煩惱如何排班？掌握這3種排班技巧，優化人力配置

在企業管理中，妥善安排員工上下班時間一直以來是許多公司面臨的大問題，合理且有效的排班制度，不僅能提高工作效率，也能讓員工感到被重視，增加工作滿意度與甘願付出的心。

雖然法規已經明訂許多排班規範，但在實務操作中，仍時常面臨各種挑戰，例如如何在遵守法規的前提下，確保人力充足，同時也不過度浪費資源，甚至還能保持靈活以應付突發狀況等。

本文將彙整幾種常見的排班制度與使用技巧，幫助企業雇主、HR或管理者更好掌握人力配置，提升運營效率。

排班制度有哪幾種？

除了依照政府行政機關辦公日曆表上班的公司（俗稱見紅休），也有許多行業的上班時間與行政院發布的行事曆不同，這時候就會需要企業雇主、人資或管理者進行排班規劃，確保人力支援與安排，才能讓企業穩定運營，以下分享幾種常見的排班制度：

1. 固定班

固定班指的是工作、休息與加班時間固定，例如早班、晚班時間固定，可能每月或更長時間做調整。固定班表的優點是規則簡單，執行上也更明確，讓員工能提前安排個人生活。常用於製造、客服、服務、旅宿等產業。

2. 彈性班

彈性班表是指員工沒有固定配合的班別，由企業雇主、人資或管理者蒐集員工的上班時段意願後，依照各員工能力進行相關安排。這樣的制度與排班方式常出現在時薪員工多的零售、服務業。

同時員工若有不能配合的時段也可以提早避開，不過不同班段要負責的項目可能會有些不同，此時管理者需要有良好的溝通與管理水平，讓員工知道自己上的班段，主要負責項目有哪些，以及如何完成，避免因工作時間靈活而影響到團隊與工作進度。

3. 變形工時

政府目前有「一例一休」的規定，基本上就是每周要有一個休息日及一個例假日，但因為不同行業會有特別需求，因此政府針對特定產業放寬限制，提供雙週、四週及八週變形工時讓企業可以更彈性安排員工的工作時間，但一樣給予員工該有的保障與權益。

以下間單說明一例一休與變形工時的制度差異：

• 一例一休：每週（7日）至少應有1個例假日、1個休息日，目前適用勞基法的行業皆需符合此制度。
• 雙週變形工時：每週（7日）至少應有1個例假日，每2週內的例假及休息日至少應有4日，適用勞基法的行業若排班、人力資源週轉不過來，可以使用此制度。
• 四週變形工時：每2週內至少應有2個例假日，每4週內的例假及休息日至少應有8日，餐飲、服務及銀行業常使用。
• 八週變形工時：每週（7日）至少應有1個例假日，每8週內的例假及休息日至少應有16日，製造、運輸產業常使用。

如何排班不違法？

企業雇主、人資或管理者在排班時，一定要先搞清楚勞動相關法規規定，例如一例一休規定每週要員工的非工作日為兩天，且每日不得超過8小時，每週不得超過40小時等，雙週、四週及八週變形工時也有各自相關的規定，然而要熟悉這些法規並不簡單，且政府時不時會更新相關規定，企業需要隨時留意，還要花時間去了解法規應用。

用Excel或是紙本排班時，常發生沒有特別注意到安排時間，不小心連續排班超過法定規定，例如違反一例一休，導致員工沒有得到應得休息時間。建議管理者安排班表時，優先安排員工的例假日、休息日及國定假日，確認好這些屬於員工權益的日子，再安排上班的日子，比較不會出現違法情況，當然最快的解決方式，就是推薦企業使用人資系統進行人事管理。

像鋒形科技的 Femas HR，由一群專業團隊負責留意法規資訊，並將更新的法規寫入排班系統，提醒用戶更新項目、日期等等，以今年的基本工資調整來說，更可以讓企業一鍵套用，節省很多理解法規的時間，且透過鋒形的專業團隊的把關，讓企業放心在合法合規的情況下運營，避免不小心觸法，還要花很大的心力面臨檢查與罰鍰。

3種排班技巧

對於排班需求密切的產業來說，如何妥善進行人力配置非常重要，分享3個常見的排班技巧：

1. 制定明確的排班和休假制度

清晰且透明的排班制度除了能讓員工有效安排自己的工作與休假安排外，也能有效避免員工之間因崗位、時間等責任不明確而產生誤解或矛盾，建議企業雇主、HR或管理者根據工作內容需求與員工意願，提前規劃排班並公布，讓員工確認班表時間與負責項目是可行的，有什麼問題也能盡快調整。

舉例來說，以一例一休為例，若要讓員工彈性自行劃假，排班管理者可以向員工說明目前企業適用的規範，讓員工自行在兩週前劃假（1個例假日與1個休息日），再將剩餘的時間依人力現況進行安排。

假設員工小鋒希望星期一與星期五休息（1個例假日與1個休息日），管理者盡可能將小鋒的上班時間安排於星期二、星期三、星期四、星期六與星期日，至少先確認員工每週的休息狀況有符合目前法規。

2. 資深員工與搭配新進同仁

讓資深員工與新進同仁搭配，可以提高新人學習的速度，資深員工可以從旁協助，減少新人因經驗不足帶來的風險，雙方在互動過程中也能有效的達到經驗傳承的效果，甚至能在搭配互動中，形成良好的合作氛圍，讓團隊更和諧、有效率。

3. 尖峰與離峰時段的人力調配

對服務、餐飲、零售等需要直接在一線服務顧客的產業來說，管理者需要觀察門市的人流情況，不同時段的工作業務量，甚至是不同時段哪些商品、服務最熱銷，這些項目需要多少人力等等，天氣及特殊節日也是影響客人數的重要因素，根據種種因素去推估需要哪些人力支援，提早與員工協調出勤，調整人力分配，確保尖峰時間有足夠的人力，能夠靈活進行人力調配，避免人力資源浪費或不足，也能有效控制人事成本。

利用排班系統提升排班效率

現在科技發展迅速，AI趨勢興起，加上輝達(nvidia)共同創辦人暨執行長黃仁勳帶動話題，然而根據2024企業用人與AI趨勢調查結果指出，目前人資領域中僅5%企業透過AI進行招募或人事管理，顯然仍有很大發展空間。

這表示AI議題雖然熱門，但在實際應用於人資領域中的普遍程度低，推測可能原因是企業認為AI技術投入成本高，對中小企業來說無法負荷，但實際情況並非如此，其實可以透過導入雲端人資系統，達到以AI技術縮短招募與人事管理成本的目的，費用同樣可以獲得控制。

以 Femas HR 為例子，鋒形科技的系統顧問會在事前與企業雇主、人資及管理者確認排班規定，再將規定寫入系統內，未來企業使用時，只需要直接於排班系統內安排人力，若有與一開始的系統規定不符之情況，系統會有一個防呆機制，自動跳出提醒說明哪未員工不符合當前設定之規則，讓排班的人一眼就知道問題出在哪，即時更改。

Femas HR 雲端人資系統持續進化，以不斷優化的功能支援您的人事管理需求。

我們期待能夠成為您的最佳合作夥伴，協助您在人資管理領域取得更大的成功！