許多一定規模的公司，會使用人資系統進行企業人事管理。但卻很少有企業會真正思考目前使用的人資系統，是不是有真正的發揮它的功能與價值呢？又或是運用到什麼程度，才算是發揮應有價值呢？

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在人資領域深耕近20年，我們發現許多已經使用人資系統的企業，人事管理的工作狀況大概是這樣：

1.每個月，甚至每天人工從考勤系統下載考勤機內出勤紀錄，然後匯入人力資源系統。

2.每天或定期將員工紙本請假單輸入到人力資源系統進行出勤檢核，或每天人工核對員工紙本請假單與考勤系統出勤紀錄，統計遲到早退曠職，然後每月再將出勤、請假的最後統計資料，自行輸入到人事薪資管理系統。

3.如果勞健保因為薪資調整而必須調整投保薪資，需要一筆一筆輸入到勞健保局系統。

4.月底進入人資系統或薪資系統，進行薪資試算。如果有員工遇到法院強制執行扣款，則需要人工計算後修改應扣項目並更新發薪結果。

5.如果需要薪資轉帳，且人資系統或薪資系統無法支援銀行媒體格式，只好再人工將發薪轉帳數字以Excel方式轉到銀行軟體內；有時若銀行未提供軟體，就只好自己逐筆輸入到銀行薪轉紀錄內。

以上這些都是耗時、重複、容易出錯、無附加價值，甚至增加其他部門無謂負擔的工作，但卻是許多人資管理者或企業負責計算薪水的會計財務人員經常在做的事，即便他們可能已經導入人事薪資系統或人力資源管理系統，又或是企業ERP系統已提供一部分功能，卻仍需要許多人工作業。

這樣的系統對企業來說，未能有效減少人事管理者的工作內容，與購買系統的初衷事與願違。企業導入人事薪資系統或人力資源管理系統軟體，就是希望改善作業流程，大幅減少人工作業，能快速提供正確的資料與統計數據，最好多數可以做到自動化且不必重工，幫助人員專注在更有價值工作上，這也是「系統」應有的價值，而非僅提供資料儲存或簡單計算功能。

鋒形科技不僅能讓以上工作流程獲得極大的改善之外，還會不斷蒐集用戶回饋與建議，持續更新、優化功能，不管是功能升級或介面調整，我們致力貼近人資管理者的工作需求，打造能協助企業人事管理的最佳人資系統。

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這個月我們也針對用戶給我們的建議做了一些修改：

一、增加薪資紀錄修改紀錄

有時企業理的人資管理者不只一位，當每個人都有管理權限時，容易發生資料修改後，客戶想要確認是誰修改了資料紀錄，所以優化了薪資紀錄的修改紀錄。

路徑：薪資→薪酬規劃→員工薪資管理→薪資試算/發放作業，畫面下方有修改紀錄Beta

二、薪資相關設定修改

原本只有在薪資基本資料中增加備註一、備註二，讓用戶可以紀錄特別項目，本次於薪資試算、薪轉媒體檔中增加相同欄位，讓設定更為彈性。

• 路徑：薪資→員工薪資管理→薪資試算/發放作業

• 路徑：薪資→基本設定→銀行及薪轉媒體格式管理

透過用戶回饋，我們能知道系統哪邊尚未完整貼時使用者的情境，透過每一次大大小小的修改，都是為了讓系統能夠順利協助人資管理者的工作日常，減少重複性高、行政類型的作業內容，將上班時間更好的利用在政策規劃、人才培育。一套合適的人資系統不僅能提升員工工作效率，同時能讓企業經營更加穩定。

不管您是尚未使用人資系統的企業，或是已經使用，但發現效果不如預期，正在評估市面上是否有更合適的系統，推薦你從以下兩點觀察：

一、是否持續更新功能

不管是新增大型功能，或是在既有功能上做優化，這件事情都是好的系統商該做的事情，只能不斷調整、進步，才能跟上市場變化，提供人資管理者更多工作上的協助。

二、客服專員是否找的到人

很多系統商會認為系統賣了，剩下的問題，不管是系統摸索，或是真的遇到故障時都要客戶自己處理，用消極的方式對待客戶，就算致電客服專員詢問，也只是分機轉來轉去，責任推來推去而已。鋒形科技為避免此狀況發生，訓練強大的客服團隊，每間客戶都有負責對應的客服窗口，遇到任何問題直接撥分機，避免電話轉來轉去浪費時間，再加上與固定客服專員長期配合，彼此更加了解說明邏輯，客服也會更深明白企業狀況，及時給予最合適的建議。