【議題分享】餐飲零售業因排班的需求而產生的人資系統解決之道，例：工讀生排班 / 分店管理｜FemasHR
門市排班到底有什麼特別？
先說重點，餐飲業、零售業、服務業，這幾個行業大概是人力管理變動性最大的行業。以餐廳門市為例，如果今天剛好附近有展覽或活動，用餐時間可能就會湧入大量人潮，也就是所謂的旺日。
門市店長通常也都訓練有素，事前大概就會掌握一部分「情資」，當天會多排人力上班，不過人力到底要哪來？當然除了正職員工外，就是找固定配合的工讀生，請他當天前來幫忙。有些餐廳，工讀生不夠，就會再找「臨時人員」，基本上就是員工的親朋好友、或是街坊鄰居。。
有時，有些店比較缺人，有些店有多的人手，還會派人過去別的店支援。。
正職人員在加上工讀生、臨時人員，以及其他門市過來支援的人力，就構成了今天來餐廳上班人員的「班表」。
店長有三頭六臂？怎麼管理好門市員工？
其實除了剛剛講的班表，其實門市店長責任重大，還包含進貨、銷貨、餐點（餐飲業）、盤點、打烊、清潔等等工作。不過人的變數很大，如果今天臨時有人沒辦法來，可能就會影響服務品質，或是影響門市銷售工作，這些變數都會左右一個門市的業績，如果沒管理好甚至可能出現食安問題等。
通常進貨銷貨或餐點這些，一般的餐飲零售業門市都會有POS這種系統來協助，但是這種系統通常不是設計來處理人力資源問題，所以類似排班、排休、請假這類問題，就會是另一個麻煩的工作。
如果員工沒辦法來上班，班表是否就要趕快修改？並且找人來支援？如果現在外場人手不夠，是不是要請櫃檯或內場有空的人支援？那班表上面就要標示那位員工去支援外場。
如果是迷你小店，這些問題都很好調整，但如果門市人數一多，這些問題其實很難都靠人腦記住，因為一個不小心可能就讓某些人工作過量，變成超時。
連鎖餐飲零售管理的挑戰
以上描述，其實都還只是日常工作的一部分，但站在總公司的管理角度來看，問題只會多不會少。
以筆者過去輔導的案例為例，會遇到的問題：
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店長跟某些員工要好，員工出勤異常店長可能會直接幫忙改班表，造成其他員工不滿。
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今天臨時報到一個員工，總公司還沒把人事資料建檔，門市沒辦法先讓他打卡上班做記錄。
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工讀生要上課，所以上班時間不能按照一般正常員工，需要保持彈性，但是又要按照法規給他特休。
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門市店長對於法規不是很熟悉，或有時因為忙碌沒注意，結果讓員工連續排班超過法規標準
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因為沒有用系統，總公司請店長先檢核出缺勤，並且幫忙算薪水，到總公司再算一次，但結果還是出錯，給員工工時多算，多發薪水
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想要讓店長排好班表後，一段時間內可以修改，超過後就不能再改，要由總公司或門市督導來改，但是系統沒辦法配合
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A門市派人支援B門市，這個部分的人事成本應該要B門市分攤
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因為排班表時沒算清楚人力，結果造成某些崗位人力不足，不小心出現事故
人力管理缺失會有哪些風險？如何用工具來協助解決？
勞基法為了保障員工，對於企業有很多規範，當然也就有違反法令的罰則，而且有些罰款相當重，對於企業來說，若管理上出現缺失，一個不小心可能就會被主管機關重罰，當然，也有可能會因為人力調度失當，出現職業災害的風險，不可不慎
就人力管理工作來說，目前已經不是過去很多管理工作都還要靠人力慢慢檢核、計算的年代，資訊系統也配合第一線的管理工作實務，有了很長足的進步，前面筆者所提到的輔導問題，其實都有了不錯的解決方案。
餐飲零售業的經營者、人力資源管理者在運用人力資源管理系統工具的時候，應該要有更前瞻的視野，應該要把實務面遇到的各種問題，拿來跟資訊工具廠商討論，確保資訊廠商已經有產業充足的相關經驗（就零售餐飲業來說，最好已經有產業客戶10家以上），並且有合適的功能或配套作法，也應該充分了解工具業者在未來的規劃跟發展方向，以及本身財務狀況是否健全。
延伸閱讀：適合餐飲業、零售業的人資排班系統
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