特休怎麼算？特休沒休完可以換錢嗎？解析HR制度與合法權益

根據《勞動基準法》規定，勞工在同間公司任職超過半年，即可享有帶薪休假日的福利，這項福利的全名為「特別休假」，也就是我們常說的「年假」或「特休」，以到職0.5年～24年為分界，根據到職年份多寡，可憑法規享有不同的自由排休天數。

「員工特別休假」旨在讓勞工可以依照自己意願排定自己的休息時間，使私人生活、身心狀況與上班時間達到理想的平衡，然而不論是企業雇主、員工本身或市政府法規，都可能依據情勢有所變動，因此當企業需求、勞工意志與政府法規彼此之間產生歧異，企業HR主管該如何從中協調，致使企業特休合法合規，向來都是相當重要的課題。

本文將透過最新《勞動基準法》規定以及鋒形科技過往輔導企業經驗，針對企業雇主與勞工之間該怎樣合法合規排定假期，人事主管是否應該具排休結果進行哪些調整提供分析與建議。

特休天數怎麼算？先看「年度制」再算天數

根據《勞基法》第38條 規定，勞工在同一雇主或事業單位，繼續工作滿一定期間者，應依下列規定給予特別休假：

• 6個月以上，1年未滿者，3日。

• 1年以上，2年未滿者，7日。

• 2年以上，3年未滿者，10日。

• 3年以上，5年未滿者，每年14日。

• 5年以上，10年未滿者，每年15日。
• 10年以上者，每年加給1日，加至30日為止。

也就是說，當員工在同一家公司（或為同一位雇主）工作超過半年，即可根據《勞基法》第38條 獲得一定天數的特別休假（又稱為「年假」、「特休」）。

然而，雖然法令規定了天數，但「給假的時間點」與「結算週期」卻依各公司制度而異，因此在推算特休天數前，應先確認您的企業採用何種年度制度計算方式（若使用 Femas HR 雲端人資系統，系統將會替您自動帶入計算），以下介紹四種常見特休年度制度的計算方式：

四大特休計算方式

雖然勞基法規定了特休天數，但為了配合企業的管理週期，勞基法施行細則第 24 條 允許勞雇雙方透過事先約定協商來進一步安排彈性特休的「給假期間」。實務上主要分為以下四種制度，以下內容皆以正職人員為主，如要計算時薪、兼職人員特休天數請以工時對照按比例計算(計時勞工全年正常工時 ÷ 全職勞工全年正常工時) × 法定特休天數：

(1) 週年制（Anniversary System）

採用週年制計算特休的公司，發放新一輪年度特休額度的基準點為「員工到職日的週年紀念日」，只要以「每年員工到職日」為基準點，每滿一年，就從當日開始重新計算接下來365天內共有多少特休天數。

除了最初的「到職第一天～半年內有0天特休」以及「到職半年～一年期間有3天特休」之外，每次到職紀念日，就以當天為起始、365天為單位，重新計算該名員工適用的特休天數。

週年制的優缺點：

週年制的特休結算制度，在所有制度中最直觀、最直接、最符合勞基法精神，週年制適合會與員工一同慶祝「到職週年紀念日」的企業。

缺點是，企業如果沒有人資系統作為輔助，則需要額外消耗人力成本，由人事夥伴一年365天根據員工的到職日逐一確認每位員工到職紀念日、相對天數是否計算無誤。

週年制案例模擬：

小鋒於2025年7月1日到職，2026年1月1日到職滿半年可取得3天特休，需在2026年1月1日～6月30日期間休完。2026年7月1日到職滿一年，取得 7 天特休，需在2026年7月1日～2027年6月30日期間休完。依照勞動部規定特休天數直接往後推算（以下有完整天數對照表）。

週年制特休天數對照表：

(2) 曆年制（Calendar Year System）

採用曆年制計算特休的公司，會在每年1月1日起重新計算每一位員工該年度「從1月1日～12月31日期間享有的特休假天數」，算法為將特休天數按「在職時間比例」切割，對照政府規定的休假天數，重新組合到明年1月1日～12月31日的區間內，推算員工明年度的特休天數。

換句話說，就是以「年頭＋到職日＋年尾」三個時間點，將一年的特休計算分成兩個區間，依照到職時間比例，分別算出兩個區間的特休天數，再將兩區間的天數相加，成為整個年度（1月1日～12月31日）的特休天數，並由人事夥伴告知員工今年度的休假天數。

曆年制計算公式：

曆年制特別休假天數＝A＋B（＝前半天數＋後半天數）

A（前半段）： 上一個週年制天數X（到職日～該年12月31日的月份比例）

B（後半段）： 下一個週年制天數X（該年1月1日～到職日的月份比例）

曆年制的優缺點：

企業為方便管理，時常採用曆年制統一考勤，但由於曆年制牽涉大量日期、天數比例的劃分與數字運算，如若企業未使用人資系統進行輔助（使用Femas HR系統可一鍵生成員工年度特休額度），人資恐怕要在年末狂加班、耗費過多人力成本在天數運算中。

雖然集中管理方便，但由於主管機關規定年度終結或契約終止時，應回歸週年制檢視。因此若員工離職時，曆年制計算出的總天數少於週年制，雇主必須補發工資；若多給則優於法令，不需追回。

曆年制案例模擬 (員工報到日不同者，請勿直接參考)：

小鋒於2025年4月1日報到入職，2026年1月1日起，他可獲得「到職滿半年的1.5天特休(2026年1月1日～3月31日)」加上「到職滿一年的6.7天特休（2026年4月1日～12月31日）」，因此2026年1月1日～12月31日一整年內，小鋒共有前半1.5天+後半6.7天＝8.2天的特休可排，以此類推。

(3) 學年制（Academic Year System）

學年制常見於教育性質產業，例如補習班、學校及其附設機構。其計算原理與曆年制相同，判斷方式通常看特休週期是否依學校年度運作，從每年的1月1日改為每年8月1日起計，計算週期為「每年8月1日至隔年7月31日」，員工離職的計算方式也和曆年制一樣，以週年制回歸校正，並確保特休沒有少給（勞動部規定可多給，但不可少給）。

(4) 自行約定制（Fiscal/Custom Year）

自行約定制計算原理與曆年制相同，多見於外商公司（配合總部會計年度）或其他特定產業。採取自行約定制的公司，其特休結算日既不是到職日，也不是常見的12月31日或7月31日，是配合各自企業文化或產業需求而另行指定的日期。

此處需要注意的是，只要不是週年制，在離職時都可能產生少給假的風險，為了避免因此在勞檢來襲（勞動部檢查）時觸法受罰，人工結算時，必須謹慎確認特休是否給足。以下列舉一些可能採取自行約定制的企業：

• 外商公司或跨國企業：

配合全球總部會計年度，可能的起計日期會在每年4月1日、10月1日…等等。

• 科技業：

可能為硬體或半導體產業，特休計算制度、起計日期需配合財報季度、集團年度…等等。

• 金融產業：

如銀行、證券業、保險公司，特休的計算需要配合內控周期特別調整。

• 零售業或餐飲集團：

此類型的企業，特休計算會留至年度營運旺季過後再做結算。

• 製造業：

尤其跨國工廠體系案例最多，需要根據年度產線計畫、成本才能設定特休計算周期。

• 會計師事務所或其他顧問公司：

需配合客戶或自身會計年度，因此會採取獨特的特休計算制度。

例如：

一家採取自行約定制的會計事務所，排休制度採取配合會計年度的作法，將全公司每位員工的特休起計日設定為每年4月1日～隔年3月31日，則該事務所人事部門則應根據這段期間，依員工年資應得天數進行比例換算。

延伸閱讀：人資單位注意！員工特別休假這樣計算一定違法 – 菲大專欄

特休請假原則，特休主導權其實在員工身上？

《勞基法》第38條 明定「特別休假期日，由勞工排定之。但雇主基於企業經營上之急迫需求或勞工因個人因素，得與他方協商調整。」

也就是說，特休假所規定的特休假，原則上不同於其他勞工假別，可以不必提前安排，只要在請假前告知雇主即可，雇主如果有其他考量可再跟員工進行協商。

1. 誰有權決定特休休假日？

• 勞工有主導權：

《勞基法》第38條 明文規定特別休假是由勞工排定。只要員工依法定程序向公司提出申請，雇主無正當理由不得拒絕。

• 雇主有協商權限：

若企業因「急迫需求」或勞工所排定之日期會「嚴重影響營運」，雇主可與勞工協商調整休假日期。但若雇主希望改期或取消，只能向員工提出「調整排休的協商」，不可否決員工安排，若雇主方協商失敗，仍應尊重勞工意願。

2. 員工可以臨時請特休嗎？

針對實務上常常發生，員工臨時請特休的情形，此處也根據法規面、管理面兩個面向深入進行討論，舉例來說：員工當天早上才傳訊息告知雇主今天不能出勤並且要請特休。

• 法規面：

勞基法並未禁止臨時請特休，如果不幸因員工臨時請特休走到法律途徑，以目前案例來看，員工臨時請特休的權利行使應符合「誠實信用原則」才不會導致訴訟不利。

• 管理面：

建議企業在工作規則中明訂請假程序（例如：需提前幾日申請）。若遇緊急事故（如車禍、急病），員工臨時提出，公司不宜直接以曠職論處；但若是惡意臨時請假影響運作，則可能有濫用權利之嫌，公司可考慮蒐集證據進行申訴或相對應懲處。

了解更多關於「公司拒絕特休」的界線與原則，請參考延伸閱讀 員工請特休，公司可以不准假嗎？

誰能享有特休？特休算是員工福利嗎？

許多人誤以為特休是「全職正職人員」的專利，事實上，特休權利的焦點是在「勞工本人」與其「工作年資」計算出的「企業雇主應給予休假天數」結果，雖然我們常以「享有」特休說明特休概念，但特休天數的給予，其實是《勞基法》賦予勞工的法定權利，而非企業提供的員工福利（舉例來說：若您的企業針對請假標準更加寬鬆、特休給假天數優於法規才算是福利）：

1. 時薪人員、計時工讀生（Part time）都有特休！

根據《僱用部分時間工作勞工應行注意事項》，兼職勞工一樣享有特休，比照辦理的邏輯則是以「兼職人員實際工作時數」除以「正職勞工法定工時比例」來計算。

兼職特休時數＝

（兼職勞工全年正常工時／全職勞工全年正常工時）Ｘ勞基法規定天數Ｘ8小時

舉例來說，PT小金每個星期都在一家採用週年制計算特休的公司兼職 20 小時，對比正職人員鋒哥每周上班時間為 40 小時，兩人同一天進入這家公司上班（這家公司的特休剛好是週年制），兩年後，這家公司應該配給工讀生小金7天特休假期，正職人員鋒哥則會獲得10天（該年度）的特休假期。

延伸閱讀：兼職要保勞健保嗎？勞保重複投保可以嗎？

2. 回鍋復職的員工，特休天數如何計算？

許多人也會有疑問，若員工離職或留停一段時間才回到公司任職，特休年資是否從零開始計算？關鍵在於從離開到回來的時間間隔多久。

• 離職 3 個月內就回來上班： 

根據 《勞基法》第 10 條 ，已離職（包含約聘）員工年資若離開時間不超過三個月，應扣除離開的天數，再將年資、享有的特休天數合併計算，也就是說，離開不到三個月就回鍋的員工，不需要重新累積半年，而是延續之前的年資計算來看享有多少特休。

• 離職超過 3 個月才回來上班： 

原則上應參考 《勞基法》第 10 條 規定，將該名員工年資重新計算，但若勞資雙方另有優於法令的約定，可以約定計算方式為優先。

特休可以請一小時嗎？一定要請整天嗎？

上班族過往熟悉的請假最小單位，通常是以「一天」或「半天」為單位，然而隨著現代人生活步調變緊湊、開始有共識追求更高效的時間掌控，企業與員工當中，希望能以「小時」為單位，讓員工休假時間安排，變更加細緻的聲音相對增加許多。

其實勞動部並無針對特休最小單位進行太嚴格的限制，僅針對特休最小的請假單位至少必須是「一天」公開以解釋令函簡單說明，簡單來說，但如果企業想開放員工以「小時」或「半天」為最小排休單位，只要經過勞資雙方協商同意就沒問題。

1.特休合法最小單位：

《勞動部解釋令函》台內勞字第 469940 號函 提到，特別休假是以「日」為計算單位。然而，更小的計算單位法規目前無明確規定，因此只要勞資雙方事前經過協商同意，企業要以半日或一小時為單位讓員工自行排定特別休假假期，都在合法合規的彈性範圍內。

但若企業強制員工每次特休最小單位要請三天，小於三天就不能請特休假，則可能違反《勞基法》第 38 條第 2 項：「特別休假期日，由勞工排定之。但雇主基於企業經營上之急迫需求或勞工因個人因素，得與他方協商調整。」，勞基法雖然提到雇主可基於急迫需求或勞工個人因素與勞工協商調整特別休假的排休細節，但即使符合前述考量，只要雙方未曾事先約定同意這些特休排休規定，雇主也不應事後才脅迫員工配合。

2. 企業實務操作建議：

企業開放以「小時」為最小單位讓員工申請特休已成趨勢。然而，若企業開放讓員工特休假以小時來計算，則這項「福利」對於仍在使用紙本假單、 Excel 管理人事資料的 HR 夥伴們可能是場災難，手動、人工計算需要耗費的時間成本恐怕難以估算。

建議有意推動小時特休的企業，從規定到系統都順應趨勢，採用數位化解方，為企業導入支援「精準時數計算」的自動化考勤系統，既符合企業展望、滿足員工需求，又能減輕 HR 夥伴的行政負擔。

特休沒用完可以換錢嗎？特休來不及用該怎麼辦？

勞工在企業任職達一定時長，不論正職、兼職、計時人員都應享有法定特別休假天數，若在職員工來不及把特休用完就離職或放到年度結算的日子（特休期滿將重新計算天數），這些「過期的特休天數」應該怎麼處理呢？

《勞基法》第 38 條第 4 項 規定年度終結或契約終止時，未休之日數之工資，雇主應發給工資，一般情況下，年度結算或離職時，還沒使用到的特休應該比照近一個月正常上班日的工資除以 30，將金額依照比例正確發給員工（未休假代金）。

法規同時也提到，在職員工如果到年度結算特休的時候，雇主可透過勞雇雙方協商，將今年度未休完的特休天數延到下一個年度合併計算，但只能延後一個年度（保留假）！

如果依照雙方約定延後一年，特休仍然沒用完，則仍然要將特休天數比照上班日工資換算發給員工（回到未休假代金）。

• 未休假代金：換算成勞工工資

無論沒休完的原因為何（忙碌、不想休、忘記休），雇主都必須折算工資給員工，也就是我們常說的「未休假代金」。

• 保留假：協商遞延（只能延一次）

經勞雇雙方「協商同意」後，特休得遞延至次一年度實施，也就是保留假作業。但若次一年度終結或契約終止仍未休完，則必須折現換成工資，不可再次遞延（若想延後計算特休，最多只能延一次）。

特休換成錢（未休假代金）的法定標準，是以勞工平常上班的薪水來計算，更精準一點說，是將「年度結算或員工正式離職最近一個月，在正常工作時間所得月薪除以30日」，作為特休用不完折現的一日工資。

應發特休工資 ＝（月薪／30）Ｘ未休完天數

※注意： 這裡的「月薪」不包含加班費，但包含伙食津貼、職務加給等經常性給予的薪資項目。

延伸閱讀：薪水怎麼算？一篇學會如何計算正職月薪與日薪

特休制度對於企業管理的挑戰

乍看之下，特休只是員工「放假」的制度，但在實際運作中，HR 面臨的往往是一連串隱形成本與管理難題：

1. 制度轉換造成計算風險：

雖然《勞基法》允許勞資雙方協商採行曆年制、學年制等特休計算制度，但法規亦明確規範：員工離職時，必須回歸「週年制」結算。

這意味著，平日管理採用曆年制的企業，每當有員工離職，HR 就必須切換邏輯、重新人工回推該員工的剩餘天數。算少了違法，算多了則是企業的直接成本損失，這對人資本就瑣碎繁重的工作內容是極大的考驗。

2. 特休時數演算複雜：

若企業開放以「小時」請休，再加上兼職人員需按工時比例計算特休，Excel 的公式邏輯將變得極度複雜。隨著員工人數增加，維護難度呈指數上升，一次人工出錯就可能導致薪資結果計算錯誤，引發不必要的勞資爭議。

3. 請假紀錄分散難以整合：

許多企業仍依賴紙本假單或通訊軟體（如 LINE）請假，導致請假紀錄與考勤、薪資系統脫鉤。每到月底算薪時，HR 往往需耗費大量時間逐筆核對：「這天缺勤是特休還是事假？」這種人工資料比對不僅效率低落，更是行政疏漏的溫床。

4. 到期提醒難以追蹤：

法規要求雇主需定期通知員工特休餘額（如年度終結或契約終止時）。若僅靠人工記憶或便利貼提醒，極易在忙碌中遺漏。一旦錯過通知期限或未結算工資，企業將直接面臨法規遵循的風險。

數位化轉型：從繁瑣工作中解放

面對上述挑戰，單靠人力堆疊已非長久之計。導入完善的雲端人資管理系統，能將複雜的特休邏輯與法規變更「數位化」。透過系統自動運算與推播提醒，企業不僅能大幅降低錯誤率與時間成本，更能讓 HR 團隊從機械式的核對作業中釋放，專注於更有價值的管理工作。

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鋒形科技 Femas HR 考勤系統，是為了解決台灣企業在面對勞基法與多元特休制度時的繁瑣與不確定性而打造。我們不只提供一套工具，而是提供一套「依法可用、實務好用」的完整解決方案。

1. 支援所有特休制度，一鍵精準計算

不論貴公司採「週年制」的直觀流程，或需比例換算的「曆年制」、「學年制」與「自行約定年度」，Femas HR 皆已內建完整計算邏輯。

設定好制度後，系統會依員工到職日自動運算特休天數，並在離職或年度結算時自動比對、檢核，讓計算不再充滿風險與不確定性。

2. App 線上請假，即時掌握特休餘額

員工可透過 Femas HR App 隨時查看特休餘額，並直接線上申請。主管簽核後即自動扣減、同步至考勤，不必再追著 Excel 或紙本紀錄跑，資訊即時又透明。

3. 特休到期自動提醒，與薪資完美連動

系統能在特休到期前自動通知員工，協助 HR 避免遺漏提醒。若需折現換算，系統亦能自動計算未休時數的未休假代金金額，並整合至薪資模組，確保算薪時每一筆都合規、無誤。

4. 彈性的遞延規則設定

Femas HR 支援設定特休遞延保留假期限、優先扣抵順序等細節。企業可依制度彈性調整，而 HR 再也不需人工追蹤或手動調整。

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