2023年數位管理新時代：企業導入雲端人資系統的3大面向分析與選擇心法｜Femas HR
在數位轉型的熱潮下（延伸閱讀：2022後疫情時代，人資必知的數位轉型、ESG趨勢），許多企業透過使用人資系統開始轉型的第一步，但仍有許多企業在選擇人資系統時躊躇不決，遲遲無法下定決心使用。若只是為了「數位轉型」而使用人資系統其實略為本末倒置，我們應該從最根本的原因開始探討—人資系統是甚麼？企業為何需要使用人資系統？
人資系統是甚麼？
人資系統是幫助HR、企業老闆更有效人事管理的解方，通常包含排班、差勤、薪酬、簽核、投保、表單等整合性服務，透過系統將流程數位電子化，節省時間也更環保，同時讓夥伴能夠更專注在企業規劃與經營上，是讓企業省時省力的好幫手！
有人資專員還需要系統嗎？
你一定會很好奇：「明明有人資專員會處理薪酬、排班、投保及簽核，為甚麼還需要人資系統呢？」經過仔細思考後，我們可以從職場中發現，許多職位會使用特定軟體，就像設計師會使用Adobe Illustrator、Adobe Photoshop讓作品更完美、製圖更快速；相同地，HR夥伴也需要人資系統，幫助作業流程更順暢，計算、產出報表更便利、快速。
哪些企業需要使用HR系統？
許多人認為：「人資系統是大企業的專利！」這是一個盲點，認為大企業員工多，才需要透過人資系統節省作業時間，其實相較於大企業，中小企業更需要人資系統，由於員工數不多，崗位間的負責範圍模糊，老闆、人資夥伴可能身兼多職，還需負責行政、會計等業務，此時若能夠透過人資系統減省處理人事管理的時間，就能將省下來的時間，在其他地方獲得更好的利用。
中小企業該如何選擇？
相較於大企業的財力與人力，中小企業的經營成本是更重要的考量，若像大企業選擇傳統買斷式人資系統，不只一次性花費高（軟體+硬體），後續的維護費、更新費也相當可觀；這時候推薦中小企業使用雲端人資系統，透過訂閱的方式降低費用，且資料直接上傳雲端，不需要另外購入硬體設備，若遇上勞基法調整，品牌也能直接從雲端更新，不會另外收更新費，讓中小企業能夠用合理價格，享受到大企業的人資系統服務。
網路上有許多人資系統的比較、推薦文章，但其實每間企業的規範、條件及需求都不相同，再多的文字敘述都比不上親自試用，實際使用後更能明確知道自己的需求功能與邏輯習慣，因此試用非常重要，畢竟不合適的系統就像不合腳的鞋子，多用一天都是痛，合適的系統才能陪伴一輩子。
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雲端人資系統是甚麼？
簡單來說就是雲端服務的人資系統，雲端服務就是網路服務，也就是用任何平台，都可以連上同一個系統，通常會推出訂閱制，增快系統速度的同時降低使用成本。而且使用者完全不必擔心更新、伺服器、資料庫等問題，系統品牌商會幫你處理好，使用者只要放心的使用服務即可！
對企業有甚麼幫助？
因應外部衝擊
雲端人資系統的導入可因應公司面臨的外部衝擊，如法令不停修改、勞檢加強取締，以及基本工資近期頻繁調整，導致人事作業成本攀升等等的問題。
解決內部挑戰
雲端人資系統可免費隨法令即時自動更新，協助企業更輕鬆調整人事作業以因應法規。
此外，隨勞檢擴大施行，若仍採用紙本或電子檔管理，不僅資料調閱、保存不易，內容錯誤也難以發現，恐增加受罰風險，系統不僅可快速提供勞檢所需資料，跨洲異地備份機制更可讓企業安心。
最重要的是，系統的自動化和檢核等機制，不僅能減少耗費企業人事大量時間、人力等成本，更可降低人為處理人事工作的疏失和危機，例如給假或薪資計算錯誤導致的糾紛。
提升組織效能
雲端人資系統的智慧化和自動化功能不僅能加速人事管理流程、提升效率。符合法規的設定及系統化的運作，可以健全內部的人事管理制度、提高全體管理品質，而報表功能也能協助完善人事預算的規劃。
誰可以使用？
系統的導入不僅能大大提升人力資源部門的效率、降低錯誤風險以及其導致的糾紛，讓公司的人事管理運作可以更流暢。
企業、人資、主管
各單位主管可透過系統即時掌握員工的出缺勤、排班、請假等狀況，且利用線上 / APP 簽核員工請假或加班申請的表單，而報表功能更能協助規劃人力資源運用的預算。
所有員工
對於一般員工，不僅可透過系統，線上或 APP 即時打卡、請假、申請加班、申覆、查看自己的出勤 / 出差 / 特休等資料，省去更多紙本和人工作業帶來的耗時和耗材，請個假不用來來回回等好幾天。
雲端人資系統實例–Femas HR
Femas HR 是一套高度整合全方位的人事管理系統，包含政府機關所得稅電子申報、勞健保勞退三合一作業等，並以鋒形科技自行研發之 EMMA 系統為核心，具備多種產業之勤務管理方案，採用彈性、標準化技術、模組化的方式設計，除了協助企業快速提昇人資管理效能外，亦方便因應組織需求進行客製化調整。
目前已受到許多政府機關及企業的肯定與採用(鋒形科技服務一覽)。透過訂閱制雲端服務，讓中小企業以友善的價格享有優質大企業級的服務，所有作業流程都可以透過遠端進行，便於全方位管理人事、差勤、排班、人力資源調度等。是擴充性高、管理便利，且功能齊全的人資管理整合系統，依據過往統計，約可節省企業節省80%行政作業時間，讓企業把省下的時間用在更有價值的地方，提高產能。
從2017年至今，基本工資已連續調漲七年，連帶影響勞健保費的調整，若一筆筆調整每位員工的薪資與勞健保級距，相信對企業老闆、人資夥伴是一件頭痛的事，不小心調錯甚至觸法。此時若透過雲端人資系統自動提醒與更新，不僅免除違規疑慮，老闆、人資可以將更多時間運用在管理制度的規劃和安排，提升企業競爭力！
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延伸閱讀 >> 2022後疫情時代，人資必知的數位轉型、ESG趨勢
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