【議題分享】企業HR評估挑選「人力資源系統」，要注意哪些事項? ｜FemasHR
對企業人資而言，當接下主管任務「比較市面上各家人資系統的功能與價格」，寫一份HR系統HRM系統、HRIS系統功能比較表，並提出採購建議，想必人資們都承擔很大的壓力吧？其實挑選人力資源系統並沒有那麼難，看了本篇文章，未來人資突然面臨「如何選擇系統」時，相信會更有餘裕。
「選擇HR系統」有方法，人資可從以下方向著手
不可諱言，商業上的考量常常都是從「成本」、「性價比」出發，特別是「人資系統的價錢」常常是許多企業主首先考慮的重點。然而，一套好用的HR系統動輒陪伴一間企業數年之久，如果功能不合用，操作人資系統之外，還得增加員工；以及讓HR手動更新Excel，不但增加公司成本，也對人資的行政效率造成妨害，甚至可能降低員工生產力。
更糟的是，公司因此決定更換人資系統，讓之前辛苦一輪的HR系統導入要重跑一輪，反而影響公司的運作以及成員士氣。用「人力資源管理系統」來提升「管理」效能的目標價值，至此蕩然無存。也因此，企業尋找「人資系統」時，除了價位以外，更要仔細探尋系統的功能面，換言之，哪一家系統的整體品質最佳，哪一家雲端人資系統CP值最高，就成為企業選擇的關鍵了。
綜上所言，HR系統的功能是否能滿足公司實務面與長遠的成長需求，就顯得非常重要了。FemasHR雲端人資系統，長期投入人力資源系統領域發展已超過十年，累積了許多重要的經驗，以及豐富的各產業實務案例，以下透過幾個角度，提供人資朋友們如何挑選最適合自己公司的HRM系統的一些建議與方向。
挑選「人資系統功能」的考量角度
- 公司的需求面
- 系統的彈性與成熟度
- 廠商的穩定度與服務
公司的需求面
企業HR或人資部門，通常為了符合勞基法及相關規定，以及為了配合企業營運管理，會制定人事規章制度，包含出勤管理與薪資計算、績效考核等。
而HR經常性的工作就是要按照這些制度進行管理，並提供出缺勤統計資料與計薪結果、薪資單等。台灣的企業HR與員工人數常見比例是1:100，有些甚至來到1:150。員工人數多，同一件事情的工作份量就難免等比例增加，意味著公司的規模成長會直接增加人資作業與反應的時間。
另外，不同規模，管理的複雜度會明顯不同。10人以下的公司，或是動輒50人至100人的企業，面臨的狀況與資料量明顯不同。因此，如何評估選擇合適的人資系統，便需要考慮很多課題。
比如：
- 該如何選擇出勤打卡系統?
- 選擇傳統打卡鐘/打卡機，出勤記錄如何整理統計？
- 還是使用簡單社群線上打卡呢(直接用FB群組打卡、LINE打卡)？
- 系統內差勤、排班、請假等功能是否便利好操作
- 第一線如排班人員、一般員工，是否能夠輕易上手？
- 系統是否提供各種防呆機制（比如請假自動計算正確天數？連續請假超過三天自動送到更高主管簽核？沒有附上證明文件是否警示員工？），避免員工誤操作？
- 公司的遲到早退，系統可否自動計算？
- 公司有彈性上班（或因為疫情，開始實施），系統可否配合管控？
- 全勤獎金分成上下半月，系統能否處理？
- 週五有提早下班半小時，系統是否支援？
- 員工在兩岸及越南往返，有時要看當地行事曆放假，可否正確檢核出缺勤？
- 公司有大夜班生產線，會在隔天打卡下班，考勤機打卡時間顯示為次日，系統可否正確解讀為當日的下班？
- 公司有雙週/四周/八週變形工時，自動檢查排班表是否違規異常？
系統的彈性與成熟度
當企業清楚掌握自身的發展狀況、成長目標，以及公司制度及營運的需求。接下來就是要考慮「人資管理系統」的彈性與成熟度了。
企業導入人資系統，目標當然是想提高公司運作，以及人資的工作效率。但是在高度變化的社會，企業也需要隨之不斷調整，所以如果HR系統做到萬年不變，任何新增的功能都很難彈性設定（像是因應疫情實施彈性上下班，或是分流在家上班，開始實施分組遠距工作（居家辦公）、企業多角化經營導入不同行業特性，或是公司因為勞動法令修法，需要配合調整規定等)，企業需要花錢客製修改或甚至要搭配大量人工作業，那就變成花錢找麻煩，系統反而變成HR以及企業的頭痛問題，也完全不符合導入系統可以改善效率的初衷了。
就這點來說，其實首要觀察的是系統廠商過去的營運實績、針對產業各種彈性需求的因應之道，以及產業內的代表性客戶之內涵與數量。
舉例來說：
- 系統廠商過去在產業內累積了哪些客戶？
- 這些客戶有哪些問題被解決了？
- 廠商如何拿下這些客戶？
- 甚至可以跟這些客戶聊聊，他們現在是否還在使用？
- 改善了哪些問題？整體從員工請假出勤管理、到薪資計算等作業時間，減少了多少？
- 法規不斷更新調整，系統廠商如何能夠做到跟著潮流趨勢走，並且讓既有客戶不會因此脫節？
- 系統廠商是否專注在「人力資源管理系統」這個原生性產品領域，或是其實是從ERP、會計、EIP等系統的衍生性產品（如何能夠保持在人資系統上的持續改善與不斷演進）？
「台上一分鐘，台下十年功」。進一步去檢視HR系統的彈性，以及人資系統對於產業、實際管理需求的完善配套，其實與人資系統廠商對產業的熟悉度息息相關，但累積產業知識並非一蹴可幾，這也意味著-哪一間人資系統廠商深蹲累積得愈久，通常對於產業需求與系統的結合愈熟稔。系統也相對愈全面、愈能符合各產業的需求。
廠商的穩定度與服務
考量過系統需求，以及廠商的彈性及成熟度後，另一個很重要的考量點，就是廠商的穩定度及服務了。
企業考量永續經營，都會希望資訊系統廠商不必經常更換，能夠長期配合。因此，挑選人力資源系統時，也需要很務實的衡量廠商的穩定度與經營能力。
例如：
- 廠商的財務狀況如何？
- 是否有大量虧損？
- 廠商的營運模式，是否能夠支應長期的軟體發展，並且展現出穩定的經營記錄？
- 廠商的收費模式，是否穩定，會不會因為財務問題對舊客戶調整費用？
- 是否具備強大穩健的客戶基礎，客戶續約率高(90%以上尤佳)，能夠持續給廠商帶來足夠的營運現金流，而不用依賴融資？
最後是系統的服務面，許多人資視HR系統為畏途，就是擔心「萬一操作上很繁複，服務水準又不到，變成我要自己摸複雜的人資系統」。所以人資管理系統背後的「服務品質」就顯得很重要了。
例如：
- 是否有專責服務窗口，不需要每次都要說明公司規則？
- 能不能提供即時的系統功能操作解說？
- 對於人資系統導入的流程是否熟練的掌握？
- 是否具備豐富的客戶服務經驗，並且受過完整訓練？
- 能否針對公司的制度與規則，提供合適的說明與配套，並且能夠以較低成本，因應企業的制度變化？
挑與時俱進！「人資系統」與「勞動法規」的重要關係
以2020年更新的《勞動事件法》為例，員工若有上班超時的狀況，在過往法規中行文還略嫌曖昧，但是在新法中，開宗明義表示「推定」雇主同意其出勤，這也意味著-如果今天員工早到或是晚走，無論他是不是在辦公，依照法規都認定為「加班工時」（除非員工提出說明是處理私人事務）。
如果今天面對勞檢；或是勞資雙方對工時認定有歧異，HR系統是不是能適時的提供詳實的出勤記錄以及超時原因，就變成非常重要的一件事。
除了《勞動事件法》以外，今年引發各產業軒然大波的「新冠肺炎病毒」，打亂了各企業的人資管理工作，也逼得政府單位公佈「防疫照顧假」、「防疫隔離假」，不少企業因應疫情，不得不實施「分流上班」、「分組在家上班」（居家辦公），甚至部分企業經不起疫情的折騰，只能讓員工「減班休息」，放「無薪假」，這時候「HR系統」能不能適時提供彈性更改調整的功能，就顯得非常重要了。
上述無論是《勞動事件法》或是防疫相關事項，都已讓企業人資焦頭爛額，如果人資系統沒有具備足夠的彈性，讓人資可以在當下馬上使用，無論是手動作業或是付費加購功能，似乎都緩不濟急。所以，雲端人資系統是否能及時支援最新法規，也是企業挑選系統時需要重點觀察的項目。
看完上述雲端人資系統的介紹，有沒有對「如何選擇人資系統」有更深一層的了解呢？
鋒形科技Femas HR雲端人資系統，深耕雲端系統領域15年，支援最新勞動法規，深入了解各產業的人資需求。系統具備高度彈性，適合多數產業的人資自行設定。支援APP打卡，各載具適用。優質的客服、技術服務團隊，從試用、導入、訂購，各階段都提供專業諮詢服務，不用擔心系統上手沒專家請教。
最後，也別忘了 -「雲端人資系統到底好不好用，還是要自己試用後才知道。」所以做完上述功課後，推薦各位不妨善加利用「人資系統免費試用」這種親身體驗的方式，自己摸摸看就知道！
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