人資系統百百種，如何挑選合適的人資系統？

目前市面上的人資系統，各種功能、版本琳瑯滿目，而對於企業來說，該如何挑選符合企業需求，又在合理預算內的人資系統呢？

第一步：確認企業需求
尋找系統前，需要先清楚企業對於系統的功能需求，比如是需要人事管理、薪酬功能、差勤打卡、績效評估、員工訓練或招募徵才。再開始依據需求排序，將企業認為重要的功能優先考量。

第二步：研究市場系統
透過市場調查，透過搜尋用戶評價、使用心得、口碑廣告或是在相關社群中發問，讓目前正在使用不同廠牌系統的企業直接與你分享體驗回饋，再結合企業自身條件與需求綜合評估，能夠更了解各間廠牌人資系統在業界的優缺點，以及適合的產業與特點。

第三步：評估系統功能
結合第一步對於系統功能的排序與第二步對於市場調查的評估，觀察系統的評價與功能是否合乎企業需求，同時也將系統價格、導入時間、訓練費用等成本納入考量，並比對各系統間的價格差異。

第四步：申請試用體驗
也是最重要的步驟，一定要申請試用，實際完整操作系統系統一段時間，確認系統功能皆符合條件再購入，避免花了錢卻買到不合適的系統，甚至讓企業去「迎合」系統，不只造成金錢的損失，也浪費許多時間。

人資系統為何重要？能為企業帶來什麼幫助？

1. 提升效率：在這個資訊發達、快速的時代下，提高效率可說是所有企業的需求，因此對於想強化自身競爭力的企業來說，選擇使用人資系統是個很好的辦法，同時也能提高資料的準確性，降低失誤。

2. 自動化：透過人資系統自動化處理法規更新、差勤紀錄與薪資核算，減少人工作業的重複性，連動影響企業員工的工作效率，也讓管理者有更多時間能留意決策性工作。

3. 數據分析：關於員工的任職時間、特休天數、請假紀錄與績效考勤，都可以透過系統整理成報表，幫助管理者更好地了解員工的表現，同時也能更方便追蹤工作情況與成效。

4. 彈性調整：一套優秀的人資系統，應該要能夠跟著企業一同成長，例如企業草創時期，員工不多時能夠使用，未來經營至一定規模後，依然能繼續使用，才能保留最完整的人事資料紀錄與數據。

擁有19年人資專家的衷心建議

不管是選擇任何廠牌的人資系統，都強烈建議先試用一陣子，再執行購入決策，而試用期間，除了觀察系統功能是否符合企業需求之外，同時一併考慮導入時間、費用、系統功能是否依法規更新、彈性調整，以及客服人員的的回應是否專業、及時等，盡可能把未來可能會遇到的情況都模擬一次，也算是測試系統商是否有足夠的危機處理能力與服務態度。畢竟大家都希望花了錢買人資系統能夠永久完善使用，遇到問題時系統商也能快速協助處理。

近幾年政府不斷提倡數位轉型，當中原因有很多，其中最主要為以下四個因素：
1. 減少加班，增加效率：員工長時間加班不只可能讓企業觸法，遭高額罰鍰之外，員工也容易出現疲勞與對工作厭倦，造成流動率高；而使用人資系統可以讓人事管理作業更簡潔，省下許多人工時間，讓員工把時間用在更有價值的事情上。

2. 促進透明度：數位化能加強數據紀錄的透明程度，讓員工更信任企業的作業流程，節省許多人工流程的時間，也能透過系統輕鬆查詢目前進度，找到卡單的問題點；同時數位化能夠幫助企業依據現有數據，更快速製作出報表，以利企業運營與發展分析。

3. 降低成本：透過系統數位化進行人事管理，能夠有效減少紙本跑單、郵寄及人力等傳統行政作業的成本，同時也能更有效掌握員工動向。加上政府提倡節能減碳，許多企業苦惱不知如何開始進行，使用人資系統就是非常簡單又貼近核心價值的做法，推薦還尚未開始數位轉型的企業，從使用人資系統開始，建立與政府、國際接軌的第一步。

還在擔心買到不合適的人資系統嗎？先從試用開始吧！畢竟再怎麼便宜的系統，如果買來無法使用，也是浪費！