【名人專欄 – 菲大】企業成功導入雲端人資系統的九大評估要點｜Femas HR 鋒形科技
前言
近幾年，因雲端科技發達，對企業資訊管理系統的運用產生很大的變革，過去傳統的買斷式ERP系統，因導入建置費用高，且需要專業資訊人員負責伺服器維護和程式撰寫等缺點，導致中小企業無法廣泛採用，仍以人工作業方式為主。
然人資管理在ERP系統模組中，其實與進銷存管理較無作業關聯性，因此可以獨立分開規劃，加上勞基法令不斷增修，企業必須用最少成本，及時地因應改變，因此雲端人管理系統成為了這幾年人資管理系統的主流。
新冠肺炎疫情持續延燒，讓企業更重視人力成本和作業效率，特別是中小企業，但因預算有限及資訊管理能力不足等問題，即使經過多家廠商評估比較，往往選擇了一個不適用的資訊系統，最後放棄不用，仍回到原本的人工作業模式，搞得人仰馬翻不說，還對作業自動化產生更多的負面看法。
我過去擔任大型ERP系統導入專案經理PM，及協助上百家客戶導入雲端人資管理系統的經驗，以雲端人資系統而言，中小企業要能成功導入雲端人資系統，事前的評估階段有以下的九項要點：
一、系統功能：
系統功能評估分為二大部分，現行勞基法令是人資管理系統最基本的功能，系統應該都已內建完成，不需要額外客製化或人工作業。另外針對勞基法令沒有規範的公司內部人資管理作法，如能在不需要另外收費的狀況下，系統功能能滿足越多自然越好。
二、系統修改：
勞基相關法令不斷增修，公司管理做法也會隨時變動修改，系統應該要能快速地進行相關調整設定，甚至使用者自己就能操作修改，如果還要付費給廠商才能修改，不但耗時久，且表示未來將支付更多的修改費用。
三、資安保密：
雲端系統的伺服器就好比汽車的引擎一樣，不同等級的雲端伺服器和技術，不僅價格差異大，更攸關個資保密的防火技術等級，故務必向廠商詢問清楚，是採用公有雲還是私有雲？如果是公有雲，採用哪一家公有雲？防火技術及預算考量是主要的二個評估要點，另外目前兩岸政治因素也不得不列入評估。
四、作業簡化：
導入雲端人資系統的目的就是要減少人工作業，如果還要另外增加一些額外的資料人工匯入作業，那就失去導入雲端人資系統的意義了。例如出勤打卡記錄能不能從刷卡機或手機自動轉入系統，或是請休假能不能以手機及電腦進行線上作業等。
五、系統管理：
雲端人資系統基本上可以不需要資訊人員負責管理，公司指派專業的人資人員負責即可。中小企業如果沒有專業的人資人員，此時負責服務的廠商應該要有人資管理專業能力，提供相關協助。
六、導入效率：
一個好的雲端人資系統和服務團隊，可以讓客戶快速成功導入並開始上線使用。以人資管理能力較弱的中小企業而言，在公司管理制度確定的前提下，從啟動導入開始，一至二個月是合理導入上線時間，拖越久表示你公司的問題，或是廠商能力不足。
七、制度檢討：
導入雲端人資系統之前，必須先檢視公司人資管理制度是否符合勞基法令？如有牴觸時，要不要調整制度做法？系統是否也能進行彈性的調整設定？廠商如能提供相關的人資管理制度建議，會讓系統導入更加分。
八、客服團隊：
系統上線使用後才是考驗的開始，是否能真正減少人工作業、提升人資管理作業效率？上線初期系統操作肯定不熟練，此時廠商客服人員的服務就是關鍵了，他們是否具備專業的人資管理及系統操作教導的經驗，都要事先了解清楚。
九、退出成本：
當公司因某些因素而停用時，會不會有因為擔心退出成本而勉強使用的困境？這裡說的退出成本包括額外添購搭配的設備器材、綁約和不續約違約金等。一個好的雲端人資系統是經得起客戶的長期考驗，好用時客戶自然會續約，不需要設置一些退出障礙來限制客戶。
實務上，即使所有公司都必須遵照勞基法令，但不同產業有不同的管理做法，老闆也各有其不同的管理思維，因此沒有一個系統能完全滿足所有公司的需求。中小企業在進行雲端人資系統的事前評估時，在有限經費預算下，可以參考以上九項評估要點來逐一檢視，選出一家最合適的雲端人資系統，讓公司的人資管理作業能更上一層樓！
鋒形科技明白人資夥伴工作上的辛勞，需要花費大量時間處理業務出勤與薪資獎金的項目，所以我們致力於開發幫助HR提升工作效率的系統。
因此我們將提供觀看這篇文章的您，獲得企業免費試用30天的體驗方案，過程中有專業的顧問與客服協助您解答操作上的初步疑問！
