202306期更新月報:挑選系統前必做的2件事,做對讓你少走95%企業都走過的冤枉路|Femas HR – 系統介紹

FemasHR - 人資日誌

因為專注於人資領域,所以能精湛的解決問題
202306月報首圖

202306期更新月報:挑選系統前必做的2件事,做對讓你少走95%企業都走過的冤枉路|Femas HR – 系統介紹

又到了下半年度,是公司開始進行上半年員工績效考核及購入設備的合用評估,尤其是人資系統,擔任管家的角色,負責管理整間公司大大小小的人事、差勤及薪水等重要卻並非那麼令人注目的事情。也是在這個時候,企業開始發現系統在使用上似乎未如預期理想,於是回顧當初決定購買人資系統的理由,其中95%用戶表示 — 當初是親友推薦的。

 

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明明對其他企業來說非常適用的人資系統,怎麼到我們這就不適合了呢?原因在於每間企業的環境、狀況與規則都不一樣,當然對系統的需求也大不相同,因此親友的推薦可以納入評估,但不能是最後選擇品牌的唯一標準。

市面上的人資系統功能方向大同小異,但內部細節卻藏有許多不同之處,因此挑選系統時,除了品牌網站介紹、價格要考量之外,也要將系統功能從裡到外、從大到小仔仔細細了解、模擬一遍,透過試用的機會觀摩企業需求與選擇的人資系統是否契合,再進行購買決定。

 

鋒形科技為更加了解用戶使用上的體驗,除了自己也使用自家系統外,還會不定期對用戶進行使用訪談,以利系統優化方向,讓各位企業夥伴能體驗更完善的系統功能與品質。

鋒形科技發現 Femas HR 有許多用戶為集團企業,需要區分較多次數發放薪資,因此將發薪次數上調至35次。讓集團客戶的發薪流程能夠順利,也更好透過系統進行記錄與設定。

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▲ 路徑:薪資→參數設定→薪資基本設定02.每月薪酬發放上限,提高至35次。

在重視節能減碳、環保的時代,雖然整個環境都在提倡無紙化,但實際在工作場合中,仍免不了需要紙本協助的情況,例如離職單上需要有離職人員的親筆簽名,為此 Femas HR 在電子表單新增列印功能,讓主管簽核時可以列印表單。

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▲ 路徑:個人→簽核作業→待簽核表單-單筆處理,表單簽核選項增加列印

以上這些小細節,其實企業評估系統功能時並不會注意到,需要等到實際使用系統後,才會發現這些功能的便利之處,讓人資工作者的整個作業流程更加便利,節省更多時間做屬於策略、規劃面的事情。

因此我們會建議企業在購買人資系統前,一定一定一定要做到以下兩件事情:

一、與系統商進行全面的溝通

企業需要給予系統商一定的信任,將企業對於人事管理的需求、規則、組織架構與流程通通攤開來與系統商說明、溝通,讓系統商知道企業的需求,哪些部分系統商可以達成,哪些不行,而不行的項目,系統可以如何調整或設定,確保人資系統能與企業運作的模式相互匹配。

二、不管溝通過程多美好,都要進行試用

再三強調,購買系統前一定要進行試用,唯有實際操作系統,才能感受到不同品牌系統之間的差異,介面是否夠直觀、操作流程是否順暢、學習成本是否過高,以及是否能順利與其他系統進行整合等,這些細節面的事情無法透過口述體會,仍需親自實操才能發現細節的美好與便利。

選擇系統時不但要找尋可以試用的,還有一個小撇步–找不斷在更新的!法條資訊規則變動頻繁,一間不斷依最新消息更新的系統商,代表他足夠重視系統發展,相對來說也較願意將開發能量分發給系統開發,當系統商將重心都放在人資系統全力發展時,企業就不用花那麼多的心力去留意相關資訊,讓系統商協助提醒您進行更新,對企業來說會是比較好的選擇。

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