2024五大人資系統功能比較，分析各家優勢與建議評估項目｜Femas HR – 鋒形科技
人資系統是什麼？
人資系統的全名是人力資源管理系統（英文：Human resource management system，簡稱：HRMS），也常被稱為人事系統、HR系統，是協助企業進行人事管理的工具，通常會整合薪酬、差勤、排班、請假/簽核、電子表單、福利及培訓等等，讓流程數位化，不僅能降低錯誤率，還能節省時間與人力，提高管理效率。
有些人會有對人資系統有些誤解，認為使用人資系統就是為了「杜絕人工」，甚至誤以為使用人資系統就不需要人資工作者，但其實不是這樣的，使用人資系統是為了協助企業減少80%-90%人工作業，因此現在連政府都在推薦企業使用數位工具，透過人資系統幫助HR把重複性高的工作流程簡化，省下更多時間做決策、管裡面的規劃。系統絕對是協助工作者作業方便，而不是取代工作者！
人資系統對企業、HR有哪些幫助？
使用系統當然還是需要「人」進行維護，那人資系統對企業營運來說，具體上有哪些幫助呢？大致可以分成以下幾項：
一、效率提升：
原本一件需要3小時完成的事情，透過系統可能10分鐘，甚至1分鐘就能完成，人資系統能自動化許多繁瑣的人事管理任務，包含員工資料管理、考勤紀錄等等，初次使用設定完成後，大部分的日常紀錄系統會自動記載，就不需要再人工逐次key in，節省大量人力和時間成本。
二、需求整合：
通常企業使用人資系統，是為了更方便幫助員工排班，再透過差勤記錄確認員工是否按照規劃準時上下班，最後每個月結算薪水時，也可以透過差勤紀錄，去結算員工薪資，因此排班、差勤、薪資的功能都是環環相扣，系統整合的功能幫助企業或工作者省去資料轉換的時間，透過系統自動化處理，除了時節省時間，還能讓管理更方便、一致。
三、數據分析：
透過系統累積的數據不像傳統紙本資料，難以生成報表，當紀錄於系統內時，有需要相關主題報表都能透過既有資料，直接下載，抓取想要的重點繪製成目標報表，甚至從系統內就可以生成目標報表，輕鬆完成報表製作。
四、員工滿意度提高：
通常使用人資系統後，不管是企業的管理者或是基層員工，都能明顯感受到比以往未使用系統時更加便利，許多資料員工能從系統中自己完成查詢，不需要面臨人情壓力，不敢詢問或是覺得親自跑一趟很麻煩，只要登入系統（電腦或手機）就能看到自己有哪些權益尚未申請，不僅管理者方便通知員工（例如提醒員工特休還剩幾日未請），員工自主查詢也方便。
五、風險管理：
現在的人資系統通常不僅有紀錄的功能，甚至還有防呆的進階功能，例如排班時，企業可以預先設定好一例一休、變形工時等規範，當管理者的排班未符合當前法規規定時，會自動提醒企業哪邊違法了，需要注意或調整，嚴謹一點的還會提醒是違反了哪條法規，有效減少企業觸法可能面臨的法律風險與損失。
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人資系統有哪些種類？
| 特徵 | 地端系統 | 自建系統 | 雲端系統 |
| 費用 | 軟體費、使用授權費及每年的維護費 | 需要企業內部有符合人才，對HR需求熟捻，寫出符合預期的系統，加上日後需維護的專員薪水費用 | 若以10年規劃計算，平均每個月為地端版費用的30% |
| 運行成本 | 高 | 高 | 低 |
| 維護成本 | 高 | 高 | 低（通常由雲端廠商負責） |
| 升級費用 | 法規、軟體架構調整時，必須支付升級費用 | 公司內的IT同仁先瞭解法規規則後，再寫成入系統內，花費時間長 | 由系統廠商主動更新，且無須額外付費 |
| 安全性 | 需要自行購買安全憑證 | 需要自行安排相關技術人員維護 | 系統廠商負責管理 鋒形科技 Femas HR有SSL安全憑證與連線 / 256-bit加密技術 |
| 彈性 | 低 | 中 | 高 |
| 擴展性 | 低 | 中 | 高 |
| 更新速度 | 慢 | 中 | 快 |
| 故障風險 | 高 | 中 | 低 |
| 需要技術支援 | 是 | 是 | 一般不需要 |
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企業選擇系統時，該評估哪些項目？
通常企業決定要使用人資系統後，會尋找多間廠商評估與比價，列了幾點重要項目，企業在評估時請將其一併納入考量，避免遇到購買、導入後不適用的問題。
一、功能完整：
雖然目前市面人資系統廠商的功能已經大同小異，但在細節功能與支援仍有所差異，尤其是當企業有異於勞基法的需求時，一定要先提出與廠商討論，確認廠商能夠支援，或是廠商提供的做法企業是可以接受的，避免未來合作發生與預期不同的落差。
二、介面直覺：
系統操作是否容易理解這點真的非常重要！直覺性的介面可以避免負責人員流動時的學習成本，舉例來說，一開始由A人資負責使用HR系統，但後來該員工離職，若交接未完全，新來的人資可能對於系統完全沒經驗，加上對公司內部情況也不是非常熟悉，此時就會需要花很多時間摸索。若系統系統介面夠直覺，馬上就能輕易上手，不用擔心銜接問題。
三、資訊安全：
在資訊傳遞發達的時代，資訊安全變得更加重要，尤其時企業的內部資訊、員工個人資料，建議選擇等級高的雲端機房，我們曾遇過客戶使用他牌人資系統，由於資安防護程度不足，被駭客竊取資料並勒索，最後找到我們協助重新規劃系統，重頭累積資料，雖然過去的救不回來了，但可以從現在做好保護！鋒形科技採用美國Amazon世界頂級雲端機房，SSL安全憑證與連線、256 – bit 加密技術，幫助企業保護資訊安全，把資安風險降到最低！
四、擴展成本：
企業未來會日益壯大，假設現在是10人公司，也要考慮未來20、30人，甚至更多員工或不同項目的業務部門時，現在購買的系統是不是還能夠繼續支援，這些問題都可以在評估時換系統是件工程浩大的過程，因此建議企業一開始就納入評估，最好的方式就是系統一套用到底，不只熟悉度高，資料更能長期保存！建議初期選系統時，也一併考慮未來增加功能或使用人數時，系統費用是否變動等等。
五、售後服務：
系統雖是一套軟體，通常購買了就需要自行摸索，就像你買了Excel，後續遇到不會的函數或功能，你可能不會直接找原廠詢問，而是上google搜尋與需求有關的作法。但當企業在使用人資系統時，會希望系統隨著每年勞基法規定更新至最新版本，有些操作上的做法也許會不一樣，因此建議與原廠維持良好關係，有任何問題時都可以馬上找到對應客服回答。
延伸閱讀：全達國際｜0經驗HR使用人資系統的關鍵：客服與功能一樣重要
常見主流人資系統比較
蒐集目前業界常見的人資系統做簡單的優缺點評估，推薦正在評估系統的企業參考。
| Femas HR | 104 | Apollo | NUEip | Swingvy | |
| 特色 | 功能眾多，彈性大，尤其排班功能強，有防呆功能避免違法 | 整合104招募徵才資料，新進人員資訊匯入快速 | 有福利平台可以整合，福委內容一併規劃 | 不用下載APP，綁定LINE、WeChat即可打卡 | 基本功能都有，畫面簡單不複雜，但較缺乏進階功能 |
| 費用 | 官網可依企業需求進行價格試算 | 依人頭計費 | 人工報價 | 三種方案可選擇 | 依人頭計費與功能計費 |
| 適合對象 | 因為彈性大，10-10000人企業都合適 特別是餐飲、服務、製造業 | 有專責HR部門的團隊，有些細項功能仍需人工維護 | 福委相關規劃已經成熟的企業 | 連鎖、或多間分店的加盟產業 | 新創、對系統功能沒有繁雜需求的企業 |
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