上個月勞動部新增《勞雇雙方約定工資給付日及工資給付指導原則》（延伸閱讀 >> 薪水不能太晚給！勞動部最新規定，配合系統是企業的最佳解方），讓許多企業開始重視「發薪」這件事情。想要在限制期限內準確完成發薪作業，其中很關鍵的重點就是：「整合員工的排班與差勤紀錄」，輸入企業的發薪規則與福利，讓系統自動計算與統計，減少人工算薪的時間，也降低也人為失誤機率。

許多企業透過Excel來紀錄出缺勤與算薪，網路上也有許多免費模板開放大家使用，為何還需要透過系統來協助企業計薪與發薪呢？讓我們先從薪酬計算面向來說明：

Excel的彈性不足，失誤風險高

算薪前需要自行準備前置作業，以人工方式輸入企業的薪酬結構、發薪條件等，還要比對勞工的出勤紀錄。此時若員工的職務類別眾多，福利與資格不同，需要分門別類彙整成不同表格，人工比對時必須耗費許多時間與心力，也容易在不留神時發生錯誤。

使用Excel計薪也非常考驗人資夥伴的功力，雖然網路上有眾多免費模板可以直接套用，但每間企業的規則或多或少有些不同，若擅自調整會有表格失針的風險。遇到人資夥伴工作接交時，因沒有統一的規則與邏輯，若多人共同使用表格，易因對規則理解不一，增加計薪困難與出錯率。

專業顧問協助建置，一步步檢驗確認

使用系統初期，會有專門的顧問與您一對一確認企業對於員工薪資計算的規則，將不同薪酬結構的的人員分別建置系統中，並針對使用夥伴進行教學，以便未來法規修改或是企業想新增規則、福利時，能夠自行操作調整。同時也能搭配系統中的附加功能，自動依員工薪資帶入勞健保級距，人資夥伴也能從後台自行調整，薪資計算時會自動扣除員工應負擔部分，也會產出每位員工的薪資單，讓企業提供給員工，了解自己的薪酬結構與每筆扣款的原因。

最重要的是：系統會自動提醒法規更新

近年法規更新頻繁，甚至有新的保險法，每年的保險費率、級距也都會有所調整，導致企業與員工負擔費用變動。若企業使用Excel計薪，每次法規更新就會需要人工調整，先不說調整後的公式是完全無誤的，有時甚至忙碌到連新法規都沒注意到。若因為來不及更新而算錯薪水，甚至因此觸法、遭受高額罰鍰，為了省系統費用而因小失大，得不償失，也是近年各大企業開始推薦使用人資系統的主因。
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若使用 Femas HR 人資系統，除了自動提醒法規更新外，使用者也可以自行選擇是否要套用新版本，並非硬性更新，讓企業與使用者有足夠的時間緩衝，避免突然更新後對於法規的不適應。合適的人資系統能幫助企業降低管理的時間成本，以及避免不必要的勞資糾紛與爭議，也是專家推薦使用人資系統的原因。

人資專家：模組整合省時省力，提升工作最高效率！

企業使用Excel進行人事管理，需將員工的差勤紀錄匯入，再轉貼至符合該員工的薪酬規則進行算薪，過程中有許多人為作業的步驟（篩選、複製、貼上、輸入公式等），容易失誤而導致錯誤的結果；另外當企業的員工數量增加時，Excel表格的規模也隨之增加，易使表格變得複雜且難以擴充，整體作業時間高達數小時，甚至需要好幾天才能完成。

專家建議使用 Femas HR 人資系統，直接將差勤紀錄轉入薪酬模組中，讓系統自動套入預先設置好的新酬結構規則中，計算員工該月薪資與所需負擔費用，使用者只需花3分鐘設定報表區間，調整需要呈現的內容，就能自動產出符合設定的表單，節省整理報表的時間與人力，行政流程變得不再繁瑣複雜，也讓企業夥伴把時間與精神留給更有價值的事情，才能更好地應對公司的發展需求。