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鋒形雲端人資系統

【名人專欄 – 菲大】企業成功導入雲端人資系統的九大評估要點|Femas HR 鋒形科技

前言

近幾年,因雲端科技發達,對企業資訊管理系統的運用產生很大的變革,過去傳統的買斷式ERP系統,因導入建置費用高,且需要專業資訊人員負責伺服器維護和程式撰寫等缺點,導致中小企業無法廣泛採用,仍以人工作業方式為主。

然人資管理在ERP系統模組中,其實與進銷存管理較無作業關聯性,因此可以獨立分開規劃,加上勞基法令不斷增修,企業必須用最少成本,及時地因應改變,因此雲端人管理系統成為了這幾年人資管理系統的主流。

新冠肺炎疫情持續延燒,讓企業更重視人力成本和作業效率,特別是中小企業,但因預算有限及資訊管理能力不足等問題,即使經過多家廠商評估比較,往往選擇了一個不適用的資訊系統,最後放棄不用,仍回到原本的人工作業模式,搞得人仰馬翻不說,還對作業自動化產生更多的負面看法。

我過去擔任大型ERP系統導入專案經理PM,及協助上百家客戶導入雲端人資管理系統的經驗,以雲端人資系統而言,中小企業要能成功導入雲端人資系統,事前的評估階段有以下的九項要點:

 

一、系統功能:

系統功能評估分為二大部分,現行勞基法令是人資管理系統最基本的功能,系統應該都已內建完成,不需要額外客製化或人工作業。另外針對勞基法令沒有規範的公司內部人資管理作法,如能在不需要另外收費的狀況下,系統功能能滿足越多自然越好。

 

二、系統修改:

勞基相關法令不斷增修,公司管理做法也會隨時變動修改,系統應該要能快速地進行相關調整設定,甚至使用者自己就能操作修改,如果還要付費給廠商才能修改,不但耗時久,且表示未來將支付更多的修改費用。

 

三、資安保密:

雲端系統的伺服器就好比汽車的引擎一樣,不同等級的雲端伺服器和技術,不僅價格差異大,更攸關個資保密的防火技術等級,故務必向廠商詢問清楚,是採用公有雲還是私有雲?如果是公有雲,採用哪一家公有雲?防火技術及預算考量是主要的二個評估要點,另外目前兩岸政治因素也不得不列入評估。

 

四、作業簡化:

導入雲端人資系統的目的就是要減少人工作業,如果還要另外增加一些額外的資料人工匯入作業,那就失去導入雲端人資系統的意義了。例如出勤打卡記錄能不能從刷卡機或手機自動轉入系統,或是請休假能不能以手機及電腦進行線上作業等。

 

五、系統管理:

雲端人資系統基本上可以不需要資訊人員負責管理,公司指派專業的人資人員負責即可。中小企業如果沒有專業的人資人員,此時負責服務的廠商應該要有人資管理專業能力,提供相關協助。

 

六、導入效率:

一個好的雲端人資系統和服務團隊,可以讓客戶快速成功導入並開始上線使用。以人資管理能力較弱的中小企業而言,在公司管理制度確定的前提下,從啟動導入開始,一至二個月是合理導入上線時間,拖越久表示你公司的問題,或是廠商能力不足。

 

七、制度檢討:

導入雲端人資系統之前,必須先檢視公司人資管理制度是否符合勞基法令?如有牴觸時,要不要調整制度做法?系統是否也能進行彈性的調整設定?廠商如能提供相關的人資管理制度建議,會讓系統導入更加分。  

 

八、客服團隊:

系統上線使用後才是考驗的開始,是否能真正減少人工作業、提升人資管理作業效率?上線初期系統操作肯定不熟練,此時廠商客服人員的服務就是關鍵了,他們是否具備專業的人資管理及系統操作教導的經驗,都要事先了解清楚。

 

九、退出成本:

當公司因某些因素而停用時,會不會有因為擔心退出成本而勉強使用的困境?這裡說的退出成本包括額外添購搭配的設備器材、綁約和不續約違約金等。一個好的雲端人資系統是經得起客戶的長期考驗,好用時客戶自然會續約,不需要設置一些退出障礙來限制客戶。

 

實務上,即使所有公司都必須遵照勞基法令,但不同產業有不同的管理做法,老闆也各有其不同的管理思維,因此沒有一個系統能完全滿足所有公司的需求。中小企業在進行雲端人資系統的事前評估時,在有限經費預算下,可以參考以上九項評估要點來逐一檢視,選出一家最合適的雲端人資系統,讓公司的人資管理作業能更上一層樓!


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