FemasHR - 人資日誌

因為專注於人資領域,所以能精湛的解決問題
鋒形人資系統 勞檢 出勤紀錄

【功能介紹】如何快速準備出勤紀錄協助因應勞檢?|FemasHR


你的公司有確實統計員工出勤紀錄嗎?紀錄有詳細到分鐘嗎?
 
有確切保存員工出勤資料達5年嗎?
 
如遇勞檢或臨時需要時,可即時整理、產出紀錄嗎?
如果以上都沒有,那可要快點改善以免挨罰
根據台灣勞動基準法第30條規定,「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」,且「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。如果未依法置備,將處新臺幣9萬元以上45萬元以下罰款。
 
公司應設有員工出勤簽到簿和出勤卡,紀錄員工上下班、請休假以及加班,做為發放工資的依據,並避免勞資雙方對於工資和工時的爭議。
臺北市勞動局指出以下是常見違規遭罰之行為:
  1. 雇主以自主管理等原因而未準備出勤紀錄
  2. 薪資發放後即棄置出勤資料,未依規定保存5
  3. 以符號(如打勾)註記,無詳實紀載員工出勤時間到分鐘
對於使用紙本統計差勤請假的公司來說,紀錄、整理和保存這些資料是一件非常耗時耗工的事情。
例如用紙本出勤卡和請假單,人資或人事人員得一個個對卡片上的打卡時間或紙本假單的資料,然後騰到電腦紀錄以及計算薪資,長期下來的人力、時間和紙張耗損都是很可觀的(完全不用電腦,紙本化手算薪資的公司更是嚴重)。
忙碌之餘,若勞檢突然上門要資料,資料東翻西找,一個個核對無誤,其他工作可能因此耽擱
這些問題都可透過FemasHR雲端人資系統的差勤功能解決,以快速產出員工出勤紀錄為例

 

第一步:使用者只要點開系統,並點選差勤模組

(具備差勤系統/出勤系統的功能)如下圖,(點擊圖片可放大)
 


第二步:進入差勤模組後,選擇底下的查詢作業,進入出勤明細查詢

即可看到員工出缺勤狀況,打卡、請假或出勤異常都一目了然如下圖,(點擊圖片可放大)

第三步:接著點選左上方的文件-下載出勤明細excel

只要一鍵就可完成,2分鐘不到,輕鬆有效率!如下圖,(點擊圖片可放大)
不僅可清楚管理員工出勤資料,也不用擔心檔案保存問題。
就資料保存角度,多數中小企業的人資或人事人員會以excel管理出勤資料,該作法須記得定時備份至其他裝置或雲端硬碟,以免天災、遭駭等意外造成檔案損壞、遺失或外洩,若單純用紙本紀錄出勤更需注意檔案存放問題。
如使用FemasHR鋒形雲端人資系統,資料留存的安全性不問題,系統採用美國Amazon雲端之防護技術以及最新安全憑證,且具備異地備份功能,資料若因意外遺失,可通知我們協助重新下載。

 

撰文:孫紹娟(鋒形科技 / 行銷主任)

參考資訊:台北市政府勞動局、勞動部

>了解差勤功能:https://lihi.cc/ABTup

>立即免費試用: https://lihi.cc/bMitv

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