符合勞基法的薪資單：製作指南與薪資結構範例

新手雇主、HR看過來！發薪日是每位員工最期待的日子，同時也是企業雇主、人資最頭痛的日子（算薪、發薪的前置工作複雜繁瑣），而且根據勞基法規定，企業還需要提供一份「薪資單」給員工，究竟薪資單是什麼，內容需要包含哪些項目？本文將介紹符合勞基法的薪資單結構，整理出製作指南讓你輕鬆上手，文末推薦目前業界常用的薪資單製作工具，只要一開始設定好規則，日後每個月發薪時都能一鍵產出所有員工的薪資單，不只輕鬆上手，還節省許多人工製作的時間！

薪資單是什麼？

薪資單指的是每次薪資發放時，企業雇主向員工提供的一份記錄，也被稱為薪資明細、薪資結構、薪水單、薪資條等等。薪資單代表著企業與員工之間透明度的體現，它紀錄企業每次合法合理支付員工工資的情況，也能提升企業的形象和信譽。

此外，企業提供的薪資單發放形式不限於紙本，也可以使用email、簡訊、人事管理系統內部發放，不僅響應環保、節能減碳，對勞資雙方來說也更易於留存及查詢，是現在許多企業選擇使用電子傳輸發放薪資單的主要原因。

薪資單一定要發嗎？

根據《勞基法》第 23 條規定，企業雇主每個月應該至少定期發放兩次工資及薪資單。不過台灣常見情況是每個月發一次薪水，其實企業只需要在勞動契約中明定發薪規則，例如約定每月5日發薪，那每個月發一次也是可以的！特別要注意的是，企業提供薪資單需要可以讓員工隨時取得與列印，也就是能夠隨時查詢或留存的意思。

若員工查看薪資單需特別申請，且有特定理由才能審核通過；或是薪資單只讓員工確認，簽名後就要收回，這些都是違法情況！會處新台幣2萬至100萬罰鍰。

此外，《勞基法》第 23 條也有說明到「工資清冊應保存五年」，也就是說企業雇主應該將發薪紀錄、薪資單（薪資計算明細）等薪資結構紀錄成工資清冊留存，以便突然被勞檢或有相關需求時，可以隨時調出資料查閱。另外因為《勞基法》基本上是對存在「僱傭關係」的勞雇雙方作的規範，所以若是以承攬方式進行的合作，例如接案、外包等，可以不提供薪資單。

符合勞基法的薪資單應包含的內容

根據《勞基法》第 23 條規定，薪資單上需有工資各項目的計算明細，及實際給予金額等詳細項目，讓員工清楚了解這次領到的薪資是如何計算出來的。通常企業雇主或人資會將薪資結構分成兩大項目：

• 薪資結構加項：包含本薪、獎金、相關津貼、加班費等等
• 薪資結構減項：包含勞健保費、所得稅、職工福利金、請假等等

以下為鋒形科技 Femas HR 的薪資結構範例，清楚將薪資加項與減項分開計算，最後再呈現相減後的實發薪資金額，不管是企業雇主、HR、財務在做發薪紀錄，或是員工收到想要確認時，都能很清楚了解每個項目內容與金額。

不確定薪資單上要有哪些項目的企業，或是第一次製作薪資單的人資夥伴，可以依照《勞基法施行細則》第 14-1 條第 1 項說明，放上以下四項內容：

1. 1. 勞資雙方談好的工資總額
      不僅僅是本薪，還包含獎金、津貼、加班費等加總後的總額，都需要列在薪資單上。
   2. 工資各項目之給付金額
      除了前項提到要放上工資「總額」，還需要把各項目明細一一列出。
   3. 依法規定或雙方約定，得扣除項目之金額
      指的是勞健保自付額、請假薪資扣除項目等等也需列在薪資單上。
   4. 實際發放之金額
      當加項薪資扣除減項部份後，實發金額也要記得列出。

可以參考鋒形科技 Femas HR 產出的薪資單內容，有這些項目內容就是一份符合法規的薪資單囉！

在應發部分（薪資加項）的內容中，通常會包含經常性與非經常性給予，最直接的方式就是從時間上觀察，舉例來說月薪制勞工，就看是不是每個月都領的到這筆薪資項目，是的話就屬於經常性給予。接下來會進一步討哪些項目屬於固定薪資（經常性給予）或非固定薪資（非經常性給予）。

薪資明細的詳細解讀

1. 固定薪資項目

固定薪資（經常性給予工資）：指在普遍情況下，員工可以領到的工資。

• 本薪：通常不會變動頻繁，依據員工的價值、貢獻設定的門檻。
• 津貼：依據員工的職位、證照、技能、工作地點或時段而給予，例如主管津貼、證照津貼、夜班津貼、交通津貼、伙食津貼等。
• 每月可能領的到獎金項目：指要達成特定標準，每月都可以領取的薪資，例如全勤獎金。

2. 非固定薪資項目

非固定薪資項目（非經常性給予工資）：又稱為變動薪資，指可能因月份、季節等各種因素而有所不同。

• 紅利、獎金：以年終獎金來說，就不是每個月份都會有，因此屬於變動薪資。
• 禮金、慰問金：當員工發生婚喪喜慶時，企業雇主提供的賀禮或奠儀等。
• 加班費就法律的定義來說，因為不能確定員工每個月份的加班時數及費用，因此屬於變動薪資；但在實務上，因為加班費是勞工用加班時數換來的薪資，不具有獎勵性質，因此法院判決常採加班費屬於經常性給予的解釋。

3. 勞健保費用

收到薪水時，勞資雙方都需要依法按比例繳納保險費給政府，這些金額與項目通常企業會幫員工統一代繳，讓作業流程更方便，因此企業在幫員工代扣費用時，也應該列出明細在薪資單上，讓員工了解扣繳資訊。

• 勞保費自付額：當企業員工數超過5人時，企業就需要為員工投保勞保，保費由公司負擔70%，政府10%，員工自行負擔20%。
• 健保費自負額：20歲以上有工作的人會以公司為投保單位，公司負擔60%，政府10%，員工自行負擔30%；沒有工作的人則可以到戶籍地的的鄉、鎮、市、區公所投保，健保屬於強制投保項目，不管有沒有工作都需要投保！
• 有些企業有設置福委會，依《職工福利金條例》說明，福委會可以從員工薪資提撥0.5%。若員工有額外請假，可能會根據請假時間扣除相相對應的薪資，此時的請假扣款也會列在這個項目裡。

如何高效率製作薪資單？

對於企業來說，算薪、發薪都不是一件簡單的事情，因此許多企業人資工作者，每月發薪前都要加班算薪，還要額外製作薪資單。傳統人工製作薪資單需要耗時費力，還得花上大把的時間彙整資料、核對法規，過程也容易出現人為錯誤，因此推薦企業使用符合企業需求的雲端人資系統，透過一站式進行人事管理，提升算薪、發薪、製作薪資單的效率，還有許多整合功能，幫助企業整體的人事管理的效率與精準上，獲得全面提升。

鋒形科技提供的 Femas HR 可以支援打卡紀錄，並整合至薪資系統，一鍵算出全體員工薪資及加班費，並且產出每位員工的薪資單，透過系統內設定，將薪資單發送給每位員工，讓整個算薪、發薪流程整體更流暢。試想從統計、計算到發放薪資，都需要人工作業與核對，會需要多少人力與時間成本？不僅上班時間不夠用，可能還需要薪酬作業人員留下來加班完成，還會有人為錯誤計算的情況發生。推薦企業雇主、人資工作者使用數位工具，將這些每月例行公事交給系統管理、產出，為企業省出更多時間與人力，更專注於本業發展與策略規劃，讓業界競爭力大幅提升！

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