【客戶案例】人資系統的前世今生，從買斷到雲端，系統安全怎麼評估？｜FemasHR
回歸企業端的實務需求
其實買斷跟雲端各有實務考量，企業不一定要趕流行，為了雲端化而採用雲端。如果企業有很大規模的客製需求，或是面臨嚴苛的外在稽核考量（例：受主管機關金管會約束的金融業，被要求要能夠隨時稽查資訊設備等），也許買斷依舊是很實際的一個選項。
人資系統的前世：買斷系統
近期搜尋Google都有很多號稱「雲端人資系統」的產品，但是這些產品是怎麼來的？為何會有這些雲端的人資系統？
筆者在大學時期，因科系的領域，接觸過所謂的工作站、大型主機，當時不像這個世代這麼方便，其實早期很多資訊系統都是在大型主機、伺服器上面開發，使用者連線到主機端操作，然後，前端的 UI 功能畫面都很…「工程師風格」
隨著個人電腦運算效能不斷提昇，開始出現了「主從式架構」的管理系統，也就是使用者端類似Outlook、或是報稅軟體那種要安裝軟體才能操作的系統，而後面還要安裝一套伺服器主機，來提供系統所需要的資料庫。
也就是因為經過了這段演進，人資系統其實是屬於企業基礎應用，跟企業的資訊基礎建設息息相關，所以過去都需要 IT 部門很多協助，HR部門才有辦法引進一套人資系統，所以如果這些基礎建設出問題（中毒、當機、硬碟壞掉、勒索病毒等…），HR 基本上會相當無助，只好時時纏著資訊部門想辦法。
人資系統的今生：雲端服務
「雲端服務」，也有人講「雲端運算」，說到底，都是利用成熟的網路基礎架構來提供運算、應用的一種方式。
過去的種種痛苦，在現在的Gmail、Facebook出現後，好像使用軟體系統跟上網沒什麼兩樣。（以資訊角度來說，Gmail就是一套郵件系統，Facebook就是一套交友社群系統）這也加速了企業在用的ERP、CRM、HR系統開始採用類似的模式，打開 Chrome 瀏覽器，就可以管理員工打卡、排班、請假、出缺勤、算薪水等等。
客戶案例：起初雲端不易被接受
企業IT部門為了各種考量，設計了很多流程、管理方式，所以早期 Femas HR 還在經營買斷的「地端」系統時，筆者拜訪企業就是會跟人資或資訊部門碰面，除了討論產品功能合不合用，就是要討論「主機規格」、「作業環境」，CPU、記憶體、磁碟空間，要多少，要多快等等。
等到 Femas HR 推出了 femashr.com 這個雲端服務後，去到客戶端，IT 部門自然是不放心，因為跟現有的管理流程、內稽內控方式不一樣。筆者必須說明使用的 AWS 運算架構，以及資訊安全的強度等等。
不過慢慢有人資單位也發現，這樣的系統或服務，其實他們相對以前容易做決定，只需要徵詢IT的意見，也不用為了系統還要採購伺服器主機、也不用擔心公司的資訊環境是否安全或是穩定。
買斷會不會比較安全？
說到這個問題，其實筆者服務的買斷客戶有切身之痛。
其中一個案例，客戶是一個製造廠，可能當初為了讓主機保持涼爽（因為伺服器很容易發熱），所以機房選在地下室。
客戶的ERP、HR系統都在機房內，一直以來似乎也沒多大問題。不過有一年遇到了納莉風災，客戶的工廠淹水，很不巧地也讓機房/主機泡水了。
不難想像結果，公司的主機損毀，資料也就一起流失了。還好有事先備份，但是依然花了不少力氣還原，並且資料並不是最新的，有一段時間差，而當時已過發薪日，人資急著要算薪水，可以想見那個壓力有多大……
雲端就比較安全嗎？
這個就是客戶常問我的問題。不過其實也不難評估。
我們的服務放在亞馬遜（Amazon），同時，亞馬遜全世界的電子商務平台也是用他們自己的亞馬遜雲端服務(AWS)，有一個統計數字是，每分鐘要處理近 30萬筆訂單（可見如果停掉一下會損失多少，他們更不敢讓服務停擺）。
而且，如AWS這種雲端機房，已經取得世界各項資訊安全認證，這是連大型企業都不一定能夠全部達到，更別說中小企業了。
以剛剛客戶的案例，如果備份的資料也都放在機房，其實也一起沒了。而AWS這種雲端服務，因為在全世界都有機房跟專線，所以可以輕鬆備份到世界各地，如果出狀況可以短時間內救回來。
當然，類似常見的網路攻擊，這類雲端服務也都有各種防衛機制，若要達到這些，一般企業自己都需要花費大量成本才能達成。
深耕人資領域的啟示
筆者長期輔導、服務客戶，其實會發現一般企業受限於預算經費，很難把資訊環境照著理想化、高度安全性來規劃設計，因為那要花費太多時間、人力物力跟成本。
人資系統這樣一套系統，在算薪水的時候停掉，大概所有的人資朋友都會想要哭出來。所以如果真的有在評估、規劃新的系統要採用「地端」或「雲端」，建議可以先思考以下三件事：
- 公司的資訊部門人力夠不夠？資訊安全強度如何？
- 如果發生天然災害、火災等狀況時，有沒有一套災難還原機制？要多久還原？
- 採購預算會不會很充足？有無後續每年軟體維護費預算？還有主機的維護預算等？
這些我們都是會在幫助企業客戶規劃、建置系統時的評估選項，對於企業人資主管或負責評估系統的HR同仁，都可以從以上幾點先著手。
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