員工滿意度，更進一步幫助企業實現高效人事管理。

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