【人資選讀】甚麼是「數位轉型」?台灣的中小企業應該數位轉型嗎 ?|FemasHR

FemasHR - 人資日誌

因為專注於人資領域,所以能精湛的解決問題

【人資選讀】甚麼是「數位轉型」?台灣的中小企業應該數位轉型嗎?|FemasHR

數位轉型正夯?眾說紛紜的轉型定義

數位轉型(Digital Transormation)」這一兩年的討論熱度大增,不管是各搜尋引擎的趨勢分析,以及各行銷工具的態勢預測,甚至是中小企業的創始者與高階管理者,見面討論,總是不忘帶到「數位轉型」,同時詢問對方「公司最近有引進甚麼新系統嗎?」。「數位轉型」儼然成為企業的新顯學,深怕沒跟到這波「趨勢」,就會被市場給淘汰掉...

但是,上述的討論者又發現了一個問題,當他們想要深入「數位轉型」的內容時,似乎又陷入了定義上的困難。有公司認為所謂的「數位轉型」-就是一定要砸大錢導入系統。讓公司的一切運作都架構在數位化、雲端化。也有公司認為...花錢不等同數位轉型,體制上的配合與人員觀念的轉變更重要。更有一些中小企業的管理者悲觀的認為「數位轉型根本就是口號,企業切勿一頭熱的砸錢下去」。這些都讓還在觀望的企業如墜五里霧中,難以判斷。

 

數位轉型真的沒有那麼複雜,也許您已經在做了

其實,「數位轉型」的實質概念並沒有那麼奧妙難解,無論是本身就是數位產業、或是正打算(或著是已經在轉型)的企業,只要企業本身想要藉由創新的數位科技來解決、改善公司的運作狀況,那其實就是「數位轉型」的起點。以Amazon為例,他們認為「能交給電腦做的事,為什麼要浪費人力來做?」所以圖表資料只要交由系統製作就好,員工負責的部分是構思與規劃,以及檢討「為什麼績效沒達到?」。藉由這樣的方式來讓人力運用發揮到極致。

所以,在Amazon不會有員工「瞎忙」,為了製作出很精美的報表而忽略了「報表內容才是關鍵」的情況。這樣整體的思考與規劃,就是很典型的「數位轉型」。有些中小型企業會想「人家是Amazon啊,當然有那個資源來建置」。其實,只要符合上述運用創新科技解決問題的初衷,就算是數位轉型。譬如說excel的運用,在20年前也算是非常新潮的技術,運用這種方式改善公司流程,從紙本文書紀錄變成電子化,無疑也算廣義的「數位轉型」-事實上,現在哪一家中小型企業人資會選紙筆而捨Excel做計算的?想必應該不多吧?這就是非常典型的數位轉型案例。

那,中小企業適合「數位轉型」嗎?其實非常適合,台灣中小企業人數不多,反而增加了導入新系統的彈性。與大企業動輒上百人,部門涇渭分明的情況不同。大企業要轉型,可能要先上從管理者概念開始,接著編列預算與增設單位,之後才是整個體系的調整,實際運作又要一段時間才能看成效。但中小型企業,甚至是微型企業人數沒有那麼多,使用新系統與新方式相對來說就沒有那麼大的負擔。一旦發現方法正確,效果是呈倍數的增長。加上人少更可控、好溝通。節省的人力,以及提升工作的效率,對企業來說都是很不錯的結果。

 

中小企業「數位轉型」的「三種」切入點

至於數位轉型該從哪裡做起呢?中小企業各領域與內部文化各有風格,但從以下三個方向去著手,通常都有可預期的成效。

1. 減少固定項目工作的時間

頻率性的工作,每隔一段時間,甚至每天都要做的工作-像是出缺勤、算薪水、工作意見的彙整與資料的寄送。這些都可以不用每天苦哈哈的計算,公司方還擔心資料不全怎麼辦。現在都有很多雲端軟體可以操作,讓例行性的工作時間成本大幅降低。以我們公司為例,就是走「雲端人力資源系統」的方式,讓人資每日工作量,可以在精準度不變的情況下大幅提高效率。

2. 讓系統協助計算

需要計算數量、金額的工作,讓電腦做,絕對優於人力計算。而這樣的情況,不是未來式,而是現在進行式。以網購為例,如果消費者買了一件產品,還要人工計錄再出貨,那時間一定會大幅拉長,計算數量的事情讓系統來做,一定可以提高獲利。再者,金額由系統計算,除非系統本身出問題,不然絕對比人力精準快速。也不用擔心會有上下其手的情況。

3. 資料電子化

文書類資料的電子化,傳統公司儲放資料就是一本又一本的資料夾,如果能把這些資料「電子化」,勢必可以減少很多空間。此外,電子化資料也方便進一步分析,現今流行「大數據」,如何把關鍵資料做交叉比對與分析,都需要基本的電子化資料。

而人資領域的朋友,或許會發現...上述三點,其實都或多或少符合人資的工作,包含「頻率性的工作」、「金額類的工作」、「文書電子化」。這些都算人資的範疇。這也是「為什麼」不少中小企業會先從「HR」開始做數位轉型,道理就在於-光是減少每天工作,就可以讓公司的工作效率大幅提升。雲端HR除了提高人資的工作效率跟減少公司運作成本外,也隱含著引領公司「數位轉型」的重責大任呢!

 

數位轉型是一種「態度」,是精益求精的「過程」

最後,還要注意一點就是...「數位轉型」是一種過程,而不是從某一點到某一點就結束的專案,公司需要不斷的思考-「有沒有更方便的工具與系統可以幫助公司成長?」,以及「公司的體制要怎麼因應新工具與新系統而改變?」。而不是「我用了某種工具就等於是數位轉型」。當企業本身有這種思維時,是不是中小企業,似乎也不是重點了,不是嗎?

撰文:Aguo(鋒形科技 / 行銷主任)
 

若你的企業還不是鋒形人資系統的使用者,我們提供讓企業免費試用30天的體驗方案,過程中一樣會有專業的顧問與客服協助您解答系統建立與操作上的初步疑問!

👉點此!歡迎你來申請試用

立即留下聯絡方式
找對工具,減少工時
將有專屬顧問聯繫您 立即預約介紹,掌握HR系統 減少80%成本消耗
送出預約