雇主該如何保存員工出勤紀錄？必知的勞基法打卡規定！

《勞動基準法》是政府為保障勞工權益，對企業雇主做的最低標準規定。其中，「上下班打卡」動作看似簡單，卻是現代公司管理人事時，不可或缺的一環，除了確認員工是否準時上下班之外，更是許多員工薪資發放的重要依據。從傳統的簽到簿，到如今的出勤卡、指紋、臉部辨識，甚至是藍芽、雲端打卡，打卡方式不斷推陳出新。然而，打卡制度的本質並未改變，它始終是企業用來記錄員工出勤狀況、計算工資、管理勞動時間的一項重要工具。本文將探討《勞基法》對打卡的相關規定，為企業提供實用建議，協助您輕鬆掌握出勤管理的訣竅。

了解勞基法打卡規定

現在許多公司推行免打卡制度，這樣是合法的嗎？

有些雇主聲稱：「用實力說話！」只要準時完成交辦項目，就不嚴格規定上下班時間，甚至不需做任何打卡動作留下紀錄，其實這樣已經違反法規，依照《勞基法》第79條規定，可以處9至45萬或2至100萬元的罰緩。

常見勞資雙方協議為「責任制」，就認為員工不用打卡，其實責任制是依照《勞基法》第84-1條規定，對工時約定放寬，但其實還是有上限，因此仍需打卡。建議企業不論是否為何種制度，一律讓員工養成上下班打卡的習慣，讓企業有客觀能證明員工差勤狀況的資料得以留存。

公司實施彈性上下班，雇主仍需保存員工出勤紀錄嗎？

隨著時帶的環境變化，尤其疫情過後，彈性上下班、居家辦公等新型態工作模式越來越普遍，許多企業雇主、管理者可能會困惑：那這些彈性工作模式是否需要打卡呢？

答案是：需要！

科技不斷進步，現在也有很多能支援彈性上下班、居家辦公、外勤等不固定時間或地點上班的紀錄模式，畢竟《勞基法》對於員工出勤紀錄的規定並未更改，無論是任何上班模式，只要有僱傭他人，且員工有提供勞務就應該要有上下班的時間記錄。

許多幸福企業考量到員工可能需要接送孩子，提供同仁彈性上下班的福利，這時管理者可以透過 Femas HR 進行彈性上下班的設置，讓早上有事情的員工可以晚點上班，只要出勤時數固定即可，且每一次員工打卡後的紀錄都會馬上更新至系統內，讓管理者能即時掌握員工狀態，即便在遠端看不到，也能從系統中看到員工幾點開始上班與下班。

打卡紀錄保存方式與時間

完整的打卡記錄不僅是每個月計算薪資、加班費、勞健保繳納的重要依據，更是當雇主與勞工發生爭議時，最客觀的佐證資料，保障雙方權益。且依照《勞動基準法施行細則》第21條規定，無論使用何種出勤紀錄工具都可以，但當勞工申請，或遇到勞動檢查時，要能夠用書面方式提供員工的上下班打卡紀錄。

《勞基法》第30條明文規定，雇主應留存勞工出勤紀錄五年，且須記載至分鐘為止。因此建議企業用電子、數位的方式紀錄，紙本資料留存不易，易遺失、受潮，且真的需要調資料時，需要一份份、一頁頁翻找，光找資料就得花不少時間。像 Femas HR 將企業員工的打卡紀錄儲存於雲端，不佔實體空間，若有需要哪位員工、哪個時間段的差勤資料也能從系統中指定員工、設定時間區間，只要幾分鐘，甚至幾秒鐘就能調出資料下載，不僅省下許多空間，也節省時間。

出勤紀錄難掌握？雇主常見的挑戰有這些！

紀錄員工上下班時間，看似簡單的動作，卻往往是企業在人事管理上的棘手問題。分享幾個在實際操作過程中，企業雇主、管理者們常面臨的挑戰：

員工時常忘記打卡

不管是因為工作忙碌、疏忽大意、系統故障等因素，都可能導致員工忘記打卡，進而造成工時計算不準確，影響薪資發放，甚至引發勞資爭議。若想解決這個問題，企業可以透過 Femas HR 設定打卡提醒機制，如手機 APP 推送、電子郵件通知等。若員工仍忘記打卡，也支援申覆申請，提供補打卡的機制，以確保差勤紀錄的準確性。

員工提早打卡或晚打卡，但並非處理公事

有些員工可能因個人因素提早或延後打卡，但實際上並未從事工作。這樣的情況會導致薪資計算不準確，增加不必要的加班費支出，影響企業的勞動成本。為避免此類情況發生，企業可以建立嚴謹的打卡制度，例如明確規定打卡時間，說明可以打卡的最早時間；以及能接受打卡的地點，可透過藍芽機、WIFI設定或GPS設定，進入特定範圍才可以打卡。

異動頻繁的排班

服務、餐飲及零售業容易因淡旺季、尖峰離峰而變動工作時間，製造業的輪班制也容易造成員工出勤時間的不穩定，導致差勤紀錄混亂。這不僅增加了人力資源部門的工作量，也可能導致薪資計算錯誤。推薦企業使用排班、差勤與算薪功能都有的人資系統或人事管理平台，像 Femas HR 能讓管理者、企業雇主透過排班功能，預先規劃人力安排，再透過差勤功能去提醒與檢核員工出勤狀況，最後匯入薪資功能，去計算薪資與加班費，對企業來說減少人工核對的流程，也加快整理管理的效率。

遠端工作與外勤人員的出勤管理

由於遠端工作人員和外勤人員的工作地點不固定，傳統的打卡方式難以適用，導致出勤管理難度的增加，也可能讓勞資雙方對於工作時間的認定產生分歧。推薦企業透過 Femas HR 的 APP 綁定GPS定位，記錄遠端工作人員和外勤人員的工作時間。

鋒形差勤管理系統，輕鬆搞定員工出勤紀錄

面對打卡規定與出勤紀錄留存的多重挑戰，企業可以透過一套完整的人事管理系統來加速運營效率，並節省人力。以鋒形科技的 Femas HR 為例，有以下幾個特點，能幫助企業減輕管理負擔：

• 多樣化的打卡系統： 支援指紋、臉部辨識、門禁卡、考勤機、手機 APP 等多種打卡方式，滿足不同企業的需求。
• 彈性排班系統： 輕鬆設定彈性工時、輪班制等，滿足不同部門的需求。
• 請假簽核系統： 可隨時查詢員工的出勤紀錄，方便遠端管理。
• 自動化薪資系統： 系統自動計算工時、加班費，減少人工計算錯誤的風險。

相對來說，上下班打卡、出勤紀錄其實是人事管理中最基礎的一環，人力資源的工作是環環相扣的，建議企業在評估系統或是管理平台時，挑選功能齊全，且彈性高的進行購買，未來企業規模擴大、人力資源管理越來越全面時，才能透過既有系統繼續支援，免除換系統所需的人力、時間與費用。

Femas HR 雲端人資系統持續進化，以不斷優化的功能支援您的人事管理需求。

我們期待能夠成為您的最佳合作夥伴，協助您在人資管理領域取得更大的成功！