【名人專欄 – 菲大】從員工遲到談人性化管理，HR應該怎麼做？｜FemasHR
在輔導客戶時，經常會看到很多公司有遲到寬限時間的管理規定，有的是遲到幾分鐘以內不算遲到，也有一個月累計幾分鐘不算遲到，甚至有以每天上班打卡時間往後算九小時（午休一小時）就是應下班時間；不管怎樣的遲到寬限時間規定，公司的出發點一般都是所謂的「人性化管理」，展現公司有容乃大的寬大胸懷，希望員工不要為了擔心遲到而飆車趕路，但執行實務上，總還是有一些在寬限時間以後的遲到現象。
當學生時期，班上最常遲到的同學總是那幾個，在公司裡也是，會遲到的老是那幾個！這些會遲到的理由不外乎是塞車、不好停車、睡過頭等個人因素，有時候這些經常遲到的人會抱怨公司的遲到寬限時間不夠，公司不應該計較這短短的幾分鐘時間，他每天下班時間晚了，也都沒有申請加班費等等，公司調整放寬每天遲到時間，他還是經常遲到，甚至乾脆以不打卡來規避遲到……，最後只好改成以每個月來統計遲到時間，增加人資出勤管理和薪資計算作業的複雜性！到底公司這樣的遲到寬限做法好不好呢？
人性化管理須在符合法令的前提
我的一個客戶老闆是外商出身，創業開一家小公司，員工不到十人，他沿襲外商的一些人性化管理做法，請病假不扣薪，到職就有特休，提供午晚餐補貼各100元，上下班不打卡，員工自己算九小時工作時間下班，後來一位只做二個月的暑期工讀生檢舉未給加班費，被勞工局以未備置出勤記錄而裁罰六萬元（現在是九萬元了）！
多年前在一家股票上市公司服務，總經理希望能照顧到員工的健康，公司提供免費的鮮奶，廠商每週一送來一大堆瓶裝鮮奶，到週二就一掃而空，因為員工下班時整瓶拿回家，導致經常晚上加班的年輕研發工程師們抱怨，說公司捨不得花錢多買鮮奶，後來不得不採取登記制領取鮮奶的做法，以利管理了解有哪些員工取用，這樣又被更多員工抱怨公司是怕員工喝太多嗎？
上述二家公司應該算是有人性化的好公司吧？但卻引來一些管理困擾！其實所謂的「人性化管理」，必須在不違反法令的前提下規劃執行，因此沒有絕對的對錯。以遲到寬限來說，法令沒有規定要給，遲到一秒鐘就可以算遲到，按照公司規定請事假、特休或扣薪，但往往以「人性化管理」的大旗，制定了遲到寬限時間，這樣做如果能讓遲到狀況消除，那還OK，但如果還是有遲到狀況，並引起一些無謂的管理爭議，那就應該把遲到寬限取消，回歸到最基本且最沒有爭議的正常上班時間！
上班不遲到是做員工的基本責任，跟學生一樣，要如何不遲到是每位員工自己要去安排規劃，偶爾因突發事件而遲到，按公司規定處理就好，而經常遲到的應該也不會是主管眼中的好下屬。公司不必為經常遲到的員工而修改規定，這樣對絕大多數不遲到的員工是不公平的！再說，沒有遲到寬限的公司會被說是沒有人性化的公司嗎？應該不會吧！既然如此，何必弄一個遲到寬限來把日常管理複雜化呢？
人性化管理要兼顧管理者和員工的感受
很多公司強調「人性化管理」、「以人為本」，公司管理部門規劃了一些具體的做法，辦一些教育訓練課程、辦員工旅遊聚餐、彈性上班時間、哺乳室等等，但這些所謂「人性化管理」的具體措施，通常是管理部門規劃，由老闆決策的，這些措施是否真的是「人性化管理」，員工的感受才是關鍵！
從管理者規劃與決策的角度，人性化管理是有成本的，要投入預算成本或增加管理成本，是在有限的成本預算下規劃和執行，無法滿足每一個員工不同的意見和期望，因此「不患寡而患不均」，如何做到公平且合理的分配，便成為管理者在意的重點。從員工的角度，公司所有的「人性化管理」措施是否有感、有溫度，不是做給外面的人看，沽名釣譽的表面功夫和口號而已。
有些人認為要給員工更多彈性選擇的空間才是「人性化管理」，但畢竟公司是一個組織，必須要有一定的管理規矩，絕不能因為「人性化管理」而贈成「把方便變成隨便」的管理亂象。總之，「人性化管理」應該是從大處著眼，小處著手，如果無法兼顧管理者和員工二者的感受，做了吃力不討好，還不如不要做！
打造人性化的職場環境
依我個人的經驗，如何做到人性化管理可以延伸到如何打造一個人性化的職場環境，真正讓員工感受到公司的關心和體貼。舉幾個例子來看「人性化職場環境」：
- 大部份公司的座椅是泡綿辦公椅，很軟很舒適，但對女性員工而言，這種泡綿辦公椅不透氣，當生理期時，可能產生一些不舒服感，如果改成透氣的網布辦公椅，雖然較貴，但對女性員工絕對是一大福音。
- 為懷孕女性及行動不便的員工營造安全友善的職場環境，例如提前十分鐘打卡下班、員工餐廳專有的桌位等。
- 需要坐著工作的現場基層作業員，每天挺直腰背坐著工作幾小時，因此座椅要有後靠支撐，讓他們能在疲勞時可向後稍微舒緩背腰的痠痛。
- 自助式員工餐廳的份量通常是固定的，對食量大的員工而言可能吃不飽，可以請他等別人都取餐後再分次取用，不要讓員工覺得公司為了省成本而限制餐食。
- 辦公室冷氣開放通常都有一個溫度標準，執行時還是要以實際狀況而彈性決定，不要死板板的，員工都已汗流挾背還堅持不開冷氣。
打造一個人性化的職場環境必須從基層員工的角度做起，可以建立讓員工向上反映的暢通管道，管理部門也應該隨時到各個工作場所中，主動去觀察發覺一些可以改善的細節，讓員工感受到公司是真心的體貼照顧他們！
人性化管理的執行是成功的關鍵
對於人性化管理，公司的出發點通常都是良善的，但實際執行時如果規定限制很多，部門主管和執行人員的處理心態不對、過於一板一眼，可能導致被員工詬病而出現一些反效果。
如前面所言，管理部門在規劃執行時，「不患寡而患不均」，當有少數個別的員工有不同意見或需求時，管理部門確實很為難，他們只能照章行事，不能開方便後門，此時管理部門的態度和溝通就很重要，讓他們了解公司這樣規定的規劃善意，讓不同意見的員工「雖不滿意但能接受」，甚至可以向上級反映，研究是否有再檢討改進之處，切勿以「規定就是這樣」的制式回應，避免弄巧成拙，讓公司的美意失真了！
(本文授權轉載自菲大的人資私房話)
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