2023年數位管理新時代:企業導入雲端人資系統的3大面向分析與選擇心法|Femas HR

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鋒形科技雲端人資系統

2023年數位管理新時代:企業導入雲端人資系統的3大面向分析與選擇心法|Femas HR

在數位轉型的熱潮下(延伸閱讀:2022後疫情時代,人資必知的數位轉型、ESG趨勢),許多企業透過使用人資系統開始轉型的第一步,但仍有許多企業在選擇人資系統時躊躇不決,遲遲無法下定決心使用。若只是為了「數位轉型」而使用人資系統其實略為本末倒置,我們應該從最根本的原因開始探討—人資系統是甚麼?企業為何需要使用人資系統?

人資系統是甚麼?

人資系統是幫助HR、企業老闆更有效人事管理的解方,通常包含排班、差勤、薪酬、簽核、投保、表單等整合性服務,透過系統將流程數位電子化,節省時間也更環保,同時讓夥伴能夠更專注在企業規劃與經營上,是讓企業省時省力的好幫手!

鋒形科技介紹人資系統
▲公司有人資專員,為何還需要使用人資系統?

有人資專員還需要系統嗎?

你一定會很好奇:「明明有人資專員會處理薪酬、排班、投保及簽核,為甚麼還需要人資系統呢?」經過仔細思考後,我們可以從職場中發現,許多職位會使用特定軟體,就像設計師會使用Adobe Illustrator、Adobe Photoshop讓作品更完美、製圖更快速;相同地,HR夥伴也需要人資系統,幫助作業流程更順暢,計算、產出報表更便利、快速。

哪些企業需要使用HR系統?

許多人認為:「人資系統是大企業的專利!」這是一個盲點,認為大企業員工多,才需要透過人資系統節省作業時間,其實相較於大企業,中小企業更需要人資系統,由於員工數不多,崗位間的負責範圍模糊,老闆、人資夥伴可能身兼多職,還需負責行政、會計等業務,此時若能夠透過人資系統減省處理人事管理的時間,就能將省下來的時間,在其他地方獲得更好的利用。

中小企業該如何選擇?

相較於大企業的財力與人力,中小企業的經營成本是更重要的考量,若像大企業選擇傳統買斷式人資系統,不只一次性花費高(軟體+硬體),後續的維護費、更新費也相當可觀;這時候推薦中小企業使用雲端人資系統,透過訂閱的方式降低費用,且資料直接上傳雲端,不需要另外購入硬體設備,若遇上勞基法調整,品牌也能直接從雲端更新,不會另外收更新費,讓中小企業能夠用合理價格,享受到大企業的人資系統服務。

鋒形科技系統比較圖
▲傳統 VS 雲端 人資系統比較

網路上有許多人資系統的比較、推薦文章,但其實每間企業的規範、條件及需求都不相同,再多的文字敘述都比不上親自試用,實際使用後更能明確知道自己的需求功能與邏輯習慣,因此試用非常重要,畢竟不合適的系統就像不合腳的鞋子,多用一天都是痛,合適的系統才能陪伴一輩子。

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雲端人資系統是甚麼?

簡單來說就是雲端服務的人資系統,雲端服務就是網路服務,也就是用任何平台,都可以連上同一個系統,通常會推出訂閱制,增快系統速度的同時降低使用成本。而且使用者完全不必擔心更新、伺服器、資料庫等問題,系統品牌商會幫你處理好,使用者只要放心的使用服務即可!

對企業有甚麼幫助?

因應外部衝擊

雲端人資系統的導入可因應公司面臨的外部衝擊,如法令不停修改、勞檢加強取締,以及基本工資近期頻繁調整,導致人事作業成本攀升等等的問題。

解決內部挑戰

雲端人資系統可免費隨法令即時自動更新,協助企業更輕鬆調整人事作業以因應法規。

此外,隨勞檢擴大施行,若仍採用紙本或電子檔管理,不僅資料調閱、保存不易,內容錯誤也難以發現,恐增加受罰風險,系統不僅可快速提供勞檢所需資料,跨洲異地備份機制更可讓企業安心。

最重要的是,系統的自動化和檢核等機制,不僅能減少耗費企業人事大量時間、人力等成本,更可降低人為處理人事工作的疏失和危機,例如給假或薪資計算錯誤導致的糾紛。

提升組織效能

雲端人資系統的智慧化和自動化功能不僅能加速人事管理流程、提升效率。符合法規的設定及系統化的運作,可以健全內部的人事管理制度、提高全體管理品質,而報表功能也能協助完善人事預算的規劃。

誰可以使用?

系統的導入不僅能大大提升人力資源部門的效率、降低錯誤風險以及其導致的糾紛,讓公司的人事管理運作可以更流暢。

企業、人資、主管

各單位主管可透過系統即時掌握員工的出缺勤、排班、請假等狀況,且利用線上 / APP 簽核員工請假或加班申請的表單,而報表功能更能協助規劃人力資源運用的預算。

所有員工 

對於一般員工,不僅可透過系統,線上或 APP 即時打卡、請假、申請加班、申覆、查看自己的出勤 / 出差 / 特休等資料,省去更多紙本和人工作業帶來的耗時和耗材,請個假不用來來回回等好幾天。

雲端人資系統實例–Femas HR

Femas HR 是一套高度整合全方位的人事管理系統,包含政府機關所得稅電子申報、勞健保勞退三合一作業等,並以鋒形科技自行研發之 EMMA 系統為核心,具備多種產業之勤務管理方案,採用彈性、標準化技術、模組化的方式設計,除了協助企業快速提昇人資管理效能外,亦方便因應組織需求進行客製化調整。

目前已受到許多政府機關及企業的肯定與採用(鋒形科技服務一覽)。透過訂閱制雲端服務,讓中小企業以友善的價格享有優質大企業級的服務,所有作業流程都可以透過遠端進行,便於全方位管理人事、差勤、排班、人力資源調度等。是擴充性高、管理便利,且功能齊全的人資管理整合系統,依據過往統計,約可節省企業節省80%行政作業時間,讓企業把省下的時間用在更有價值的地方,提高產能。

從2017年至今,基本工資已連續調漲七年,連帶影響勞健保費的調整,若一筆筆調整每位員工的薪資與勞健保級距,相信對企業老闆、人資夥伴是一件頭痛的事,不小心調錯甚至觸法。此時若透過雲端人資系統自動提醒與更新,不僅免除違規疑慮,老闆、人資可以將更多時間運用在管理制度的規劃和安排,提升企業競爭力!


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延伸閱讀 >> 2022後疫情時代,人資必知的數位轉型、ESG趨勢

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