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202304期更新月報:如何挑選合適的人資系統?專家最推薦的4個步驟|Femas HR – 系統介紹

人資系統百百種,如何挑選合適的人資系統?

目前市面上的人資系統,各種功能、版本琳瑯滿目,而對於企業來說,該如何挑選符合企業需求,又在合理預算內的人資系統呢?

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第一步:確認企業需求 尋找系統前,需要先清楚企業對於系統的功能需求,比如是需要人事管理、薪酬功能、差勤打卡、績效評估、員工訓練或招募徵才。再開始依據需求排序,將企業認為重要的功能優先考量。

第二步:研究市場系統 透過市場調查,透過搜尋用戶評價、使用心得、口碑廣告或是在相關社群中發問,讓目前正在使用不同廠牌系統的企業直接與你分享體驗回饋,再結合企業自身條件與需求綜合評估,能夠更了解各間廠牌人資系統在業界的優缺點,以及適合的產業與特點。

第三步:評估系統功能 結合第一步對於系統功能的排序與第二步對於市場調查的評估,觀察系統的評價與功能是否合乎企業需求,同時也將系統價格、導入時間、訓練費用等成本納入考量,並比對各系統間的價格差異。

第四步:申請試用體驗 也是最重要的步驟,一定要申請試用,實際完整操作系統系統一段時間,確認系統功能皆符合條件再購入,避免花了錢卻買到不合適的系統,甚至讓企業去「迎合」系統,不只造成金錢的損失,也浪費許多時間。

人資系統為何重要?能為企業帶來什麼幫助?

1. 提升效率:在這個資訊發達、快速的時代下,提高效率可說是所有企業的需求,因此對於想強化自身競爭力的企業來說,選擇使用人資系統是個很好的辦法,同時也能提高資料的準確性,降低失誤。

2. 自動化:透過人資系統自動化處理法規更新、差勤紀錄與薪資核算,減少人工作業的重複性,連動影響企業員工的工作效率,也讓管理者有更多時間能留意決策性工作。

3. 數據分析:關於員工的任職時間、特休天數、請假紀錄與績效考勤,都可以透過系統整理成報表,幫助管理者更好地了解員工的表現,同時也能更方便追蹤工作情況與成效。

4. 彈性調整:一套優秀的人資系統,應該要能夠跟著企業一同成長,例如企業草創時期,員工不多時能夠使用,未來經營至一定規模後,依然能繼續使用,才能保留最完整的人事資料紀錄與數據。

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擁有19年人資專家的衷心建議

不管是選擇任何廠牌的人資系統,都強烈建議先試用一陣子,再執行購入決策,而試用期間,除了觀察系統功能是否符合企業需求之外,同時一併考慮導入時間、費用、系統功能是否依法規更新、彈性調整,以及客服人員的的回應是否專業、及時等,盡可能把未來可能會遇到的情況都模擬一次,也算是測試系統商是否有足夠的危機處理能力與服務態度。畢竟大家都希望花了錢買人資系統能夠永久完善使用,遇到問題時系統商也能快速協助處理。

近幾年政府不斷提倡數位轉型,當中原因有很多,其中最主要為以下四個因素: 1. 減少加班,增加效率:員工長時間加班不只可能讓企業觸法,遭高額罰鍰之外,員工也容易出現疲勞與對工作厭倦,造成流動率高;而使用人資系統可以讓人事管理作業更簡潔,省下許多人工時間,讓員工把時間用在更有價值的事情上。

2. 促進透明度:數位化能加強數據紀錄的透明程度,讓員工更信任企業的作業流程,節省許多人工流程的時間,也能透過系統輕鬆查詢目前進度,找到卡單的問題點;同時數位化能夠幫助企業依據現有數據,更快速製作出報表,以利企業運營與發展分析。

3. 降低成本:透過系統數位化進行人事管理,能夠有效減少紙本跑單、郵寄及人力等傳統行政作業的成本,同時也能更有效掌握員工動向。加上政府提倡節能減碳,許多企業苦惱不知如何開始進行,使用人資系統就是非常簡單又貼近核心價值的做法,推薦還尚未開始數位轉型的企業,從使用人資系統開始,建立與政府、國際接軌的第一步。

還在擔心買到不合適的人資系統嗎?先從試用開始吧!畢竟再怎麼便宜的系統,如果買來無法使用,也是浪費!

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