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【議題分享】餐飲零售業因排班的需求而產生的人資系統解決之道,例:工讀生排班 / 分店管理|FemasHR

門市排班到底有什麼特別?

先說重點,餐飲業、零售業、服務業,這幾個行業大概是人力管理變動性最大的行業。以餐廳門市為例,如果今天剛好附近有展覽或活動,用餐時間可能就會湧入大量人潮,也就是所謂的旺日。

門市店長通常也都訓練有素,事前大概就會掌握一部分「情資」,當天會多排人力上班,不過人力到底要哪來?當然除了正職員工外,就是找固定配合的工讀生,請他當天前來幫忙。有些餐廳,工讀生不夠,就會再找「臨時人員」,基本上就是員工的親朋好友、或是街坊鄰居。。

有時,有些店比較缺人,有些店有多的人手,還會派人過去別的店支援。。

正職人員在加上工讀生、臨時人員,以及其他門市過來支援的人力,就構成了今天來餐廳上班人員的「班表」。

 

店長有三頭六臂?怎麼管理好門市員工?

其實除了剛剛講的班表,其實門市店長責任重大,還包含進貨、銷貨、餐點(餐飲業)、盤點、打烊、清潔等等工作。不過人的變數很大,如果今天臨時有人沒辦法來,可能就會影響服務品質,或是影響門市銷售工作,這些變數都會左右一個門市的業績,如果沒管理好甚至可能出現食安問題等。

通常進貨銷貨或餐點這些,一般的餐飲零售業門市都會有POS這種系統來協助,但是這種系統通常不是設計來處理人力資源問題,所以類似排班、排休、請假這類問題,就會是另一個麻煩的工作。

如果員工沒辦法來上班,班表是否就要趕快修改?並且找人來支援?如果現在外場人手不夠,是不是要請櫃檯或內場有空的人支援?那班表上面就要標示那位員工去支援外場。

如果是迷你小店,這些問題都很好調整,但如果門市人數一多,這些問題其實很難都靠人腦記住,因為一個不小心可能就讓某些人工作過量,變成超時。

 

連鎖餐飲零售管理的挑戰

以上描述,其實都還只是日常工作的一部分,但站在總公司的管理角度來看,問題只會多不會少。

以筆者過去輔導的案例為例,會遇到的問題:

  1. 店長跟某些員工要好,員工出勤異常店長可能會直接幫忙改班表,造成其他員工不滿。

  2. 今天臨時報到一個員工,總公司還沒把人事資料建檔,門市沒辦法先讓他打卡上班做記錄。

  3. 工讀生要上課,所以上班時間不能按照一般正常員工,需要保持彈性,但是又要按照法規給他特休。

  4. 門市店長對於法規不是很熟悉,或有時因為忙碌沒注意,結果讓員工連續排班超過法規標準

  5. 因為沒有用系統,總公司請店長先檢核出缺勤,並且幫忙算薪水,到總公司再算一次,但結果還是出錯,給員工工時多算,多發薪水

  6. 想要讓店長排好班表後,一段時間內可以修改,超過後就不能再改,要由總公司或門市督導來改,但是系統沒辦法配合

  7. A門市派人支援B門市,這個部分的人事成本應該要B門市分攤

  8. 因為排班表時沒算清楚人力,結果造成某些崗位人力不足,不小心出現事故

 

人力管理缺失會有哪些風險?如何用工具來協助解決?

勞基法為了保障員工,對於企業有很多規範,當然也就有違反法令的罰則,而且有些罰款相當重,對於企業來說,若管理上出現缺失,一個不小心可能就會被主管機關重罰,當然,也有可能會因為人力調度失當,出現職業災害的風險,不可不慎

就人力管理工作來說,目前已經不是過去很多管理工作都還要靠人力慢慢檢核、計算的年代,資訊系統也配合第一線的管理工作實務,有了很長足的進步,前面筆者所提到的輔導問題,其實都有了不錯的解決方案。

餐飲零售業的經營者、人力資源管理者在運用人力資源管理系統工具的時候,應該要有更前瞻的視野,應該要把實務面遇到的各種問題,拿來跟資訊工具廠商討論,確保資訊廠商已經有產業充足的相關經驗(就零售餐飲業來說,最好已經有產業客戶10家以上),並且有合適的功能或配套作法,也應該充分了解工具業者在未來的規劃跟發展方向,以及本身財務狀況是否健全。

 

延伸閱讀:適合餐飲業、零售業的人資排班系統


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