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因為專注於人資領域,所以能精湛的解決問題
鋒形人資系統 遠端工作

【時事解析】在家工作(遠距上班)如何管理出勤打卡?人資系統如何超前部署?|FemasHR

2020過完農曆年,全世界各種企業就受到新冠肺炎的衝擊,為了降低感染機會,不得不保持社交距離(Social Distancing),要求員工彈性上班,甚至開始分流上班,啟動在家工作(遠距工作),或稱居家辦公(Work from home, WFH),也就是所謂的【電傳勞動】的一種模式。

對於企業負責管理員工上下班出勤打卡的HR來說,備妥居家辦公的應變方案,就變成人資單位一個重要課題。筆者所在的幾個人資群,就經常看到各種各樣這類的討論。也有相關文章或報導,建議該怎麼來妥善實施居家辦公

 

企業須具備出勤紀錄

當然,回歸到勞基法的基本規定,企業必須置備【出勤紀錄】這個最基本的要求,許多企業也採用了線上打卡,類似LINE打卡(或用LINE回報來記錄上班時間)的方式,或是讓員工透過自行線上填寫出勤時間的方式來管理。

乍看之下,居家班公其實並不困難,只要能夠讓員工在家打卡,產生出勤紀錄,就可以符合法規,HR也能夠完成管理工作。但實務上來說,後續的問題也會逐步顯現。

由於在家打卡或線上填寫出勤紀錄的關係,HR無法確認員工是否在家維持工作狀態,或是外出處理私人事務,因此衍生管理上的問題:究竟員工是否真的在家上班了?員工如果必須離家,如何請假?如何正確計算請假跟出勤的時間?

而當員工請假時,主管應如何簽核員工的請假單?主管如何及早知道員工要請假外出,從而合理規劃員工的工作任務?(因為在家辦公不比在公司工作,要運作成功,很重要的一件事情,就是要能夠妥當的規畫員工任務,從任務來觀察員工工作狀況)

另外,由於各級主管與HR可能都會在家工作,無法在第一線知道所有員工的出勤狀況,要用什麼方式,能夠每天快速知道所有同仁是否正常”上班”?以及到了月底,如何依照人事出勤規章,快速計算員工的出缺勤,以及員工的薪水、加班費、以及事病假扣薪等項目?同時又能夠讓一樣居家上班的主管查核薪資計算結果呢?

這些種種問題,其實都有妥善的工具可以來協助。

 

使用工具解決員工資料紀錄的問題

以筆者服務的 Femas HR 雲端人資系統 (femashr.com) 為例,差勤系統提供了APP,員工可以在家打卡,產生工作出勤紀錄。而我們的客戶,為了確保員工確實居家辦公,事先於系統內設定員工居家上班的地理位置,員工使用APP打卡時,系統便會檢核是否在這些位置內,若否,就會限制他打卡。

另外,當員工有事必須外出無法工作,則可以透過APP(請假系統)填寫請假單,若是就醫,也可以用APP拍照就醫證明,夾帶到請假單內(系統會自動依照員工填寫的開始結束日期時間算出實際請假時數,時數員工不能隨意填寫,若當天是排休,就不會扣請假時數),送出後,系統便會傳送手機APP訊息通知給主管,提醒主管要開APP簽核。

主管收到假單,便能及早調整員工的工作任務,簽核後員工也能夠很快收到通知。而且,因應企業有規定,請假天數超過一定規定,可能要向上送到更高主管,系統也會自動管控,依照規定決定是否上呈簽核。

而透過雲端HR人資系統的自動管控,請假天數不夠不能送出假單,而且如果請假時間長度跟實際打卡時間無法銜接覆蓋,系統也會隨時自動計算出勤時數,時數不足便會檢核為異常,並透過信件或APP發出出勤異常通知給當事人或主管與HR(主管收到部門員工的異常,HR則收到全體員工的異常)。

每天或每周,或者每月月底,HR人資管理者可以很快從系統內調出出缺勤統計數字報表,查核是否有出勤異常狀況,或者提醒員工應該要補上證明文件。

每月月底,除了檢查各種出勤異常,只要依照系統事先設定的薪資計算項目與規則,就可以透過薪資系統功能,點選產生薪資資料,系統便能夠快速統計所有出勤資料,依照設定好的計薪公式,算出每一個人每一個加項或扣項薪資項目的金額,以及二代健保補充保費、代扣所得稅等等。

而如果很不巧,公司需要居家隔離14天,HR如何把薪水計算出來並且轉帳發薪?這部分系統也已經都想好了,只要依照事先設定好的銀行轉帳格式,發薪後就可以快速產生銀行要的轉帳媒體檔案格式,只要將該格式傳送給銀行或自行在網路銀行上傳檔案就可以。

以上種種這些來自系統的超前部署設計,企業與HR人資部門都可以在受到疫情衝擊,不得不全面居家辦公的情況下,順利完成合規與合情的管理工作,也讓企業不論未來是否要繼續居家辦公,隨時部分或全面重回公司辦公的考量下,能夠妥善的順利運作。

本文轉載自 Jerry Lee專家部落格 (鋒形科技公司 行銷業務總監)

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