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【議題分享】企業HR評估挑選「人力資源系統」,要注意哪些事項? |FemasHR

對企業人資而言,當接下主管任務「比較市面上各家人資系統的功能與價格」,寫一份HR系統HRM系統、HRIS系統功能比較表,並提出採購建議,想必人資們都承擔很大的壓力吧?其實挑選人力資源系統並沒有那麼難,看了本篇文章,未來人資突然面臨「如何選擇系統」時,相信會更有餘裕。

「選擇HR系統」有方法,人資可從以下方向著手

不可諱言,商業上的考量常常都是從「成本」、「性價比」出發,特別是「人資系統的價錢」常常是許多企業主首先考慮的重點。然而,一套好用的HR系統動輒陪伴一間企業數年之久,如果功能不合用,操作人資系統之外,還得增加員工;以及讓HR手動更新Excel,不但增加公司成本,也對人資的行政效率造成妨害,甚至可能降低員工生產力。

更糟的是,公司因此決定更換人資系統,讓之前辛苦一輪的HR系統導入要重跑一輪,反而影響公司的運作以及成員士氣。用「人力資源管理系統」來提升「管理」效能的目標價值,至此蕩然無存。也因此,企業尋找「人資系統」時,除了價位以外,更要仔細探尋系統的功能面,換言之,哪一家系統的整體品質最佳,哪一家雲端人資系統CP值最高,就成為企業選擇的關鍵了。


綜上所言,HR系統的功能是否能滿足公司實務面與長遠的成長需求,就顯得非常重要了。FemasHR雲端人資系統,長期投入人力資源系統領域發展已超過十年,累積了許多重要的經驗,以及豐富的各產業實務案例,以下透過幾個角度,提供人資朋友們如何挑選最適合自己公司的HRM系統的一些建議與方向。

挑選「人資系統功能」的考量角度

挑選一套好的「人資系統」,需要注意的項目很多,但應該從幾個重要的角度來探索:

  1. 公司的需求面
  2. 系統的彈性與成熟度
  3. 廠商的穩定度與服務

 

公司的需求面

企業HR或人資部門,通常為了符合勞基法及相關規定,以及為了配合企業營運管理,會制定人事規章制度,包含出勤管理與薪資計算、績效考核等。

而HR經常性的工作就是要按照這些制度進行管理,並提供出缺勤統計資料與計薪結果、薪資單等。台灣的企業HR與員工人數常見比例是1:100,有些甚至來到1:150。員工人數多,同一件事情的工作份量就難免等比例增加,意味著公司的規模成長會直接增加人資作業與反應的時間。

另外,不同規模,管理的複雜度會明顯不同。10人以下的公司,或是動輒50人至100人的企業,面臨的狀況與資料量明顯不同。因此,如何評估選擇合適的人資系統,便需要考慮很多課題。

比如:

  • 該如何選擇出勤打卡系統?
  • 選擇傳統打卡鐘/打卡機,出勤記錄如何整理統計?
  • 還是使用簡單社群線上打卡呢(直接用FB群組打卡、LINE打卡)?

 

10人以下的公司,或許可以大家直接拉個Line群彈性打卡,但如果是20人以上的公司,還選社群軟體打卡只會嚴重影響管理效率。如果使用搭配LINE線上打卡功能的系統呢?則必須考量是否會造成公私不分,難以區分是在操作系統或是在私人聊天。

而如果企業是屬於傳統製造業型態,就必須考量產線員工的特性,不一定適合使用行動裝置打卡,而會比較適合用幾乎不需要複雜操作的考勤設備,如人臉辨識考勤機、指紋機等。

還有:

  • 系統內差勤排班請假等功能是否便利好操作
  • 第一線如排班人員、一般員工,是否能夠輕易上手?
  • 系統是否提供各種防呆機制(比如請假自動計算正確天數?連續請假超過三天自動送到更高主管簽核?沒有附上證明文件是否警示員工?),避免員工誤操作?

 

再者,勞基法與公司的管理制度,能否落實到人資系統內?比如:

  • 公司的遲到早退,系統可否自動計算?
  • 公司有彈性上班(或因為疫情,開始實施),系統可否配合管控?
  • 全勤獎金分成上下半月,系統能否處理?
  • 週五有提早下班半小時,系統是否支援?
  • 員工在兩岸及越南往返,有時要看當地行事曆放假,可否正確檢核出缺勤?
  • 公司有大夜班生產線,會在隔天打卡下班,考勤機打卡時間顯示為次日,系統可否正確解讀為當日的下班?
  • 公司有雙週/四周/八週變形工時,自動檢查排班表是否違規異常?

 

薪資計算」也是非常重要的一環,公司成員(特別是零售業、餐飲服務業等)有兼職部分工時人員(PT)、正職人員(FT)等類型,不同的出勤時段,也有不同的薪資算法,甚至同是PT人員時薪也依經驗有所調整。

或是因應前述管理制度,需要計算諸如遲到早退扣薪、半月全勤獎金計算、大夜班津貼等,或是因應法令所必須要處理的「法院強制扣薪」,這些都是否系統都可以快速計算?

若系統無法配合,便需要耗費大量人工檢核與計算時間,而企業人資如果還是「土法煉鋼」手工計算,即便是用Excel公式計算薪資,也會面臨Excel檔案管理問題,以及可能因為操作誤編輯,或人員離職導致算錯等問題,勢必會造成企業經營管理很大的不確定性與工作負擔。

 

系統的彈性與成熟度

當企業清楚掌握自身的發展狀況、成長目標,以及公司制度及營運的需求。接下來就是要考慮「人資管理系統」的彈性與成熟度了。

企業導入人資系統,目標當然是想提高公司運作,以及人資的工作效率。但是在高度變化的社會,企業也需要隨之不斷調整,所以如果HR系統做到萬年不變,任何新增的功能都很難彈性設定(像是因應疫情實施彈性上下班,或是分流在家上班,開始實施分組遠距工作(居家辦公)、企業多角化經營導入不同行業特性,或是公司因為勞動法令修法,需要配合調整規定等),企業需要花錢客製修改或甚至要搭配大量人工作業,那就變成花錢找麻煩,系統反而變成HR以及企業的頭痛問題,也完全不符合導入系統可以改善效率的初衷了。
就這點來說,其實首要觀察的是系統廠商過去的營運實績、針對產業各種彈性需求的因應之道,以及產業內的代表性客戶之內涵與數量。
舉例來說:
  • 系統廠商過去在產業內累積了哪些客戶?
  • 這些客戶有哪些問題被解決了?
  • 廠商如何拿下這些客戶?
  • 甚至可以跟這些客戶聊聊,他們現在是否還在使用?
  • 改善了哪些問題?整體從員工請假出勤管理、到薪資計算等作業時間,減少了多少?
  • 法規不斷更新調整,系統廠商如何能夠做到跟著潮流趨勢走,並且讓既有客戶不會因此脫節?
  • 系統廠商是否專注在「人力資源管理系統」這個原生性產品領域,或是其實是從ERP、會計、EIP等系統的衍生性產品(如何能夠保持在人資系統上的持續改善與不斷演進)?

 

「台上一分鐘,台下十年功」。進一步去檢視HR系統的彈性,以及人資系統對於產業、實際管理需求的完善配套,其實與人資系統廠商對產業的熟悉度息息相關,但累積產業知識並非一蹴可幾,這也意味著-哪一間人資系統廠商深蹲累積得愈久,通常對於產業需求與系統的結合愈熟稔。系統也相對愈全面、愈能符合各產業的需求。

 

廠商的穩定度與服務

考量過系統需求,以及廠商的彈性及成熟度後,另一個很重要的考量點,就是廠商的穩定度及服務了。

企業考量永續經營,都會希望資訊系統廠商不必經常更換,能夠長期配合。因此,挑選人力資源系統時,也需要很務實的衡量廠商的穩定度與經營能力。
例如:
  • 廠商的財務狀況如何?
  • 是否有大量虧損?
  • 廠商的營運模式,是否能夠支應長期的軟體發展,並且展現出穩定的經營記錄?
  • 廠商的收費模式,是否穩定,會不會因為財務問題對舊客戶調整費用?
  • 是否具備強大穩健的客戶基礎,客戶續約率高(90%以上尤佳),能夠持續給廠商帶來足夠的營運現金流,而不用依賴融資?
最後是系統的服務面,許多人資視HR系統為畏途,就是擔心「萬一操作上很繁複,服務水準又不到,變成我要自己摸複雜的人資系統」。所以人資管理系統背後的「服務品質」就顯得很重要了。
例如:
  • 是否有專責服務窗口,不需要每次都要說明公司規則?
  • 能不能提供即時的系統功能操作解說?
  • 對於人資系統導入的流程是否熟練的掌握?
  • 是否具備豐富的客戶服務經驗,並且受過完整訓練?
  • 能否針對公司的制度與規則,提供合適的說明與配套,並且能夠以較低成本,因應企業的制度變化?

 

挑與時俱進!「人資系統」與「勞動法規」的重要關係

除了前面討論的許多的事項外,在21世紀的現在,HR系統還必須具備一項重要的功能-「是否能支援最新勞動法規」(如:2018一例一休)。
以2020年更新的《勞動事件法》為例,員工若有上班超時的狀況,在過往法規中行文還略嫌曖昧,但是在新法中,開宗明義表示「推定」雇主同意其出勤,這也意味著-如果今天員工早到或是晚走,無論他是不是在辦公,依照法規都認定為「加班工時」(除非員工提出說明是處理私人事務)。
如果今天面對勞檢;或是勞資雙方對工時認定有歧異,HR系統是不是能適時的提供詳實的出勤記錄以及超時原因,就變成非常重要的一件事。
除了《勞動事件法》以外,今年引發各產業軒然大波的「新冠肺炎病毒」,打亂了各企業的人資管理工作,也逼得政府單位公佈「防疫照顧假」、「防疫隔離假」,不少企業因應疫情,不得不實施「分流上班」、「分組在家上班」(居家辦公),甚至部分企業經不起疫情的折騰,只能讓員工「減班休息」,放「無薪假」,這時候「HR系統」能不能適時提供彈性更改調整的功能,就顯得非常重要了。
上述無論是《勞動事件法》或是防疫相關事項,都已讓企業人資焦頭爛額,如果人資系統沒有具備足夠的彈性,讓人資可以在當下馬上使用,無論是手動作業或是付費加購功能,似乎都緩不濟急。所以,雲端人資系統是否能及時支援最新法規,也是企業挑選系統時需要重點觀察的項目。
看完上述雲端人資系統的介紹,有沒有對「如何選擇人資系統」有更深一層的了解呢?
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最後,也別忘了 -「雲端人資系統到底好不好用,還是要自己試用後才知道。」所以做完上述功課後,推薦各位不妨善加利用「人資系統免費試用」這種親身體驗的方式,自己摸摸看就知道!
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