【議題分享】企業如何從「規劃」開始應對疫情?鋒形科技的「行動能力」之路｜FemasHR

我們在上一篇〈甚麼是企業「行動能力」?讓企業具備「因應衝擊」的硬實力〉中提到行動能力的定義，但要如何付諸實行，讓企業能進一步學習新的工作模式，以度過接續發生的問題呢?鋒形科技FemasHR，在本篇介紹公司內部如何規劃具備「行動能力」

企業行動能力：

一、針對疫情，擬定計畫

新冠疫情在2020年初還沒有那麼嚴重，但是在過年前，我們就考慮到-「萬一疫情進一步擴散時，企業該如何因應?」因此，我們在過年期間就緊急發佈「武漢肺炎、流感防疫宣導暨因應措施」。第一波先從「系統」、「簡訊」同步發佈公告，讓公司夥伴可以在假期間馬上收到消息。並在開工後於最快時間擬定文書公告，開會期間再次提醒公司夥伴。雖然公司還未有成員受到感染，但已經先做好事前的規劃！

二、付諸行動，具體實行

除了提醒公司夥伴注意疫情外，公司也特別針對幾個項目具體行動

1.規定夥伴們上班穿戴口罩辦公，降低被感染風險

2.每日定時以耳溫槍測量夥伴體溫，掌握夥伴們健康狀況

3.關心請病假夥伴的健康狀況

三、善用遠端工具，安排內外溝通流程

災難甚麼時候會降臨，沒有人可以預料。事前做好準備，是唯一的方法。首先，重要事項與規劃資訊全部都要在雲端有備份，規劃對內對外的溝通管道與方式。

對內，排定好適合的系統。善用各種雲端的工具，譬如 Femas HR APP打卡、Femas HR 線上請假簽核、google calendar及google hangout，把所有要處理的工作條列出來；如果溝通的事項可以文字呈現，則運用slack以及line溝通。比較正式的會議，要求成員以線上會議露臉的方式參加。讓公司內部不會因為無法在同一個環境下工作而中斷。

對外，提供客戶的服務當然不能斷，除了讓客戶可以運用線上系統即時溝通外，我們也考慮到「如果是來電如何處理」，馬上安排雲端總機的設定與測試。對於 HR 人資管理者來說，則是要善加運用 Femas HR 雲端人資系統的薪資管理模組，即便在家辦公，也能夠持續掌握人員打卡出勤狀況，同時，每月仍然可以正常產出薪資清冊，以及薪資單等。

同時，為了避免部分工具夥伴沒有使用經驗，我們也特別安排IT人員開課指導。畢竟，「使用遠端工具的能力」也是「行動能力」的必備條件之一。

四、工作內容劃分，彈性分配

在辦公室工作與遠端工作的氛圍與型態完全不同，如果換成工具，企業「工作的彈性劃分能力」勢必受到考驗，所以我們特別針對各部門的工作做出拆解，避免疫情來臨時促不及防。同時也請各部門主管提出應變方案，像是「工具是否讓夥伴攜帶回家」、「部分資料是否可以先行上傳至雲端」。

五、反覆調整，溝通再溝通

儘管安排好計畫，但頭幾次操作時不免讓人手忙腳亂，畢竟平常大家習慣面對面溝通，突然要換作線上交流或遠端溝通，不習慣就是不習慣。針對此點，公司也進行反覆的測試與溝通，包含工具本身的品質是否會影響溝通；或是會議進行順不順暢。整體而言，我們期望提升企業內「運用工具溝通的能力」，藉此提高「行動能力」。

未來，疫情會如何發展，我們無法預知。而目前我們尚在克服部分技術問題。企業想具備「行動能力」，真的沒有表面上看那麼簡單呢。