最適合零售、餐飲業排班的人資系統：精準空班規劃與技巧運用，讓團隊作業效率大幅提升！｜Femas HR – 鋒形科技
暑假將至，是許多餐飲、零售業開始大量徵工讀生的時間，當一間企業或門市員工突然海量增加，這時如何有效安排每位員工的上班時間，負責崗位就是相當重要的事情，若一不注意未安排妥當，會有開天窗的情況發生；若未留意法規規定，有可能在不知情的情況下觸法，引來勞檢及高額罰鍰。
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眾多員工的情況下，最大的管理難題就是 – 空班規畫。「空班」是指員工兩頭班，中間沒上班的時間，大多發生在餐飲、零售及服務業。這些產業需要有人在現場生產或服務客戶，因此每個人的休息時間不同，員工與員工間必須輪流休息，且午餐、晚餐之間間隔很長，而這中間不上班的時間就是所謂的空班。
鋒形科技服務過許多餐飲業客戶，分享一次深刻的拜訪印象。在尚未了解客戶真正需求時，我們通常會先逐項介紹 Femas HR 的系統功能，讓對方先大致了解我們提供的服務，再細項詢問其特殊之需求。而在我們開始介紹 Femas HR 功能後沒多久，客戶便按捺不住了，直接問道：「我看我們還是先提出我們的需求，看你們是否可以作到，這樣會比較有效率」。
難得遇到如此清楚自己需求的企業，直接開門見山、條列式的表達需求，期待能用最高效率找到合適的人資系統，這時他們提出條件：
「我們的排班方式是分時排班，像甘特圖那樣，你們可以做到嗎？」
而我們能有自信、拍著胸脯的說：「我們能！」
分時排班是餐飲、零售業排班最特殊的地方，由於這類行業有淡季、旺季，或淡日、旺日之分，因此人力的調度是很大的挑戰。有時好日子，客人爆滿，就必須加派人手；有時人少，為了節省成本，就會提早收工。上班時間與上班族不同，無法固定安排，訂不出一個固定的上班時間（班別）。
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我們花了不少力氣解釋 Femas HR 人事管理系統的設計與配套措施，客戶漸漸安心，慢慢表情出現了光彩。詢問的客戶是大型連鎖餐飲集團資訊主管，而鋒形科技的業務團隊擁有豐富經驗，在談話間能了解企業內部的的實務狀況，所以能夠一針見血的點出需求與困難點，若遇到經驗不足的銷售顧問或軟體開發者，可能會難以理解整個故事與需求來龍去脈。大部分的人資排班系統是用「班別」來設計，比較容易加上遲到、早退、曠職、緩衝等等判斷邏輯，但若沒有保留足夠的彈性空間，便無法因應餐飲、零售業這些上下班時間不固定的產業。若採用客製方式，又會因為是 BY CASE ，需要另外加上一些邏輯設定，但使用者不可能一開始就把所有需求都清楚描述，因為要等到實際使用系統後才會知道，也導致客製的時間與費用成本不斷上升，甚至一改再改，最終仍以失敗收場。
尤其餐飲、零售業排班時，有可能出現調店支援，必須分攤營運成本等種種需求，這些種種複雜的狀況，都是絕大多數HR系統無法處理的問題。 Femas HR 考慮到此困境，將系統昇華成集團模式，可以同時支援排班、調店協助等問題，降低企業夥伴負責相關工作事項的困擾，也加速人事管理的效率，讓企業同仁能將時間省下，做更多營業策略上的規劃。
