【功能介紹】如何快速準備出勤紀錄協助因應勞檢？｜FemasHR
你的公司有確實統計員工出勤紀錄嗎？紀錄有詳細到分鐘嗎？有確切保存員工出勤資料達5年嗎？如遇勞檢或臨時需要時，可即時整理、產出紀錄嗎？
如果以上都沒有，那可要快點改善以免挨罰
根據台灣勞動基準法第30條規定，「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」，且「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。如果未依法置備，將處新臺幣9萬元以上45萬元以下罰款。
公司應設有員工出勤簽到簿和出勤卡，紀錄員工上下班、請休假以及加班，做為發放工資的依據，並避免勞資雙方對於工資和工時的爭議。
臺北市勞動局指出以下是常見違規遭罰之行為：
- 雇主以自主管理等原因而未準備出勤紀錄
- 薪資發放後即棄置出勤資料，未依規定保存5年
- 僅以符號（如打勾）註記，無詳實紀載員工出勤時間到分鐘
對於使用紙本統計差勤請假的公司來說，紀錄、整理和保存這些資料是一件非常耗時耗工的事情。
例如用紙本出勤卡和請假單，人資或人事人員得一個個對卡片上的打卡時間或紙本假單的資料，然後騰到電腦紀錄以及計算薪資，長期下來的人力、時間和紙張耗損都是很可觀的（完全不用電腦，紙本化手算薪資的公司更是嚴重）。
忙碌之餘，若勞檢突然上門要資料，資料東翻西找，一個個核對無誤，其他工作可能因此耽擱
這些問題都可透過FemasHR雲端人資系統的差勤功能解決，以快速產出員工出勤紀錄為例
第一步：使用者只要點開系統，並點選「差勤模組」
第二步：進入差勤模組後，選擇底下的查詢作業，進入「出勤明細」查詢
即可看到員工出缺勤狀況，打卡、請假或出勤異常都一目了然如下圖，（點擊圖片可放大）
第三步：接著點選左上方的文件－下載出勤明細excel檔
只要一鍵就可完成，2分鐘不到，輕鬆有效率！如下圖，（點擊圖片可放大）
不僅可清楚管理員工出勤資料，也不用擔心檔案保存問題。
就資料保存角度，多數中小企業的人資或人事人員會以excel管理出勤資料，該作法須記得定時備份至其他裝置或雲端硬碟，以免天災、遭駭等意外造成檔案損壞、遺失或外洩，若單純用紙本紀錄出勤更需注意檔案存放問題。
如使用FemasHR鋒形雲端人資系統，資料留存的安全性不問題，系統採用美國Amazon雲端之防護技術以及最新安全憑證，且具備異地備份功能，資料若因意外遺失，可通知我們協助重新下載。
