【人資選讀】甚麼是「數位轉型」？台灣的中小企業應該數位轉型嗎？｜FemasHR

其實，「數位轉型」的實質概念並沒有那麼奧妙難解，無論是本身就是數位產業、或是正打算(或著是已經在轉型)的企業，只要企業本身想要藉由創新的數位科技來解決、改善公司的運作狀況，那其實就是「數位轉型」的起點。以Amazon為例，他們認為「能交給電腦做的事，為什麼要浪費人力來做?」所以圖表資料只要交由系統製作就好，員工負責的部分是構思與規劃，以及檢討「為什麼績效沒達到?」。藉由這樣的方式來讓人力運用發揮到極致。

所以，在Amazon不會有員工「瞎忙」，為了製作出很精美的報表而忽略了「報表內容才是關鍵」的情況。這樣整體的思考與規劃，就是很典型的「數位轉型」。有些中小型企業會想「人家是Amazon啊，當然有那個資源來建置」。其實，只要符合上述運用創新科技解決問題的初衷，就算是數位轉型。譬如說excel的運用，在20年前也算是非常新潮的技術，運用這種方式改善公司流程，從紙本文書紀錄變成電子化，無疑也算廣義的「數位轉型」-事實上，現在哪一家中小型企業人資會選紙筆而捨Excel做計算的?想必應該不多吧?這就是非常典型的數位轉型案例。

那，中小企業適合「數位轉型」嗎?其實非常適合，台灣中小企業人數不多，反而增加了導入新系統的彈性。與大企業動輒上百人，部門涇渭分明的情況不同。大企業要轉型，可能要先上從管理者概念開始，接著編列預算與增設單位，之後才是整個體系的調整，實際運作又要一段時間才能看成效。但中小型企業，甚至是微型企業人數沒有那麼多，使用新系統與新方式相對來說就沒有那麼大的負擔。一旦發現方法正確，效果是呈倍數的增長。加上人少更可控、好溝通。節省的人力，以及提升工作的效率，對企業來說都是很不錯的結果。

中小企業「數位轉型」的「三種」切入點

至於數位轉型該從哪裡做起呢?中小企業各領域與內部文化各有風格，但從以下三個方向去著手，通常都有可預期的成效。

1. 減少固定項目工作的時間

頻率性的工作，每隔一段時間，甚至每天都要做的工作－像是出缺勤、算薪水、工作意見的彙整與資料的寄送。這些都可以不用每天苦哈哈的計算，公司方還擔心資料不全怎麼辦。現在都有很多雲端軟體可以操作，讓例行性的工作時間成本大幅降低。以我們公司為例，就是走「雲端人力資源系統」的方式，讓人資每日工作量，可以在精準度不變的情況下大幅提高效率。

2. 讓系統協助計算

需要計算數量、金額的工作，讓電腦做，絕對優於人力計算。而這樣的情況，不是未來式，而是現在進行式。以網購為例，如果消費者買了一件產品，還要人工計錄再出貨，那時間一定會大幅拉長，計算數量的事情讓系統來做，一定可以提高獲利。再者，金額由系統計算，除非系統本身出問題，不然絕對比人力精準快速。也不用擔心會有上下其手的情況。

3. 資料電子化

文書類資料的電子化，傳統公司儲放資料就是一本又一本的資料夾，如果能把這些資料「電子化」，勢必可以減少很多空間。此外，電子化資料也方便進一步分析，現今流行「大數據」，如何把關鍵資料做交叉比對與分析，都需要基本的電子化資料。

而人資領域的朋友，或許會發現．．．上述三點，其實都或多或少符合人資的工作，包含「頻率性的工作」、「金額類的工作」、「文書電子化」。這些都算人資的範疇。這也是「為什麼」不少中小企業會先從「HR」開始做數位轉型，道理就在於-光是減少每天工作，就可以讓公司的工作效率大幅提升。雲端HR除了提高人資的工作效率跟減少公司運作成本外，也隱含著引領公司「數位轉型」的重責大任呢!