202303期更新月報:還在用Excel花3小時算薪?人資專家教你3分鐘搞定!|Femas HR – 系統介紹

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因為專注於人資領域,所以能精湛的解決問題
202303期更新月報:還在用Excel花3小時算薪?人資專家教你3分鐘搞定!|Femas HR - 系統介紹

202303期更新月報:還在用Excel花3小時算薪?人資專家教你3分鐘搞定!|Femas HR – 系統介紹

勞動部新增指導原則
▲ 勞動部新增指導原則(內容截取自勞動部)

上個月勞動部新增《勞雇雙方約定工資給付日及工資給付指導原則》(延伸閱讀 >> 薪水不能太晚給!勞動部最新規定,配合系統是企業的最佳解方),讓許多企業開始重視「發薪」這件事情。想要在限制期限內準確完成發薪作業,其中很關鍵的重點就是:「整合員工的排班與差勤紀錄」,輸入企業的發薪規則與福利,讓系統自動計算與統計,減少人工算薪的時間,也降低也人為失誤機率。

許多企業透過Excel來紀錄出缺勤與算薪,網路上也有許多免費模板開放大家使用,為何還需要透過系統來協助企業計薪與發薪呢?讓我們先從薪酬計算面向來說明:

Excel的彈性不足,失誤風險高

算薪前需要自行準備前置作業,以人工方式輸入企業的薪酬結構、發薪條件等,還要比對勞工的出勤紀錄。此時若員工的職務類別眾多,福利與資格不同,需要分門別類彙整成不同表格,人工比對時必須耗費許多時間與心力,也容易在不留神時發生錯誤。

用Excel用到頭痛
▲ 使用Execl進行人事管理不僅過程複雜,也易人為疏失
 

使用Excel計薪也非常考驗人資夥伴的功力,雖然網路上有眾多免費模板可以直接套用,但每間企業的規則或多或少有些不同,若擅自調整會有表格失針的風險。遇到人資夥伴工作接交時,因沒有統一的規則與邏輯,若多人共同使用表格,易因對規則理解不一,增加計薪困難與出錯率。

專業顧問協助建置,一步步檢驗確認

使用系統初期,會有專門的顧問與您一對一確認企業對於員工薪資計算的規則,將不同薪酬結構的的人員分別建置系統中,並針對使用夥伴進行教學,以便未來法規修改或是企業想新增規則、福利時,能夠自行操作調整。同時也能搭配系統中的附加功能,自動依員工薪資帶入勞健保級距,人資夥伴也能從後台自行調整,薪資計算時會自動扣除員工應負擔部分,也會產出每位員工的薪資單,讓企業提供給員工,了解自己的薪酬結構與每筆扣款的原因。

專業顧問協助導入
▲ 專業顧問與您一同確認企業規則、法規規定

 

最重要的是:系統會自動提醒法規更新

近年法規更新頻繁,甚至有新的保險法,每年的保險費率、級距也都會有所調整,導致企業與員工負擔費用變動。若企業使用Excel計薪,每次法規更新就會需要人工調整,先不說調整後的公式是完全無誤的,有時甚至忙碌到連新法規都沒注意到。若因為來不及更新而算錯薪水,甚至因此觸法、遭受高額罰鍰,為了省系統費用而因小失大,得不償失,也是近年各大企業開始推薦使用人資系統的主因。 。

延伸閱讀 >> 最常被開罰的勞檢項目!單月裁罰金額高達764萬元

若使用 Femas HR 人資系統,除了自動提醒法規更新外,使用者也可以自行選擇是否要套用新版本,並非硬性更新,讓企業與使用者有足夠的時間緩衝,避免突然更新後對於法規的不適應。合適的人資系統能幫助企業降低管理的時間成本,以及避免不必要的勞資糾紛與爭議,也是專家推薦使用人資系統的原因。

人資專家:模組整合省時省力,提升工作最高效率!

企業使用Excel進行人事管理,需將員工的差勤紀錄匯入,再轉貼至符合該員工的薪酬規則進行算薪,過程中有許多人為作業的步驟(篩選、複製、貼上、輸入公式等),容易失誤而導致錯誤的結果;另外當企業的員工數量增加時,Excel表格的規模也隨之增加,易使表格變得複雜且難以擴充,整體作業時間高達數小時,甚至需要好幾天才能完成。

專家建議使用 Femas HR 人資系統,直接將差勤紀錄轉入薪酬模組中,讓系統自動套入預先設置好的新酬結構規則中,計算員工該月薪資與所需負擔費用,使用者只需花3分鐘設定報表區間,調整需要呈現的內容,就能自動產出符合設定的表單,節省整理報表的時間與人力,行政流程變得不再繁瑣複雜,也讓企業夥伴把時間與精神留給更有價值的事情,才能更好地應對公司的發展需求。

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