線上打卡、傳統打卡哪個好？挑選雲端打卡系統的3個考量

目前勞基法規定企業須保留員工出勤紀錄5年，且須記載時間至分鐘為止，因此企業開始設法用各種方式記綠員工上下班時間，線上打卡、傳統打卡哪個好呢？其實不論是實體打卡機，還是可以連GPS隨時隨地網路打卡的APP，不同的打卡模式各字有優缺點，企業應該依據產業型態與需求，選擇合適的打卡方式。

線上打卡解決傳統打卡方式在地點與硬體上的限制，為企業帶來更靈活的管理模式。而傳統打卡機則以其穩定與簡單操作繼續保有一定市場，許多餐飲、服務門市仍偏好使用此模式。本篇文章將深入分析各種打卡方式的差異，並提供企業在挑選打卡系統時的幾個重要考量，幫助企業找到最符合需求的解決方案。

為什麼要打卡？

打卡不僅是企業管理人力的策略，也是保障員工正當權益的重要手段。

1. 1. 稽核工時和薪資：
      • 企業可以通過打卡記錄，精確稽核員工的工時、加班與休假情況，確保薪資發放的正確性。
      • 管理者也能從中分析員工的工作表現，當前工作是否過少或過多，以及工作效率等。
   2. 管控考勤並避免爭議：
      • 使用打卡系統有助於追蹤員工的出勤情況，為勞務平衡與溝通管理提供基礎信息，減少因考勤不明引起的爭議。
      • 過去常發生因上下班時間模糊，再加上沒有明確紀錄而發生的勞資爭議，此時完整的的差勤打卡紀錄相當重要，有時有會成為職業災害認定的依據。
   3. 符合法規要求：

• 根據當前勞基法第30條的要求，企業需保留勞工打卡記錄5年，否則有可能會被處罰鍰新臺幣二萬元以上至一百萬元以下。

1. • 勞基法第21條規定，當勞動檢查或是員工需要出勤紀錄時，企業必須以書面方式提出，因此這些差勤資料不僅僅需要完整留存，如何快速調取需要的資訊也很重要。

4種打卡方式的差異分析

企業選擇打卡方式，應根據公司規模、行業特性及員工工作模式進行綜合考量，例如新創、遠端工作者需要靈活打卡的方式，可能就需要找能夠GPS定位、線上完成上班簽到的系統；而餐飲服務、製造業等著重員工上班時間於公司、工廠或門市出勤，使用藍芽、定點打卡設備可能更方便。本段落將分析各種打卡方式特點，幫助企業找到最適合打卡方式。

線上打卡

優點：

• 員工可使用手機、電腦在任何地點打卡，非常適合遠程上班或有多地點的企業。
• 打卡記錄立即儲存於雲端，避免信息遺失或損壞。
• 資料即時性強，管理者能隨時檢視員工出勤資料，有異常也能即刻提醒。

缺點：

• 有手機且需要在穩定的網路環境，才能保證正常使用，若無網路可能無法打卡。
• 有時定位會跑掉，紀錄較不精準。

適用企業：

• 有遠端工作需求、外勤人員多的公司。
• 有多個據點，且需要在據點間往來的門市企業。

傳統紙本打卡機

優點：

• 操作簡單，幾乎無學習成本。
• 不依賴網路，適合網路不穩定的環境，例如地下室。

缺點：

• 紙本資料需人工整理，效率較低。
• 容易受到損壞或丟失，保存不易。
• 難以應對跨地點或遠端辦公需求，例如門市需將紙本資料郵寄至總公司，時間成本高。
• 員工數太多時，可能會因設備不足而耽誤員工打卡上班的時間。

適用企業：

• 門市運營模式之企業。
• 工作地點固定的工廠或公司。

感應式打卡

優點：

• 通常使用卡片感應，快速完成打卡動作，操作便利。
• 可整合門禁系統，增強安全性。
• 適合人數眾多的企業。

缺點：

• 卡片遺失需重新製作，增加成本。
• 員工可能代打卡，需結合其他措施避免舞弊。

適用企業：

• 常見於商業辦公室之企業使用。
• 有限制陌生人出入、需要門禁整合的企業。

指紋/人臉辨識打卡機

優點：

• 生物辨識技術，杜絕代打卡情形。
• 無需攜帶額外設備或卡片，有手有臉就能完成打卡。

缺點：

• 初期設備成本較高。
• 若環境光線或指紋受損，可能影響打卡準確性。
• 通常辨識時間會長於感應卡模式，太多員工同時上班可能會出現壅塞情況。

適用企業：

• 需高度準確考勤記錄的行業。
• 有員工健康檢測需求（例如體溫）之行業。

藍芽/WIFI打卡機

優點：

• 設定範圍精準，避免員工在非指定地點打卡。
• 可以多員工同時進行，上班打卡免排隊。

缺點：

• 通常員工是透過手機完成打卡動作，需確定員工的設備是否支援藍芽/WIFI。
• 較依賴網路連接穩定度，若不穩容易打卡失敗或延遲。

適用企業：

• 多個據點，且員工人數多的集團企業。
• 固定工作地點的公司。

雲端打卡為什麼會成為趨勢？

即便傳統打卡機具備穩定、易上手的特性，現在仍有許多企業開始透過線上打卡進行差勤管理，主要原因如下：

數據即時同步與儲存

雲端技術能確保打卡數據即時更新，管理者可隨時掌握員工出勤情況，同時有儲存的功能，能避免因設備損壞而造成資料遺失。比起傳統作業，還要再將紙本記錄Key-in成電子檔進行保存，或只能人工核對，線上打卡的方式能在員工打卡的當下，進行數據紀錄，省去人工過程，提高效率與準確性。

隨時隨地靈活打卡

員工無論身處何地，只要有網路，即可使用線上打卡系統完成打卡，特別適合遠程工作或分散據點的企業。不過現在許多製造業工廠也開始使用此模式，因為雲端打卡通常是使用員工手機進行，比較沒有打卡設備過少，導致員工打卡大排長龍、遲刷卡的情況，對員工數多的工廠來說是不錯的一個選擇。

降低管理成本

雲端打卡系統就像是助理一樣，詳細的紀錄員工每次的打卡時間，並自動化保存管理，減少人力維護。若有需要特定區間、員工的資料，也可以直接從系統內設定，拉取需要的資料範圍，即可輕鬆下載報表。

以鋒形科技的 Femas HR 線上打卡系統為例，系統將差勤、請假、薪資、排班等人資常會遇到的人事管理功能整合起來，讓這些資料在平台內串接，減少資料轉換的時間與人工輸入錯誤的機會，也方便HR透過既有紀錄，快速生成統計報表。

即時提醒異常

以鋒形科技 Femas HR 來說，當員工的出勤異常時，系統會自動通知員工及管理者，讓企業盡快根據最新人力動向，去擬定新的人力安排策略。若是使用傳統紙本打卡機，基本上僅有紀錄上下班時間的功能，若雇主或管理主管不在現場，較無法掌握員工出勤狀況，有時甚至隔了好幾天、事後才知道，雲端打卡的優勢在於資料傳遞速度快，也能設定異常主動提醒，不管是員工忘記，或有突發情況無法準時到班，主管都能盡快了解情況，提早做出應對措施，也能讓企業管理更穩定。

推薦的雲端打卡系統應具備的3特點

1. 中小企業也能負擔的使用費用

以往的人資系統常以地端（買斷）版本為主，一次收費可能就要數十萬甚至上百萬，因此通常只有集團、大型企業才有預算購入，鋒形科技將系統放上雲端，讓用戶選擇需要的功能，並透過訂閱的方式使用系統。讓新創、中小企業也能夠用少少的費用體驗過往大企業才有的服務。

鋒形科技 Femas HR 一站式訂閱費用試算 

2. 清晰易懂的操作使用介面

新創、中小企業通常在人力上會比較吃緊，有時老闆還要兼人資，因此可能沒有太多時間或量能去學習系統該如何操作，此時系統介面是否清晰易懂、使用者能直覺地知道如何操作相當重要，一套管理者與員工都能快速上手的人資系統，應該要能減少人力需求與學習成本，盡快提供企業支援。

3. 雲端資料的安全與整合

一套優秀的人資系統或是人力管理平台，應該要有高規格的資安管理，畢竟系統內的資料是員工的隱私，應該確保這些資訊有受到保護、不會外流。以差勤紀錄為基礎，若能將這些資訊在系統內整合至其他功能，例如將出勤資料匯入薪資功能，去計算、核對員工的薪水，能大大提升整體效率。

線上打卡系統推薦：鋒形差勤管理系統

鋒形科技的 Femas HR 是一個專為企業人事管理所設計的一站式平台，致力於協助企業提升HR領域的作業效率，透過差勤、薪資、排班、請假/簽核、電子表單、福利、培訓等功能整合，打造成全方位的人資系統。雖然身為系統廠商，但在打卡這一部份，鋒形科技有許多配合的設備商，不論企業是需要紙本、指紋、人臉辨識，或是透過感應卡、藍芽機、手機綁定GPS進行打卡，Femas HR 都能提供協助與支援設備，企業不用擔心訂閱了卻串接不了，鋒形科技幫你一次搞定！

工時應逐日記載至分鐘，及出勤資料留存五年是勞基法訂定的基本規定，若想要更有效率的做好資料保存與人事管理，建議企業可以透過雲端系統數位、自動化記錄，不僅省下人工整理資料的時間，還能支援主動提醒功能，對雇主、員工來說都更為便利。

Femas HR 雲端人資系統持續進化，以不斷優化的功能支援您的人事管理需求。

我們期待能夠成為您的最佳合作夥伴，協助您在人資管理領域取得更大的成功！