連假期間如何規劃排班?常見3大問題一次解決|Femas HR – 鋒形科技

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排班規劃的重要性

連假期間如何規劃排班?常見3大問題一次解決|Femas HR – 鋒形科技

2024年清明連假落於4月4日至4月7日,共計4天。通常對餐飲、服務業來說,連續假期的工作量會更加忙碌,因此人力安排成為管理者的一大挑戰,比如人手不足、員工想安排的假期衝突等多種問題。良好的排班規劃不但能確保企業順利運營,還能提升員工的滿意度與工作效率。

排班規劃的重要性

排班規劃的重要性

對企業來說,妥當的排班規劃能夠確保企業順利運營,足夠的人力安排,讓企業在繁忙的連假期間,或有其他特別活動、節慶時,每個時段都有相對應的員工在工作崗位上,順利營業,增加生產效率。充足的人力加上合理的安排,有助於降低員工的疲勞程度,減少因長時間工作而導致的事故與失誤,間接提升工作品質與對客戶服務滿意度。

對員工而言,適當的排班意味著剛剛好的工作與休息時間,可以減少工作壓力大的身心俱疲感,讓工作和生活間達成平衡。員工休假時做的休息、休閒行為,都能讓其重回工作崗位時,更有精神與熱忱。此外,若能讓員工自行安排休息時間,使其自行管理工作與個人的時間,能提升員工的工作滿意度與忠誠度。

當班表安排妥當時,企業可以提升生產效率、工作品質;員工能夠找到生活平衡,提高工作滿意度,減少人才流失的激會,對雙方來說都有諸多好處。

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連假期間排班常遇到的3大問題

在連假期間,排班最容易遇到以下問題:

  • 人手不足

    連假期間通常業務量會加重,同一個班段可能需要更多人手支援,此時若有員工可能請假或希望休息,導致人力不足,就可能會影響企業正常營業。若是在人員不夠的情況下營業,以餐飲業為例,可能會增加客戶等待時間,導致顧客滿意度降低。
  • 人力分配不均

    不同單位需要的基本人力不同,有些部門在假期期間可能需要更多人手,而另一些部門則可能人力過剩,導致資源分配不均,合作效率降低。
  • 員工假期衝突

    因為遇到連假,員工可能另有安排,而當許多員工都在假期間有其他安排時,管理者為維持基本人力,勢必無法讓每位員工都放假,這時在討論排班的過程中可能會出現員工假期衝突的情況,有時不僅是當次假期的班表無法處裡妥當,還可能讓員工間結下樑子。

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如何有效管理排班?

以上三個問題,最好的避免方式就是:提前規劃。

雖然計劃趕不上變化,再完美的計劃都有可能會因為突發狀況而打亂,但是若沒有預先規劃,更容易因為都沒有方案可以作為執行參考,而亂了方寸。

若排班需求頻繁,或是員工數眾多,排班工程浩大,或是想要減少排班時間的企業,可以透過Femas HR 雲端人資系統協助,系統內可以排班模組設置彈性,支援辦公室(早9~晚6)、工讀生、彈性班、大夜班及兩段班等多種類型班別設定,每個班別都可以設定屬於該班別的上下班時間、休息時間、遲到、早退、曠職等判斷的設定,幫助管理者在排班時快速選取,以及對應出勤資料時快速的判斷異常狀況!

 

Femas HR 雲端人資系統排班模組支援的班表規劃方式也很多,管理者可以一位位仔細設定每位員工的班表。若有既有班表,也可以將Excel檔直接匯入系統中,再進行微調;如果企業已經在系統內存有班表紀錄,也可以直接複製,複製後的班表也都可以再調整,對企業來說相當便利,系統還會依照現行法規,當管理者排班違規時主動提醒,降低人為排班錯誤的機率。

 

透過 Femas HR 的排班模組,可以從以下影片看到操作步驟,不僅能協助企業單筆、大量多筆匯入班表設定,讓平時工作日排班順利,遇到連續假期也能提前規劃,讓企業在人力安排上更加流暢、穩定!

   

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