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聯發國際|從 Excel 到雲端人資系統,餐飲集團上櫃前的關鍵準備點|Femas HR 客戶推薦

聯發國際餐飲集團(股票代號:2756)以茶飲品牌《SHARE TEA 歇腳亭》進軍國際,創下年賣上億杯銷售奇蹟。2022年初在台灣正式上櫃,並於2023年在埃及展店後,全球佈點遍及5大洲、14個國家、超過400間門市,並持續佈局全球規模,將臺灣珍珠奶茶在海外發光發熱、發揚全世界!

集團致力於國際品牌發展,旗下除了有茶飲事業《SHARE TEA 歇腳亭》,2016年更涉足餐飲事業,將馬來西亞豐富的街邊美食文化《MAMAK檔》帶進台灣,透過不斷突破傳統的餐飲經營模式、精進品牌發展與創新、完善連鎖餐飲管理制度,打造穩健的企業體質,期待成為領軍全球的餐飲集團。

千載難逢的機會,讓我們訪問到剛上櫃的聯發國際餐飲集團經理、副理與HR,分享餐飲業準備上櫃時會遇到的困境,及最後他們的處理方式,同時將疫情的打擊降到最低,順利上櫃的心路歷程

餐飲集團上櫃前的關鍵準備點

經營超過 30 年,從紅茶攤發展成集團企業

問:聯發國際餐飲集團目前累積了多少間分店呢?

答:目前集團分店遍布全球佈點遍及5大洲、14個國家、超過400間門市。主要產品為兩個美味品牌—茶飲《SHARE TEA 歇腳亭》及餐飲《SMAMAK檔星馬料理》,1992年《SHARE TEA 歇腳亭》創立於重慶南路的紅茶攤,慢慢發展店面、拓展分店,並積極進軍海外市場,及跨足餐飲美食產業。

問:整個集團約有多少工作人員呢?

答:《SHARE TEA 歇腳亭》積極拓展海外市場,致力將“臺灣珍珠奶茶”在海外發光發熱,人手一杯 Sharetea 成了海外潮人的必備單品。以集團的編制來說,目前在台灣約有150工作夥伴一起打拚。

問:有許多分店與員工的情況下,如何有效進行人事管理?

答:過去企業有購入買斷系統,卻發現排班功能無法因應需要各種班別的門市需求,加上系統只要做一點點調整就需要請工程師改寫,要花很多時間,通常工程師會勸我們不要變更、調整,但若不調整又不符合企業規範與需求,因此開始另尋真正能夠對企業有幫助的人資系統。

透過 Excel 進行人事管理,卻發現作業效率跟不上集團成長速度

問:使用人資系統前,如何進行人事管理?

答:集團在使用人資系統前,一律採用 Excel 進行人事管理,包含排班、計算薪酬等等。每個月HR需要逐筆、人工核對所有同仁的出缺勤紀錄,再進行薪資計算作業。隨著門市據點擴增、工作人員增加,這些「人工作業」也導致人資夥伴的作業時間變長。

問:在什麼情況下,企業覺察到工作夥伴需要系統協助?

答:總公司一直以來都使用 Excel 進行管理作業,門市店長也依賴 Excel 完成每月排班。隨著集團快速發展,員工人數不斷發成長的情況下,人員異動的情況日漸頻繁,我們開始注要到檔案交接、銜接管理的重要性, Excel 漸漸不足以協助集團作業事項,需要規則一致性的人資系統協助,才能簡化繁瑣的作業流程,有效提高工作效率。

Femas HR 成為幫助企業順利上櫃的幕後推手之一

問:為何最終選擇採用 Femas HR 雲端人資系統?

答:在選擇人資系統時,我們評估了3-4間系統商,爬了很多使用心得,也參考許多業界夥伴的評價與建議,綜合集團人員規模與成本考量,決定使用 Femas HR。

問:使用 Femas HR 後有什麼實際感受嗎?

答:使用前與使用後的工作感受差別蠻大的,主要有三個部分: 首先、過去差勤使用 Excel 與打卡卡片,HR必須等到月底進行人工核對時,才會發現同仁沒打卡、打錯卡或是未事先提出請假申請等,再逐筆詢問、追回打卡錯誤、請假的原因;而使用 Femas HR 後,可以即時知道員工的打卡狀況,同仁打卡有誤時,系統也會提醒直屬主管、部門主管與HR,讓管理者馬上進行相關處理,避免違反勞基法相關規定。

第二、雖然過去有 Excel 協助算薪作業,但仍需要人工逐筆 key in 與核對,大概要耗時一週才能將同仁的薪酬作業完成; Femas HR 的薪酬模組就相當聰明,現在我只要按一按,就可以完成過去要一週才能完成的事情,大幅降低作業時間。

最後、對於集團來說,最明顯的差異感受就是查詢歷史資料的速度與便利,過去遇到勞檢時,我們需要翻找很多舊檔案、紙本資料,非常不便與繁瑣。現在只要透過系統就可以輕鬆下載完整的歷史資料,尤其集團剛上櫃,IPO(initial public offering,稱為首次公開募股)時需要繳交很多近年的相關資料,這個功能對我們來說幫助很大,很方便也節省很多時間!

鋒形顧問說:

當集團企業要從使用 Excel 改成人資系統時,開始可能會遭到門市人員、人資夥伴、管理者的反彈,不解為何要改變過去的人事管理方法,為此 Femas HR 使用類似 Excel 函數的邏輯進行系統規劃,讓企業更方便學習,順利學會系統操作後,內部工作流程的便利與效率,都是肉眼可見的提升許多,也讓 Femas HR 受到許多客戶的滿意回饋。

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縱然如此,每間公司在人事管理上除了須依照勞基法規定,或多或少還會有些企業的特別規範、福利,此時可以先透過鋒形科技 Femas HR 企業版免費試用30天, 測試系統與企業需求使否相符,觀察系統邏輯與企業規範的契合度。

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