人資系統是什麼？

人資系統的全名是人力資源管理系統（英文：Human resource management system，簡稱：HRMS），也常被稱為人事系統、HR系統，是協助企業進行人事管理的工具，通常會整合薪酬、差勤、排班、請假/簽核、電子表單、福利及培訓等等，讓流程數位化，不僅能降低錯誤率，還能節省時間與人力，提高管理效率。

有些人會有對人資系統有些誤解，認為使用人資系統就是為了「杜絕人工」，甚至誤以為使用人資系統就不需要人資工作者，但其實不是這樣的，使用人資系統是為了協助企業減少80%-90%人工作業，因此現在連政府都在推薦企業使用數位工具，透過人資系統幫助HR把重複性高的工作流程簡化，省下更多時間做決策、管裡面的規劃。系統絕對是協助工作者作業方便，而不是取代工作者！

推薦的人資系統應具備的6大功能

在挑選人資系統時，功能是否完整且能靈活對接企業需求是首要考量。根據 Femas HR 深耕人資領域 20 年的經驗，一套優秀的雲端人資系統必須具備以下核心功能，才能真正幫助企業達成數位轉型：

1. 彈性考勤打卡與多元設備支援

系統應支援多種打卡方式（如手機 App、網頁、實體打卡設備等），並能即時彙整出缺勤資料。這能解決多廠區或居家上班的打卡管理難題，讓 HR 隨時掌握同仁差勤狀況。

2. 智慧排班與自動化法規防呆

這是 Femas HR 的核心強項。系統需具備高度彈性的排班功能，並能預先設定一例一休、變形工時等規範。當排班違反勞基法時，系統應具備智慧防呆提醒，有效降低企業觸法風險。

3. 自動化薪資結算與所得稅資料整合

優質的系統能將排班、差勤紀錄直接連動薪資計算，大幅節省人工 key-in 時間。除了能靈活設定薪資公式，最好還能一鍵產出所得稅報表，讓百人規模的發薪作業能在兩天內精準完成。

4. 無紙化電子簽核與表單管理

透過電子表單與線上簽核，企業可終結紙本時代，縮短公文往返時間。員工可直接透過手機申請請假或加班，主管也能即時簽核，大幅提升行政支援效率。

5. 行動化 App 與員工自主查詢

具備行動 App 應用是現代人資系統的標配。員工能自主查詢假別剩餘天數、查看班表與薪資單，降低 HR 被重複詢問的人情壓力，進而提高員工滿意度。

6. 頂級雲端資安與即時法規更新

由於涉及員工個資，系統必須採用高等級雲端機房（如 Amazon AWS）與 256-bit 加密技術。此外，當勞基法修正時，雲端系統應具備主動更新法規的功能，企業無需負擔額外升級費用，即可確保管理永遠合法合規。

人資系統對企業、HR有哪些幫助？

使用系統當然還是需要「人」進行維護，那人資系統對企業營運來說，具體上有哪些幫助呢？大致可以分成以下幾項：

一、效率提升：

原本一件需要3小時完成的事情，透過系統可能10分鐘，甚至1分鐘就能完成，人資系統能自動化許多繁瑣的人事管理任務，包含員工資料管理、考勤紀錄等等，初次使用設定完成後，大部分的日常紀錄系統會自動記載，就不需要再人工逐次key in，節省大量人力和時間成本。

• 人資系統如何加速核心工作？

百人發薪作業縮短至 2 天內： 以 Femas HR客戶為例，透過系統靈活的公式設定，原本動輒耗時一週的百人規模結薪作業，現在兩天內即可精準完成。更有知名企業在導入後，算薪人員的加班時數大幅下降 80% 以上。

• 人資系統是如何執行的？

資料一條龍整合： 系統將「排班、差勤紀錄、薪資計算」三大功能環環相扣。當員工完成打卡，資料會自動記載於雲端，系統會根據預設的排班規則自動判定是否遲到或加班，完全無需人工作業。

二、需求整合：

通常企業使用人資系統，是為了更方便幫助員工排班，再透過差勤記錄確認員工是否按照規劃準時上下班，最後每個月結算薪水時，也可以透過差勤紀錄，去結算員工薪資，因此排班、差勤、薪資的功能都是環環相扣，系統整合的功能幫助企業或工作者省去資料轉換的時間，透過系統自動化處理，除了時節省時間，還能讓管理更方便、一致。

三、數據分析：

透過人資系統累積的數據不像傳統紙本資料，難以生成報表，當紀錄於系統內時，有需要相關主題報表都能透過既有資料，直接下載，抓取想要的重點繪製成目標報表，甚至從系統內就可以生成目標報表，輕鬆完成報表製作。

針對企業最核心的差勤與薪資管理，報表自動化的應用尤為關鍵：

• 精準差勤統計報表： 

系統能產出完整的出缺勤資料報表，包含同仁的打卡紀錄、請假時數與加班統計。這對於擁有多廠區或支援居家上班的企業來說，能即時掌握同仁的異常出勤狀況，並在發薪前提供穩定的基礎資料進行檢核，確保差勤數據與薪資結算完美對接。

• 自動化薪資與稅務報表： 

透過系統靈活的公式設定，HR 可以一鍵產出薪資明細表、試算檢核表，大幅降低人工計算的錯誤率。更重要的是，Femas HR 支援直接匯出所得稅報表，讓結薪、產出薪資單到年度報稅的流程一氣呵成，省去大量資料轉換的時間，讓原本複雜的稅務作業變得既快速又方便。

四、員工滿意度提高：

通常使用人資系統後，不管是企業的管理者或是基層員工，都能明顯感受到比以往未使用系統時更加便利，許多資料員工能從系統中自己完成查詢，不需要面臨人情壓力，不敢詢問或是覺得親自跑一趟很麻煩，只要登入系統（電腦或手機）就能看到自己有哪些權益尚未申請，不僅管理者方便通知員工（例如提醒員工特休還剩幾日未請），員工自主查詢也方便。

五、風險管理：

現在的人資系統通常不僅有紀錄的功能，甚至還有防呆的進階功能，例如排班時，企業可以預先設定好一例一休、變形工時等規範，當管理者的排班未符合當前法規規定時，會自動提醒企業哪邊違法了，需要注意或調整，嚴謹一點的還會提醒是違反了哪條法規，有效減少企業觸法可能面臨的法律風險與損失。

而在防呆機制的背後，最核心的基礎在於精準的紀錄功能。以下詳細說明人資系統中紀錄的核心概念：

• 自動化日常記載，終結人工誤差： 

在系統初次設定完成後，不論是員工的個人基本資料、每日的出缺勤時間、請假紀錄或加班申請，系統皆會自動記載。這改變了傳統紙本需由人資逐筆輸入的做法，不僅大幅節省人力成本，更避免了人為抄寫可能產生的錯誤。

• 資料一體化，確保管理一致性： 

在 Femas HR 的設計邏輯中，紀錄並非孤立的片段，而是「環環相扣」的資料鏈。從員工打卡產生的差勤紀錄，會直接連動至排班進行對比，並在結薪時自動抓取這些紀錄進行運算。這種一體化的紀錄模式，能確保從排班到發薪的每一筆數據都具備一致性與可追溯性，是風險管理中最重要的證據來源。

• 異常即時偵測，優於事後補救：

傳統的紀錄方式往往要到月底結薪時才發現漏打卡或異常，但數位化的紀錄功能具備「即時掌握」的特性。HR 或主管能隨時透過系統查看同仁的出勤狀況，若發現異常（如忘記打卡或異常遲到）可即時處理，避免問題累積到月底變成難以核對的行政重擔。

• 高等級安全存證，長期保存免擔憂：

針對勞動檢查所需的長期資料保存，系統紀錄提供了最高規格的保障。Femas HR 採用 Amazon AWS 世界頂級雲端機房，結合 SSL 安全憑證與 256-bit 加密技術，確保企業的內部資訊與員工個資在數位化紀錄的過程中，受到嚴密的資安保護。這讓紀錄不僅是行政工具，更是符合法規要求且具備法律效力的數位檔案。

透過這種「自動、連動、即時、安全」的紀錄概念，企業才能在穩固的數據基礎上，發揮進階的法規防呆功能，真正達成全方位的風險管理。

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人資系統有哪些種類？

企業選擇人資系統時，該評估哪些項目？

通常企業決定要使用人資系統後，會尋找多間廠商評估與比價，以下我們列了幾點推薦的人資系統應具備的優點，企業在評估時請將其一併納入考量，避免遇到購買、導入後不適用的問題。

一、功能完整：

雖然目前市面人資系統廠商的功能已經大同小異，但在細節功能與支援仍有所差異，尤其是當企業有異於勞基法的需求時，一定要先提出與廠商討論，確認廠商能夠支援，或是廠商提供的做法企業是可以接受的，避免未來合作發生與預期不同的落差。

Femas HR 如何在細節中展現優勢？

• 高度靈活的排班與公式設定： 許多系統僅能處理基本的朝九晚五，但 Femas HR 針對餐飲與製造業的特殊排班需求，能提供完整支援，甚至解決了多廠區、居家上班的打卡管理難題。
• 即時法規更新： 法規變動（如勞保級距調整、育嬰留停新制）是人資的痛點。雲端系統如 Femas HR 會主動因應法規更新功能，企業無需像傳統地端系統那樣支付額外的升級費用。
• 完善的 API 與行政支援： 除了核心的算薪、差勤，系統是否提供 API 方案對接企業內部現有系統（如 ERP 或 BI），以及是否具備電子表單、培訓系統等擴充模組，都是企業在評估「功能完整度」時不可忽視的隱形成本。

透過這些細節的對比，企業能更精準地找到「最適合」而非最貴的系統，確保在導入後能真正解決無效作業，而非增加管理難度。

二、介面直覺：

系統操作是否容易理解這點真的非常重要！直覺性的介面可以避免負責人員流動時的學習成本，舉例來說，一開始由A人資負責使用HR系統，但後來該員工離職，若交接未完全，新來的人資可能對於系統完全沒經驗，加上對公司內部情況也不是非常熟悉，此時就會需要花很多時間摸索。若系統系統介面夠直覺，馬上就能輕易上手，不用擔心銜接問題。

三、資訊安全：

在資訊傳遞發達的時代，資訊安全變得更加重要，尤其是企業的內部資訊、員工個人資料，建議選擇具備高等級等級高的雲端機房的人資系統。我們曾遇過客戶使用他牌人資系統，由於資安防護程度不足，被駭客竊取資料並勒索，最後找到我們協助重新規劃系統，重頭累積資料，雖然過去的救不回來了，但可以從現在做好保護！鋒形科技採用美國Amazon世界頂級雲端機房，SSL安全憑證與連線、256 – bit 加密技術，幫助企業保護資訊安全，把資安風險降到最低！

四、擴展成本：

企業未來會日益壯大，假設現在是10人公司，也要考慮未來20、30人，甚至更多員工或不同項目的業務部門時，現在購買的人資系統是不是還能夠繼續支援，這些問題都可以在評估時換系統是件工程浩大的過程，因此建議企業一開始就將擴編成本納入評估，最好的方式就是系統一套用到底，不只熟悉度高，資料更能長期保存！建議初期選系統時，也一併考慮未來增加功能或使用人數時，系統費用是否變動等等。

五、售後服務：

人資系統雖是一套軟體，通常購買了就需要自行摸索，就像你買了Excel，後續遇到不會的函數或功能，你可能不會直接找原廠詢問，而是上google搜尋與需求有關的作法。但當企業在使用人資系統時，會希望系統隨著每年勞基法規定更新至最新版本，有些操作上的做法也許會不一樣，因此建議與原廠維持良好關係，有任何問題時都可以馬上找到對應客服回答。

六、符合勞基法規定：防呆機制與法規即時同步

勞動基準法規範繁雜且異動頻繁，這對 HR 而言是極大的管理挑戰。一套合格的人資系統不應只是「電子紀錄本」，更應具備主動風險預控的能力。

• 法規預警與防呆功能：理想的系統應能預先設定一例一休、變形工時等規範。當管理者的排班計畫違反當前法規（如超時工作、七休一等）時，系統應具備防呆提醒，嚴謹的系統甚至會標註違反的具體條文，有效降低企業因疏忽而面臨的法律風險與行政罰緩。
• 雲端自動更新，零成本合規：法規如勞保級距、基本工資、甚至最新的育嬰留停制度時常變動。相較於傳統地端系統需支付高額升級費，雲端人資系統如 Femas HR 會由原廠主動更新系統功能，企業無需額外支付費用即可確保管理永遠符合最新勞基法要求，這對於追求長期穩定的企業至關重要。

七、產業需求：針對不同產業特性的高度彈性

不同產業的人事管理痛點各異，企業在評估時應確認系統是否能解決該產業特有的管理難題，而非僅提供通用的基礎功能。

• 餐飲、服務業的複雜排班：這類產業通常包含大量正職與工讀生，且班表多變。Femas HR 針對餐飲與服務業提供強大的彈性排班模組，能妥善規劃各分店班表並連動算薪，解決多點管理的痛點。
• 製造業的多廠區與精密計算：製造業常面臨多廠區打卡、多班別切換及複雜的津貼計算。優秀的系統應能整合多廠區與居家上班的打卡資料，並在兩天內精準完成百人以上的發薪作業，大幅提升行政效率。
• 跨國佈局與擴展性：若企業有海外發展計畫（如前往越南投資），應選擇具備海外服務與多語系支援能力的廠商，確保系統能隨企業規模從 10 人壯大至萬人以上都能穩定運作。

延伸閱讀：0經驗HR使用人資系統的關鍵：客服與功能一樣重要

常見主流人資系統比較

蒐集目前業界常見的人資系統做簡單的優缺點評估，推薦正在評估系統的企業參考。

人資系統推薦：Femas HR

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Femas HR 擁有深耕人資領域 20 年的專業經驗，透過「排班、差勤、薪資」一體化的自動化連動，已成功協助超過千家企業減少 80% 以上的人工作業時間。我們不僅提供防呆功能與即時法規更新，更採用亞馬遜等級的資安防護，是台灣大多數企業的首選。

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