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【名人專欄 – 菲大】從員工遲到談人性化管理,HR應該怎麼做?|FemasHR

在輔導客戶時,經常會看到很多公司有遲到寬限時間的管理規定,有的是遲到幾分鐘以內不算遲到,也有一個月累計幾分鐘不算遲到,甚至有以每天上班打卡時間往後算九小時(午休一小時)就是應下班時間;不管怎樣的遲到寬限時間規定,公司的出發點一般都是所謂的「人性化管理」,展現公司有容乃大的寬大胸懷,希望員工不要為了擔心遲到而飆車趕路,但執行實務上,總還是有一些在寬限時間以後的遲到現象。

當學生時期,班上最常遲到的同學總是那幾個,在公司裡也是,會遲到的老是那幾個!這些會遲到的理由不外乎是塞車、不好停車、睡過頭等個人因素,有時候這些經常遲到的人會抱怨公司的遲到寬限時間不夠,公司不應該計較這短短的幾分鐘時間,他每天下班時間晚了,也都沒有申請加班費等等,公司調整放寬每天遲到時間,他還是經常遲到,甚至乾脆以不打卡來規避遲到……,最後只好改成以每個月來統計遲到時間,增加人資出勤管理和薪資計算作業的複雜性!到底公司這樣的遲到寬限做法好不好呢?

 

人性化管理須在符合法令的前提

我的一個客戶老闆是外商出身,創業開一家小公司,員工不到十人,他沿襲外商的一些人性化管理做法,請病假不扣薪,到職就有特休,提供午晚餐補貼各100元,上下班不打卡,員工自己算九小時工作時間下班,後來一位只做二個月的暑期工讀生檢舉未給加班費,被勞工局以未備置出勤記錄而裁罰六萬元(現在是九萬元了)!

多年前在一家股票上市公司服務,總經理希望能照顧到員工的健康,公司提供免費的鮮奶,廠商每週一送來一大堆瓶裝鮮奶,到週二就一掃而空,因為員工下班時整瓶拿回家,導致經常晚上加班的年輕研發工程師們抱怨,說公司捨不得花錢多買鮮奶,後來不得不採取登記制領取鮮奶的做法,以利管理了解有哪些員工取用,這樣又被更多員工抱怨公司是怕員工喝太多嗎?

上述二家公司應該算是有人性化的好公司吧?但卻引來一些管理困擾!其實所謂的「人性化管理」,必須在不違反法令的前提下規劃執行,因此沒有絕對的對錯。以遲到寬限來說,法令沒有規定要給,遲到一秒鐘就可以算遲到,按照公司規定請事假、特休或扣薪,但往往以「人性化管理」的大旗,制定了遲到寬限時間,這樣做如果能讓遲到狀況消除,那還OK,但如果還是有遲到狀況,並引起一些無謂的管理爭議,那就應該把遲到寬限取消,回歸到最基本且最沒有爭議的正常上班時間!

上班不遲到是做員工的基本責任,跟學生一樣,要如何不遲到是每位員工自己要去安排規劃,偶爾因突發事件而遲到,按公司規定處理就好,而經常遲到的應該也不會是主管眼中的好下屬。公司不必為經常遲到的員工而修改規定,這樣對絕大多數不遲到的員工是不公平的!再說,沒有遲到寬限的公司會被說是沒有人性化的公司嗎?應該不會吧!既然如此,何必弄一個遲到寬限來把日常管理複雜化呢?

 

人性化管理要兼顧管理者和員工的感受

很多公司強調「人性化管理」、「以人為本」,公司管理部門規劃了一些具體的做法,辦一些教育訓練課程、辦員工旅遊聚餐、彈性上班時間、哺乳室等等,但這些所謂「人性化管理」的具體措施,通常是管理部門規劃,由老闆決策的,這些措施是否真的是「人性化管理」,員工的感受才是關鍵!

從管理者規劃與決策的角度,人性化管理是有成本的,要投入預算成本或增加管理成本,是在有限的成本預算下規劃和執行,無法滿足每一個員工不同的意見和期望,因此「不患寡而患不均」,如何做到公平且合理的分配,便成為管理者在意的重點。從員工的角度,公司所有的「人性化管理」措施是否有感、有溫度,不是做給外面的人看,沽名釣譽的表面功夫和口號而已。

有些人認為要給員工更多彈性選擇的空間才是「人性化管理」,但畢竟公司是一個組織,必須要有一定的管理規矩,絕不能因為「人性化管理」而贈成「把方便變成隨便」的管理亂象。總之,「人性化管理」應該是從大處著眼,小處著手,如果無法兼顧管理者和員工二者的感受,做了吃力不討好,還不如不要做!

 

打造人性化的職場環境

依我個人的經驗,如何做到人性化管理可以延伸到如何打造一個人性化的職場環境,真正讓員工感受到公司的關心和體貼。舉幾個例子來看「人性化職場環境」:

  1. 大部份公司的座椅是泡綿辦公椅,很軟很舒適,但對女性員工而言,這種泡綿辦公椅不透氣,當生理期時,可能產生一些不舒服感,如果改成透氣的網布辦公椅,雖然較貴,但對女性員工絕對是一大福音。
  2. 為懷孕女性及行動不便的員工營造安全友善的職場環境,例如提前十分鐘打卡下班、員工餐廳專有的桌位等。
  3. 需要坐著工作的現場基層作業員,每天挺直腰背坐著工作幾小時,因此座椅要有後靠支撐,讓他們能在疲勞時可向後稍微舒緩背腰的痠痛。
  4. 自助式員工餐廳的份量通常是固定的,對食量大的員工而言可能吃不飽,可以請他等別人都取餐後再分次取用,不要讓員工覺得公司為了省成本而限制餐食。
  5. 辦公室冷氣開放通常都有一個溫度標準,執行時還是要以實際狀況而彈性決定,不要死板板的,員工都已汗流挾背還堅持不開冷氣。

打造一個人性化的職場環境必須從基層員工的角度做起,可以建立讓員工向上反映的暢通管道,管理部門也應該隨時到各個工作場所中,主動去觀察發覺一些可以改善的細節,讓員工感受到公司是真心的體貼照顧他們!

 

人性化管理的執行是成功的關鍵

對於人性化管理,公司的出發點通常都是良善的,但實際執行時如果規定限制很多,部門主管和執行人員的處理心態不對、過於一板一眼,可能導致被員工詬病而出現一些反效果。

如前面所言,管理部門在規劃執行時,「不患寡而患不均」,當有少數個別的員工有不同意見或需求時,管理部門確實很為難,他們只能照章行事,不能開方便後門,此時管理部門的態度和溝通就很重要,讓他們了解公司這樣規定的規劃善意,讓不同意見的員工「雖不滿意但能接受」,甚至可以向上級反映,研究是否有再檢討改進之處,切勿以「規定就是這樣」的制式回應,避免弄巧成拙,讓公司的美意失真了!

(本文授權轉載自菲大的人資私房話)

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