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勞動檢查要點

企業人資必知的勞動檢查重點違規項目:特別休假和出勤紀錄|Femas HR x 瀛睿律師事務所

前言

政府為提供勞工安全衛生之工作環境,保障勞工身心健康及基本勞動權益,所以訂定相關勞動法令予以規範,例如勞動基準法(下稱勞基法)、性別工作平等法、勞工退休金條例、職業安全衛生法等等,並賦予雇主有應作為之義務,而「勞動檢查」正是政府為了驗收雇主或公司是否有遵守上開勞動法令的要求及提供的工作場所是否安全衛生,所派人實施的檢查。

 

那麼勞動檢查是如何發動的?有兩種途徑:通常每年3月開始,由政府、地方主管機關以電腦隨機抽樣開始進行專案勞檢,另一種是勞工覺得公司或雇主有違反相關勞動法令的情形去檢舉時,也會促使政府發動勞檢,並且由熟悉勞動法令及勞資關係等專業知識之檢查員執行,如果發現雇主或公司有違反的情形時,會以書面通知立即改正或限期改善,或是裁定罰鍰,甚至會公布公司名稱和負責人的姓名,不可不慎!

 

以下就要介紹兩個勞動檢查的熱門違規項目,也就是「特別休假」和「出勤紀錄」。

特別休假

特休天數

勞基法規定勞工在同一間公司待滿一定的年資之後,會分別給予不同天數的特別休假,是立法者在一例一休(例假及休息日)外,課以雇主另給勞工的放假日,而且還是屬於「有薪休假」,在特別休假的期間,法律規定雇主仍然要發給勞工工資。

 

所以特別休假制度不只是一項福利,更是勞工的法定休息權利,其目的在於雇主維護勞工健康,使勞工有較長之放假日從事休息或休閒旅遊活動,讓勞工恢復工作後所產生的身心疲累,用以增進勞工生活品質及工作效率,保持應有的勞動力與戰鬥力。

 

勞基法第38條就規定,勞工在同一公司工作滿一定期間,雇主應給予多少特休天數,以下有整理表格供讀者方便對照。另外再特別提醒當勞工符合一定年資而有一定的特休天數時,雇主一定要在符合條件之日起30天內告訴勞工!

 
年資特休天數
6個月以上 未滿1年3日
1年7日
2年10日
3年-4年14日
5年-9年15日
10年以上每一年加給1日, 加到30日為止 

周年制:以勞工之「到職日」計算

假設甲勞工於A公司之到職日期為民國(下同)107年7月1日,繼續工作至108年1月1日,因工作年資已滿6個月以上未滿1年,雇主應給予3天之特別休假;如繼續工作至108年7月1日,因工作年資已滿1年,雇主應給予7天之特別休假,其後以此類推。

優點:最符合勞基法的文義解釋,所以主管機關通常都會建議老闆們採用週年制,這樣最不容易發生爭議,因為很簡單就可以看出雇主有沒有依照法令給足特休天數。

缺點:因為每一個勞工到職的時間不一定,依法條規定雇主又要做到「主動」通知的動作,如果沒有系統化管理,會耗費很多人力,也會對人資造成很大的壓力。

歷年制:

不管勞工什麼時候到職,一律以每年的1月1日到12月31日(即每年)為年度終結日計算 假設甲勞工於A公司之到職日期為107年7月1日,到108年1月1日即到職滿6個月,與周年制一樣有3天特別休假,不同的地方在於從108年1月1日到6月30日間,因為到職滿1年會有7天休假,但到108年7月1日才會正式滿一年,因此僅得享有一半(即3.5天)的假期。等到滿一年後,就可以再享有剩下的3.5天,整體來說天數並未增加或減少。

優點:使全部勞工放假區間一致,方便管理。

缺點:這個算法比較複雜又容易出錯,因為累積年資和到職日不同而在天數上會有所差異,建議一樣要有系統化的計算,才能避免爭議。

特別休假的排定權

原則:勞工將其排定特別休假日期之告知雇主時,特別休假排定即時生效,不需要經過雇主同意,因此,雇主不能強制勞工要檢附證明或說明理由才能請特休。

例外:雇主看完上面的規定可能會覺得頭疼,普遍產業都有淡旺季,如果勞工選在旺季休假、人手又不足,該怎麼辦?其實,雇主如果有企業經營的急迫需求,或勞工有個人的因素,是可以相互協商調整特休的。

例如:寒暑假期間是旅遊業的旺季,勞工如果在這段時間排特休,雇主真的無法調度人力,就可跟勞工協商更改排休日期,不過仍要經過勞工同意才能調整休假。

出勤紀錄

「出勤紀錄」目的在能確實計算勞工每天的工作時間,作為核算勞工工資、加班費、計算特休之具體依據,也是確保雇主不會濫用責任制的一種方法。所以在勞基法第30條第5項及第6項要求雇主有準備勞工出勤紀錄的義務,而且處於得隨時供檢視及利用之狀態。

違反態樣

目前違反未置備出勤記錄規定者,大多是以下幾種情況:

1.僅以班表作為替代,並未有實際時間的記載。像這個最常發生在排班的行業,例如餐飲業、百貨公司、工廠、製造業。

 

2.紀錄僅以小時為單位,而未實際記載至分鐘數。

 

新北市就曾有業者被勞檢時,因某名員工年度上下班紀錄皆為整點被罰9萬元,公司提起訴願,但被委員裁決出勤狀況太整齊不合理而被駁回,或是不少企業會以公司規模小,僅以簽到方式,表示勞工當天有上班,沒有紀錄「幾點幾分」上下班,或是只填寫「幾點上下班」後簽名,沒有確實登載至分鐘。

 

3.紀錄有缺漏,而未即時補正或補登載。

4.僅有缺勤或異常才紀錄。

5.以人性管理、尊重員工或經員工同意為由,未準備出勤紀錄。

6.以員工不願打卡為由,推卸雇主之責。

7.以高階主管職務或工作責任制為由,免於打卡。

8.登載不實的出勤紀錄。

 

實務上有遇過公司有兩套打卡系統,一套是打給勞檢員看的,或是叫員工先打卡再加班,不過通常勞檢員也很有經驗,會在現場參考其他佐證,例如請雇主提供電腦使用記錄、訂單記錄、公司的監視器等,比對出勤紀錄、班表,馬上就可以發現這個紀錄是否確實。

 

曾有公司被勞檢到,員工出勤紀錄皆準時,但監視器上卻發現有員工晚下班,因此還是被裁罰15萬元!因此,公司切勿怕麻煩而做假資料,畢竟百密必有一疏,還會有刑事責任。

 

勞動基準法的相關規定

(一)勞基法第30條第5項:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」

 

一般來說公司會讓員工使用打卡鐘,可是會有兩個問題,第一就是五年的紙本資料和檔案文件,說實在的很難妥善保存!萬一紙本因為淹水或被蟲蛀而毀損,導致勞檢時拿不出來出勤紀錄,就會被罰。

 

第二,公司如果只有少數員工還好,如果有多數員工的話,每一個員工的出勤紀錄又要保存五年,公司還要特地騰出一個地方放置紙本,也是要花儲存成本,「保存不易」和「儲存成本」這的確讓大部分的公司很頭疼,但這是法條的規定,公司和企業還是要想辦法遵守。

 

(二)勞基法第30條第6項:「前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。」

 

為什麼立法者要求出勤記錄必須記載到分鐘這麼細?因為記載到分鐘在計算加班費時最為明確,例如表定時間五點半下班,六點開始加班1.5小時到七點半下班,如果只記載到七點,就會少算半個小時的加班費,為了避免發生爭議,出勤紀錄不得僅以小時為單位,應記載至分鐘為止。

 

出勤紀錄在勞基法中是很重要的部分,但因為在勞基法中只有規定兩項,所以常被忽視,不過因為法令所規定是「雇主」應準備出勤記錄並確實記載,並非規定員工,所以在這裡要提醒公司或雇主,一定要好好重視員工的出勤紀錄,也應主動了解紀錄是否屬實,並建立公司忘打卡機制。

 

例如,員工若未確切紀錄出勤時間超過一定次數,將會影響考績或認定為曠職扣薪等制度,去養成員工打卡的習慣,未來如果公司被勞檢時,才能避免受罰。

 

至於站在勞工立場,也不要認為準備出勤紀錄僅是雇主的責任,而不配合記載出勤紀錄,一旦有遲到或請假扣薪、外勤、未給予加班費或是未給予特休等爭議發生時,將無任何依據可證明自己有出勤的紀錄。所以勞工上下班,一定要用公司規定的方式回報自己到勤或加班。

出勤紀錄如何記載

如果勞工是在辦公室內部上班者,勞基法施行細則第21條規範以簽到簿、出勤刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式。如果勞工的工作型態較為彈性或機動性較高,如外勤業務員、新聞媒體工作者及汽車駕駛等,不易在固定工作場所打卡簽到。

 

有鑑於科技日新月異,勞基法所規定之出勤紀錄記載方式,早已不再僅以傳統之簽到簿或刷卡機為限,依照勞動部公布「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,於接受勞動檢查時,並應提出書面紀錄。由此可見,出勤紀錄的型式是多元的,雇主不能以勞工無法簽到打卡就不製作出勤紀錄,否則就會違法。

結語

近年因為勞基法的密集修正後,確實使得過去長期被忽視的勞工權益有得到改善,但同時對於公司管理階層或人資部門也增加不少壓力!希望能透過本篇的介紹,提供大家一些幫助,讓讀者可以逐一檢視公司的作法是否已經合法,切記「預防勝於治療」,在勞動檢查前先自我檢查增強免疫力,早期發現問題早期進行改善,從此以後就不怕勞動局突襲檢查了!

 

本文由瀛睿律師事務所律師:許寶仁律師整理與撰文


 

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