【議題分享】企業HR評估挑選「人力資源系統」，要注意哪些事項? ｜FemasHR

對企業人資而言，當接下主管任務「比較市面上各家人資系統的功能與價格」，寫一份HR系統HRM系統、HRIS系統功能比較表，並提出採購建議，想必人資們都承擔很大的壓力吧？其實挑選人力資源系統並沒有那麼難，看了本篇文章，未來人資突然面臨「如何選擇系統」時，相信會更有餘裕。

挑選「人資系統功能」的考量角度

企業HR或人資部門，通常為了符合勞基法及相關規定，以及為了配合企業營運管理，會制定人事規章制度，包含出勤管理與薪資計算、績效考核等。

而HR經常性的工作就是要按照這些制度進行管理，並提供出缺勤統計資料與計薪結果、薪資單等。台灣的企業HR與員工人數常見比例是1:100，有些甚至來到1:150。員工人數多，同一件事情的工作份量就難免等比例增加，意味著公司的規模成長會直接增加人資作業與反應的時間。

另外，不同規模，管理的複雜度會明顯不同。10人以下的公司，或是動輒50人至100人的企業，面臨的狀況與資料量明顯不同。因此，如何評估選擇合適的人資系統，便需要考慮很多課題。

比如：

• 該如何選擇出勤打卡系統?
• 選擇傳統打卡鐘/打卡機，出勤記錄如何整理統計？
• 還是使用簡單社群線上打卡呢(直接用FB群組打卡、LINE打卡)？

10人以下的公司，或許可以大家直接拉個Line群彈性打卡，但如果是20人以上的公司，還選社群軟體打卡只會嚴重影響管理效率。如果使用搭配LINE線上打卡功能的系統呢？則必須考量是否會造成公私不分，難以區分是在操作系統或是在私人聊天。

而如果企業是屬於傳統製造業型態，就必須考量產線員工的特性，不一定適合使用行動裝置打卡，而會比較適合用幾乎不需要複雜操作的考勤設備，如人臉辨識考勤機、指紋機等。

還有：

• 系統內差勤、排班、請假等功能是否便利好操作
• 第一線如排班人員、一般員工，是否能夠輕易上手？
• 系統是否提供各種防呆機制（比如請假自動計算正確天數？連續請假超過三天自動送到更高主管簽核？沒有附上證明文件是否警示員工？），避免員工誤操作？

再者，勞基法與公司的管理制度，能否落實到人資系統內？比如：

• 公司的遲到早退，系統可否自動計算？
• 公司有彈性上班（或因為疫情，開始實施），系統可否配合管控？
• 全勤獎金分成上下半月，系統能否處理？
• 週五有提早下班半小時，系統是否支援？
• 員工在兩岸及越南往返，有時要看當地行事曆放假，可否正確檢核出缺勤？
• 公司有大夜班生產線，會在隔天打卡下班，考勤機打卡時間顯示為次日，系統可否正確解讀為當日的下班？
• 公司有雙週/四周/八週變形工時，自動檢查排班表是否違規異常？

「薪資計算」也是非常重要的一環，公司成員（特別是零售業、餐飲服務業等）有兼職部分工時人員(PT)、正職人員(FT)等類型，不同的出勤時段，也有不同的薪資算法，甚至同是PT人員時薪也依經驗有所調整。

或是因應前述管理制度，需要計算諸如遲到早退扣薪、半月全勤獎金計算、大夜班津貼等，或是因應法令所必須要處理的「法院強制扣薪」，這些都是否系統都可以快速計算？

若系統無法配合，便需要耗費大量人工檢核與計算時間，而企業人資如果還是「土法煉鋼」手工計算，即便是用Excel公式計算薪資，也會面臨Excel檔案管理問題，以及可能因為操作誤編輯，或人員離職導致算錯等問題，勢必會造成企業經營管理很大的不確定性與工作負擔。

系統的彈性與成熟度

當企業清楚掌握自身的發展狀況、成長目標，以及公司制度及營運的需求。接下來就是要考慮「人資管理系統」的彈性與成熟度了。

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