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鋒形雲端人資系統

【名人專欄】人力資源系統選擇,HR該怎麼參考推薦文與評估?|FemasHR 雲端人資系統

選擇一套人資系統,可能曾經是人資人員的一個重大專案成就,也可能是一場惡夢,端看導入後是否達到當初的目標,以及使用是否順利,或是問題連連。以下的分享,提供給即將協助企業評估及購買或組用系統的建議。

有些企業的 IT 團隊可自行撰寫 ERP,MES,PLM 等中大型程式,HR 相關也沒有問題,這也算是一種幸福,因為 100% 客製化。這群幸福夥伴,請看看別的 HR 不同經歷吧。

 

先釐清需求,才能踏出第一步

聽過有夥伴提出的需求點是希望便利,那系統選擇時,將不會是我們一般看到的 HRM 或是 HRD 的系統,辦公室流程 RPA 可能才是正確的。定義需求時,請注意:

  • 什麼是短期的必要需求,什麼是中長期必要需求。
  • 什麼是中長期可能需求。

HR 人員在需求分析時,請同時替企業,部門與用戶思考,而不僅是從 HR 的立場與角度思考。

 

評估的邏輯 – 必要項目與加分項目

必要需求被滿足是最底限,可能需求或廠商提供的其他功能,是加分項目。例如,你要找薪資系統,則薪資計算 100% 符合當地勞動,個人所得稅,保險等法令是最底限。

依據企業狀況調整成必要或加分的項目:

  • 企業的組織架構,規章制度,流程走法。這三個項目有的企業是剛性無法修改,只能程式配合;有的企業是優化為主,可以配合程式。請特別注意。
  • 法令更新:依據法令的變動,系統商可以提供什麼樣形式的更新支援,這個每家公司的底限不同,有的要自動即時更新,有的希望時間到之前有更新即可,有的企業忘記評估這件事情,結果發現系統供應商更新需要 3 個月,而且還不見得派得出人手到客戶公司處理,因此痛下決定更換廠商。
  • 系統是否有其他模組:如果系統商的其他模組,可以滿足未來需求,則是有利的加分項目,連貫性與各模組的互動性較佳。企業也可以把此項當成是必要項目。但提醒您,必要需求被 100% 滿足才有意義,不能因為其他模組的考量而妥協。
  • 系統是否可以連結企業現有的 ERP 系統:如果不行,可能需要請廠商或 IT 撰寫拋轉程式處理,再不行,可能要定期手工匯入。
  • 系統報表提供:企業通常需要報表,系統上的報表是否大部分滿足需求,或可以自主化調整運用。
  • 系統導入的時間長短。
  • 系統商的年資與品牌口碑:導入系統這件事,HR 花的努力是其次,最怕的是兩三年後發現不合用要更換,剛剛成立的系統商,可能要多考慮;已經在市面多年的,則可多問幾位 HR 朋友實際使用的心得與其優缺點。在各論壇或是人資園地詢問不太準,裡面會有許多業代。(將來這裡的論壇如有成立,將採實名制+名片登錄,上線可用別名,業代則須標示公司名與別名)
  • 系統費用:費用如在企業可負擔範圍內,其實是最小問題,能處理問題,平時使用問題不多,不大,維護快速才是重點。因此費用的折扣與優惠建議為加分項目,而且不應太高。
  • 系統商的內部專家:有的系統商在建構系統時,引入法令專家,人資專家的意見,並在導入過程,可以適時提供相關建議,這是極有用的加分項目,但不該是必要項目。
  • 有的系統商會提供多元且相關的後續活動,如訓練,講座,教材,客戶分享等加值活動,品質好的可以邀請到極具水準的專業講師。

 

系統商滿足需求的評估分析圖

找尋系統商不難,在台灣本地以及 Google 其他國家的線上服務機構,可以找到許多表現很好的系統商,依據下圖範例我們可以看出需求被滿足的情況:

鋒形雲端人資系統

 

雲端  SaaS 系統 VS 套裝系統  On Premise

這幾年雲端 SaaS 訂閱式服務大行其道,是人資朋友值得考慮的選擇,但不見得套裝型的就不佳。雲端有下列優勢:

雲端 SaaS VS 套裝內部安裝

鋒形雲端人資系統

 

套裝企業內部安裝的優勢有:

  • 可以客製化的程度比較高,因為雲端的優勢是即時服務與法令更新,因此大量客製化的難度就高。一套相同系統同時服務多數用戶,效率最佳。
  • 有些企業有資安顧慮,擔心人事資料或薪資資料外洩,套裝相對安全。(我問過幾家 SaaS 的系統商,回答是: Office 365 並不會比 Office 2019 危險)
  • 不用擔心網路斷線問題。

 

總結

上面的範例並不是完整的分析,因每家企業關注的焦點不同,焦點的權重不同,無法列出一個萬用標準。參考上面分享找出適合企業的評估方法,加入 IT 部門與使用者意見,較能提高 HR 做出正確的選擇。精簡三個重點如下:

  1. 務必釐清企業必要需求,評估審查底限與加分項目,給予權重,算出系統商的初步得分。
  2. 詢問幾位曾經使用者的口碑。
  3. 盡量要求試用,甚至是付費試用都可以。試用不是人資就好,內部 IT 人員還有其他內部用戶都要,聽聽他們的想法。

祝福選到合適的系統。

 

本文獲得原文授權轉載刊登


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