【勞動事件法】2020年，面對勞檢，人資該準備那些東西?｜FemasHR
近幾年，政府勞動檢查單位的稽查強度與密度不斷增加。光是2018年至2019年，專案檢查的數量就從1800家提升至8000家，數量與強度絕對令企業界咋舌。而人資身處勞資關係不斷調整的當下，除了應清楚認知「勞工的權益愈來愈有保障」以及「人資要承擔更多的舉證責任」，更要打起十二萬分的精神，來面對2020年每一間企業都可能碰到的挑戰－勞檢。
那．．．面對勞檢，人資該準備哪些資料？
勞檢來臨，人資該準備哪些資料呢?
依據勞動部的「一百零八年度勞動檢查方針」， 內文中提到的「監督檢查重點」，總共羅列了十七項:(一)勞工名卡之置備及保存。
(二)勞工出勤紀錄。
(三)勞工工資清冊。
(四)正常工時（包括彈性工時）、延長工時（包括休息日）、例假及休假 (包括原住民族歲時祭儀)等工資之給付規定。
(五)正常工時（包括彈性工時）及延長工時（包括休息日）之規定。
(六)例假及休假(包括原住民族歲時祭儀)之相關規定。
(七)工資定期、全額直接給付及不得低於基本工資及不得預扣勞工工資 作為違約金或賠償費用之規定。
(八)勞工退休(準備)金及積欠工資墊償基金之提撥(繳)。
(九)退休金及資遣費之給付。
(十)童工、女工及技術生保護規定。
(十一)職業災害補償之規定。
(十二)工作規則之報備。
(十三)勞資會議之舉辦。
(十四)性別工作平等法規定之性別、性傾向歧視之禁止、性騷擾之防治 及促進工作平等措施等事項。
(十五)職工福利金之提撥等事項。
(十六)勞工保險、就業保險之投保及投保薪資等事項。
(十七)就業服務之就業歧視、資遣通報及非法僱用、非法工作等外籍勞工查察事項。
誠然，各企業的業態不同，但(一)勞工名卡、(二)勞工出勤紀錄，以及(三)勞工工資清冊。可說是非常基本的勞檢重點資料。因為囊括了勞工成員、勞工工時多長、勞工薪資多少。
所以，企業在面對勞檢時，也應特別注重上述三種資料。同時，我們也別忽視－《勞動事件法》於2020年元月即將上路，人資們要有清楚的認知，「光有資料還不夠，還必須準備合乎法規的資料。」
以下，將針對最重要的三項勞檢資料作介紹。
一.勞工名卡
「勞工名卡」是一法律名詞，裡頭包含「勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。」部分公司會要求勞工在勞工名卡上填寫「家庭成員」、「保證人」，或是其他公司內規。這些都不在《勞基法》的規範範圍。基本上只要勞基雙方在不違法的情況下同意即可。
此外，企業在記錄勞工資料時也未必取名為「勞工名卡」，一般企業常見的「人事資料表」、「員工檔案」或「履歷表」其實就是勞工名卡。而勞工名卡彙集成冊，方便檢閱查核，就是所謂的「員工名冊」。至於要以實體文件還是電子化紀錄，法律並無特別規定。只要資料詳實、呈現清楚即可。
不過要特別注意－「員工名卡必須保存員工離職後五年」。如果是以實體文件保存且人員流動率高的公司，人資就得多費心整理人事資料了。
二.勞工出勤紀錄
從105年元月一號開始，為了因應科技日益革新的局面，「勞工簽到簿或出勤卡」正式更名成「勞工出勤紀錄」。至於紀錄以手寫、打卡、或是以其他科技輔助，法規並無限制。不過要特別注意的是，根據《勞動基準法》第30條規定：
「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。
很多企業的出勤紀錄只記載至「小時」，這樣就會被開罰。除此之外，出勤紀錄如果沒有標明詳細時間，僅以「打勾」等符號帶過，一樣不合法。還有，依法「勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」員工跟公司要求相關資料可說是於法有據，人資可不能拒絕。
最後，法令明文規定「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」，所以就如同員工名卡，人資一樣要保存五年。不能因為員工離職就馬上把資料銷毀。
三.工資清冊
工資，涉及企業成本以及員工的勞力，勢必會成為雙方聚焦的重點。 在《勞動基準法》第23條具體羅列「工資清冊」應包含的內容：一、勞雇雙方議定之工資總額。
二、工資各項目之給付金額。
三、依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額。
四、實際發給之金額。
雇主提供之前項明細，得以紙本、電子資料傳輸方式
或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。至於工資清冊是手寫、mail或是系統紀錄，法律並無特別規定。但重點在兩個地方，第一個是面對勞檢稽查或、是勞工有備份參閱需求時， 人資可以迅速拿出資料。 第二個就是金額的項目都應詳細載明。如勞工對款項數目不服，或認為該筆款項應列入「經常性給與」時。人資就能舉出扎實的反證。再次提醒各位人資，明年《勞動事件法》實行後，無論是針對「工時」或「工資」的舉證都將落在人資身上。千萬不可輕忽！ 而且，如果資料有缺漏，人資絕對「不要」偽造紀錄，一經查明，就已經不是《行政法》的範疇，而是《刑法》的「業務文書登載不實罪」。為了逃避罰鍰而出此下策，企業與人資遭遇的傷害，絕對是得不償失。 撰文：Aguo（鋒形科技 / 行銷主任） <延伸閱讀>
