選擇一套人資系統，可能曾經是人資人員的一個重大專案成就，也可能是一場惡夢，端看導入後是否達到當初的目標，以及使用是否順利，或是問題連連。以下的分享，提供給即將協助企業評估及購買或組用系統的建議。

有些企業的 IT 團隊可自行撰寫 ERP，MES，PLM 等中大型程式，HR 相關也沒有問題，這也算是一種幸福，因為 100% 客製化。這群幸福夥伴，請看看別的 HR 不同經歷吧。

先釐清需求，才能踏出第一步

聽過有夥伴提出的需求點是希望便利，那系統選擇時，將不會是我們一般看到的 HRM 或是 HRD 的系統，辦公室流程 RPA 可能才是正確的。定義需求時，請注意：

• 什麼是短期的必要需求，什麼是中長期必要需求。
• 什麼是中長期可能需求。

HR 人員在需求分析時，請同時替企業，部門與用戶思考，而不僅是從 HR 的立場與角度思考。

評估的邏輯 – 必要項目與加分項目

必要需求被滿足是最底限，可能需求或廠商提供的其他功能，是加分項目。例如，你要找薪資系統，則薪資計算 100% 符合當地勞動，個人所得稅，保險等法令是最底限。

依據企業狀況調整成必要或加分的項目：

• 企業的組織架構，規章制度，流程走法。這三個項目有的企業是剛性無法修改，只能程式配合；有的企業是優化為主，可以配合程式。請特別注意。
• 法令更新：依據法令的變動，系統商可以提供什麼樣形式的更新支援，這個每家公司的底限不同，有的要自動即時更新，有的希望時間到之前有更新即可，有的企業忘記評估這件事情，結果發現系統供應商更新需要 3 個月，而且還不見得派得出人手到客戶公司處理，因此痛下決定更換廠商。
• 系統是否有其他模組：如果系統商的其他模組，可以滿足未來需求，則是有利的加分項目，連貫性與各模組的互動性較佳。企業也可以把此項當成是必要項目。但提醒您，必要需求被 100% 滿足才有意義，不能因為其他模組的考量而妥協。
• 系統是否可以連結企業現有的 ERP 系統：如果不行，可能需要請廠商或 IT 撰寫拋轉程式處理，再不行，可能要定期手工匯入。
• 系統報表提供：企業通常需要報表，系統上的報表是否大部分滿足需求，或可以自主化調整運用。
• 系統導入的時間長短。
• 系統商的年資與品牌口碑：導入系統這件事，HR 花的努力是其次，最怕的是兩三年後發現不合用要更換，剛剛成立的系統商，可能要多考慮；已經在市面多年的，則可多問幾位 HR 朋友實際使用的心得與其優缺點。在各論壇或是人資園地詢問不太準，裡面會有許多業代。（將來這裡的論壇如有成立，將採實名制+名片登錄，上線可用別名，業代則須標示公司名與別名）
• 系統費用：費用如在企業可負擔範圍內，其實是最小問題，能處理問題，平時使用問題不多，不大，維護快速才是重點。因此費用的折扣與優惠建議為加分項目，而且不應太高。
• 系統商的內部專家：有的系統商在建構系統時，引入法令專家，人資專家的意見，並在導入過程，可以適時提供相關建議，這是極有用的加分項目，但不該是必要項目。
• 有的系統商會提供多元且相關的後續活動，如訓練，講座，教材，客戶分享等加值活動，品質好的可以邀請到極具水準的專業講師。

系統商滿足需求的評估分析圖

找尋系統商不難，在台灣本地以及 Google 其他國家的線上服務機構，可以找到許多表現很好的系統商，依據下圖範例我們可以看出需求被滿足的情況：

雲端  SaaS 系統 VS 套裝系統  On Premise

這幾年雲端 SaaS 訂閱式服務大行其道，是人資朋友值得考慮的選擇，但不見得套裝型的就不佳。雲端有下列優勢：

雲端 SaaS VS 套裝內部安裝

套裝企業內部安裝的優勢有：

• 可以客製化的程度比較高，因為雲端的優勢是即時服務與法令更新，因此大量客製化的難度就高。一套相同系統同時服務多數用戶，效率最佳。
• 有些企業有資安顧慮，擔心人事資料或薪資資料外洩，套裝相對安全。（我問過幾家 SaaS 的系統商，回答是: Office 365 並不會比 Office 2019 危險）
• 不用擔心網路斷線問題。

總結

上面的範例並不是完整的分析，因每家企業關注的焦點不同，焦點的權重不同，無法列出一個萬用標準。參考上面分享找出適合企業的評估方法，加入 IT 部門與使用者意見，較能提高 HR 做出正確的選擇。精簡三個重點如下：

1. 務必釐清企業必要需求，評估審查底限與加分項目，給予權重，算出系統商的初步得分。
2. 詢問幾位曾經使用者的口碑。
3. 盡量要求試用，甚至是付費試用都可以。試用不是人資就好，內部 IT 人員還有其他內部用戶都要，聽聽他們的想法。

祝福選到合適的系統。

本文獲得原文授權轉載刊登

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