企業為何需要線上簽核？認識電子簽核系統＆挑選重點

隨著企業流程數位化的腳步日益加快，線上簽核不再是大型企業的專利，而是每個組織提升效率、降低管理成本的必經之路。從請假單、報價單到勞動契約與內部公告，只要有文件需要簽核，就有導入電子簽核系統的潛在需求。

那麼，什麼是電子簽核系統？企業又該如何挑選適合自身規模的系統？本篇將一次告訴你！

電子簽核是什麼？

電子簽核可以拆解成「電子」與「簽核」 ，先介紹簽核，是指企業日常營運中常見的一種流程控制機制，員工在做申請、決定、文件時，必須經過一層或多層主管核可的流程。常見的簽核內容包括：請假單、報銷單、出差申請、合約審閱等。

而電子在這裡是指以數位科技為基礎的資訊處理方式，包含使用電腦、網路、雲端等技術來傳輸、儲存與管理資料。換句話說，「電子」意味著作業流程都不再依賴紙本，而是改由線上操作、自動化處理完成。而電子簽核就是指透過數位化工具，將原本需紙本處理的簽核流程，改為線上進行、即時審核與記錄，提升效率與資訊透明度。無論是人事行政、財務報帳、或部門間的協作，只要涉及審批程序，就可使用電子簽核導入工具加快處理效率。

在沒有導入電子簽核系統的企業中，常見以下問題：

• 文件簽核需實體送件，跨部門流程冗長
• 無法追蹤簽核進度，常需反覆追問
• 單據遺失、簽錯版本、簽到過期表單
• 資訊不透明，增加企業內部溝通成本

透過電子簽核系統導入，企業可有效解決上述痛點，建立更精準、高效與合規的簽核流程。

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電子簽核5大優勢

無紙化作業更環保

傳統簽核需列印大量文件，導致紙張浪費與實體儲存空間不足，更可能因寄送耗時而延誤時程。透過電子簽核減少紙本表單流轉，不僅省下列印與倉儲成本，也符合 ESG 永續經營趨勢。企業每年可省下數萬張紙張及郵寄開銷，對環境與經營成本皆有助益。

隨時隨地進行簽核

在企業未使用線上簽核的情況下，當主管外出、不在辦公室時，常發生文件無人簽核的情況，造成流程中斷。使用數位簽核後，無論主管出差或員工遠端工作，只要透過網頁或行動裝置登入系統，就能即時簽核，不再受限於辦公地點或時間，大幅提升決策與文件流轉速度。

容易掌握簽核進度

傳統流程下，HR 或行政人員需花時間逐一追蹤表單目前排到哪一個關卡，還可能因為忘記簽核、文件遺失，導致作業重工。透過數位系統化的方式，可以讓每張文件的簽核狀況一目了然，即時查看目前簽核到哪個節點，可以避免重複催促或因流程中斷而延誤時程。

自動備份、版本控管

使用紙本或Email流傳的方式，容易出現多版本同時存在、版本錯誤或文件遺漏的問題，導致資料難以追蹤。透過系統自動記錄所有簽核歷程與版本變更，避免重要文件遺失或版本混淆，也方便日後稽核查詢。

支援多種簽核場景與需求

若企業裡各部門使用不同格式或手寫文件簽核，易出現規範不一致、人員誤用表單或漏簽情形，造成行政混亂與審核延誤。以鋒形雲端人資系統 Femas HR 為例，能夠支援請假流程、加班申請等人資常見文件，還能針對企業需求選擇串簽、並簽、會簽(會辦)，靈活應用在各種部門與職能，讓企業內的每位員工都能感受到管理優化的便利。

企業必知的7個簽核系統挑選重點

可同時簽署多個檔案

許多主管每天需處理大量文件，若系統支援多檔簽署功能，能夠一次完成所有簽核，就不必重複開啟、確認與簽屬，大幅減少簽核時間與行政負擔，尤其在高峰時期特別實用。

具備提醒功能

系統自動透過Email、App推播等方式，提醒待簽人員尚有文件未簽，才能有效避免流程中斷或文件「石沉大海」的情況。

直覺性的介面

挑選系統一定要找能夠簡單操作、介面清楚易懂，才能降低員工學習門檻與抗拒感，也有助於導入初期快速上手，縮短內部溝通與教育訓練成本。

符合資安與法規要求

若企業使用的系統若未符合資安要求，容易發生資料外洩或簽核紀錄遭竄改，不僅會損害企業聲譽，更可能引發法律責任。因此企業在選用數位簽核的工具或平台時，應該考量資安風險與法律合規，建議選用具備資安認證、資料加密等機制的系統，以保護企業與員工權益。

可自訂簽核流程

每間公司或部門會有不同的簽核需求，過於制式的流程設計，會導致某些部門、公司無法配合使用，甚至讓簽核流程反而變得更複雜，無法達到更便利或加速的效果。建議企業使用可以彈性調整的工具，例如 Femas HR 能調整的方向相當多元，讓管理者、雇主可以根據部門結構、職權層級等需求，自由設定簽核順序、條件及分流路徑，靈活對應各種情境。

支援跨平台使用

若系統只能在特定設備或瀏覽器使用，不僅限制使用情境，也不利遠距、彈性工作等新型態職場應用。建議企業選擇能夠支援桌機、筆電、平板與行動裝置，讓員工、主管不論身在公司、家中還是出差途中，都能輕鬆進行簽核申請及相關作業，也讓管理更即時、彈性。

具備簽核歷程追蹤與稽核功能

若企業沒有紀錄簽核歷程，當文件出現爭議或稽核需求時，會發生難以釐清責任歸屬的狀況，增加企業管理與觸法風險。透過系統自動化完善的簽核系統會保留每筆簽核的完整歷程，包括申請人、簽核單位/人、時間、狀態與修改紀錄，方便事後查詢與稽核，未來若發生需要追朔的情況，才有完整的紀錄支持。

電子簽核流程

通常導入簽核流程，是為了確保文件簽署具備法律效力、程序符合企業規範，同時提升簽核效率與可控性，加快行政流程運營效率。簡單介紹鋒形科技 Femas HR 雲端人資系統中的簽核流程應該怎麼設定，只需要兩個步驟：

1. 建置簽核表單
   管理者可以根據簽核需求建立專屬目的表單，如請假單、合約、採購申請等，並確保表單格式與內容符合組織政策與當前法規要求。
2. 規劃簽核流程與簽核人/單位角色
   依文件屬性設計簽核流程，包括逐級審核、串簽、並簽或會簽(會辦)，明確指定簽核者或審核單位（如直屬主管、人資、財務等），當某一關卡需要多人簽核時，也可以進一步設定多少人或比例簽核通過，即可進入下一關卡。

簽核流程設置完畢，當有同仁使用表單遞送簽核時，系統會自動記錄每個階段的時間，例如申請人在何時發出假單簽核，主管在何時玩城簽核等，方便管理者、本人追蹤簽核流程進度，等簽核的所有關卡都跑完後，系統會自動入檔留存紀錄，方便後續查驗、稽核。

如同先前提到各公司、部門對簽核的需求與條件不同，這邊用影片展示如何進行各種設定，讓 Femas HR 變成符合企業需求的電子簽核流程。

✨ 延伸閱讀 ➤ 串簽、並簽、會簽(會辦)三種簽核流程優缺點解析

電子簽核系統推薦：Femas HR 鋒形雲端人資系統

企業想告別紙本簽核的低效與繁瑣，可以透過雲端人資系統尋找解方， Femas HR 提供完整的電子簽核解決方案，並與出勤、薪資等人資需要的核心功能無縫整合，大幅提升企業整體營運及行政效率。鋒形科技符合資訊安全 ISO 27001 認證，保障您的重要資訊安全無虞。

更棒的是，您可以根據企業需求彈性設定簽核流程，系統也會即時追蹤簽核狀態並提醒相關人員，確保流程順暢運行。導入 Femas HR 不僅能顯著提升企業簽核效率，強化合規性，更能為您的數位轉型奠定堅實基礎。邀請您立即申請免費試用，親身體驗 Femas HR 如何輕鬆提升您的企業管理效能！ 我們相信體驗過 Femas HR 的便捷與高效後，您將會愛上這種全新的管理方式。

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