【議題分享】我們公司該用或該換人資 / 人事薪資系統了嗎？怎麼評估判斷呢？｜FemasHR
對於企業來說，經營成本與經營績效往往是重要考量。
過去拜訪客戶的經驗，常常發現許多客戶以人工作業（搭配Excel）處理所有出勤管理Excel的整理、檢核，以及薪資計算的工作，每月、甚至每天花費不少時間處理相關作業。甚至有些客戶，即使採用了系統，仍然許多報表要人工，或是系統內分成許多模組，互相沒有連結，一個新進員工建檔輸入需要分許多地方輸入等。
人事系統比較、評估工作對於企業人事或人資管裡單位來說，並不是簡單的工作。許多中小企業人事管理者，通常身兼多職，因此很習慣找朋友推薦人事系統，或聽過其他公司使用，因此也跟著採用。(台灣的企業，常見大概每一百人配置一個專職人資管理者，所以中小企業人資有不小比例並非全職）
但是一套系統的使用、上線，成功的指標其實不是看系統有多少功能、廠商多出名，而是看企業內使用者是否能夠接受系統的操作與運作模式，以及系統是否真能減少重工、提昇內部的管理績效、並快速提供決策支援。）
舉個實際案例來說：有一個數百人連鎖零售、服務業客戶，因為導入ERP系統，使用了ERP的HR管理模組來進行管理。但是經過了漫長的上線程序，最後卻因為操作不流暢，前端操作人員難以適應、痛苦指數飆高，就連後台管理者，也必須用許多人工作業來完成新人建檔、甚至產生報表等工作。
因此，評估是否該用系統、或是否該換系統，都應該以現有工作是否能夠得到更好、更有效率的管理支援來考量，而非單純以省錢、或功能很多、很有名等因素來考量。
建議可以從幾個面向來檢討：
- 以100人以下公司為例，目前的經常性出勤管理、薪資計算、報表製作工作，每個月加總是否無法在1天內完成？（若是30人以下公司，則應該在2小時內）
- 企業是否有成長的規劃？
- 查詢相關資料、製作各式管理報表、平均每件是否無法在短時間內（如5-10分鐘內）完成？
- 是否有不少員工經常在外工作、或主管經常出差，無法妥善的紀錄出勤或請假？
- 若已有系統，對於系統的功能、報表、操作以及因應法規修改的能力，管理者或一般員工是否經常無法滿意？
- 員工出勤異常是否得用人工審查？
- 發薪前是否常常要再重新驗算，或反覆檢查？
- 人事管理者是否經常異動（如一年內）？
- 有輪班、排班狀況，且班表會修改（需要修改異動紀錄）
若以上問題有一半以上答案為「是」，應該及早開始規劃使用或更換人事薪資系統，若有超過八成以上答案為「是」，其實使用或更換人事薪資系統已經是蠻迫切的問題了。
有一些公司HR會嘗試引進簡單的考勤機、或打卡APP，來記錄員工出勤，這通常是第一步，但是這些工具無法協助人事管理者判讀出勤異常，因此要改善整體的人力資源管理效能，幫助很有限，還是要有整體性的時程規劃，逐步導入合適的人事出勤薪資管理系統。
目前薪資水平在整體物價膨脹的壓力下，只會逐年不斷攀升，對於企業來說，若都用人工方式來管理人力資源，成本也只會不斷攀升，並且面對外界競爭，將很難對於外界變化快速做出調整，未來將是智能化的時代，管理方式也應該要有更智能化的考量。
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