在企業日常人事管理中，「出勤紀錄」看似只是個行政動作，實則牽涉到勞動法規、薪資計算與勞資爭議等核心議題。一旦發生出勤紀錄不實的情況，企業不僅面臨違法風險，更可能損害員工信任、影響內部營運。那麼，雇主能修改出勤資料嗎？若發現出勤紀錄造假該怎麼辦？又該如何管理員工出勤紀錄？本文一次為您解析！

雇主可修改員工出勤紀錄嗎？

一般來說，出勤紀錄是保障員工工作權益及雇主日後核算薪資、加班費的依據。目前《勞基法》將員工出勤紀錄歸責為雇主之義務，必須逐日記載至分鐘為止，並保存5年。

若發生員工出勤紀錄與實際出勤狀況不同的情形，雇主須要負責查明與修正，且最遲應在當月工資發放前與員工協商確認，保障薪資計算的準確性。以常見實例來說，當員工有出勤上班但忘記打卡，雇主或管理者可依照其他紀錄（例如監視器畫面等）來核對勞工實際出勤狀況，進行簽到/簽退的補登；相反的，若員工發現自己的上下班時間紀錄有誤，也應該主動向雇主或管理者說明，並提出相關佐證資料，以利修正。

若被發現雇主擅自修改或造假員工的工作時間，可能遭處以2萬至100萬元不等的罰鍰，還會連帶影響企業形象，建議企業預先建立好員工上下班的打卡或簽到程序，以及日後發現異常的修改步驟，避免日後發生爭議。

員工出勤紀錄不實，企業恐涉法

不論是雇主或員工，一旦涉及出勤紀錄不實，都可能使企業面臨勞動法規上的違法風險，甚至波及品牌形象與信譽。常見的出勤違規情形包括：

• 未依法保存出勤紀錄：根據《勞基法》第30條第5項規定，雇主應依法確保差勤紀錄的完整與保存時間，若未妥善保存，勞檢時將難以舉證員工出勤狀況。
• 員工未實際出勤卻登記有出勤：例如請同事代打卡、提前簽到或補打卡，若雇主未加以管理，恐有「默許違規」之虞。
• 員工超時工作卻無加班紀錄：違反《勞基法》第24條有關加班與工時記載，且加班費若未依法給付，更可能觸及《勞基法》第79條，最高可裁罰100萬元。

北市勞動局曾實施「中小企業法遵訪視」，結果發現近1,700間公司有法令瑕疵，其中約500家未依法置備出勤紀錄，或出勤紀錄記載不確實。該事件經媒體報導後，不僅影響其招募形象，也造成既有員工對管理制度的不信任，HR團隊事後需要耗費大量時間進行內部溝通與制度修正。

若員工出勤紀錄造假，雇主能怎麼做？

若員工出現出勤紀錄造假的情況時，企業雇主、管理者該如何應對才能保障管理秩序，同時保護雙方權益呢？常見的造假行為包括：請同事代打卡、手寫或使用 Excel 編輯出勤時間，以及刻意調整上下班時間來配合加班核算。這些情況不僅影響人資薪資核算的正確性，更可能讓企業在勞動檢查時被判違規。

其中委託同事幫忙打卡，動機大多是為了避免遲到而被雇主扣薪，而想請同事協助執行「不實打卡紀錄」，實際避免扣薪會導致薪資溢領，在法規屬於不法之利益，足以成立詐欺罪！特別要留意的是，《刑法》中規定，只要透過欺騙手段讓自己或他人獲取不當利益，就構成犯罪。也就是說，無論是請人代打卡的一方，還是實際幫忙打卡的人，因為兩者有事前共識、共同完成行為，依法都會被認定為共同犯罪，須一同承擔法律責任。所以別輕忽這件事，千萬別為了「幫個忙」而讓自己惹上官司！

企業想防範這些問題，建議雇主可從制度與教育著手。先建立明確的出勤制度與員工守則，規範不得他人代打卡，並說明違規的處置方式。加上定期教育訓練，提高員工對勞基法及出勤紀錄正確性的認知，強化遵法意識。也非常推薦企業導入數位差勤管理系統，透過系統精準紀錄，是從源頭降低造假風險的有效方法，藉由科技手段幫助企業建立更完善的管理機制。

採用差勤管理系統，避免出勤紀錄造假的問題

當企業面臨「出勤紀錄不實」的風險，導入數位差勤管理系統是有效防範的關鍵解方。以鋒形科技的差勤管理系統為例，不僅提供行動裝置 APP 打卡功能，還結合 GPS 定位、IP 位址以及藍牙、Wi-Fi 裝置管控，系統會自動記錄打卡的時間與位置，還能有效防止代打卡情形發生。

對 HR 而言，不僅可以即時掌握員工上下班狀況，系統也會自動統計出勤、加班與請假紀錄，大幅減少人工計算錯誤與行政負擔，提升管理效率與合規水準。在工時規則方面，系統支援一例一休、彈性工時與變形工時設定，確保排班與加班費計算合規。

透過系統，當員工差勤發生異常時，會主動提醒員工本人、主管與人資，讓其即時掌握現場人力情況。系統會自動保留完整紀錄，確保管理透明，並支援報表下載，利於企業日常維護，也能在企業面對勞動檢查與內控審核時提供充分資料。這類線上簽核與出勤控管的數位工具，能幫助企業建立更透明與可信的勞動管理流程，從源頭預防出勤紀錄不實所帶來的法規風險與信任問題。

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